Guide des membres de comité d’évaluation du mérite du CRSH

Sur cette page

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) compte sur l’expertise et le temps des nombreuses personnes chargées de l’évaluation du mérite chaque année. Le CRSH reconnaît leur contribution essentielle aux florissantes communautés de recherche nationale et internationale.

Objet du guide

Ce guide a été conçu pour les membres des comités d’évaluation du mérite. Il résume les politiques et les procédures du CRSH en matière d’évaluation du mérite des demandes de financement présentées au CRSH afin d’aider les membres de comité à les appliquer de façon uniforme et cohérente.

Il porte sur les occasions de financement liées aux subventions et aux bourses du CRSH, et non sur les programmes administrés par le Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements ou le Secrétariat Vanier-Banting.

Principes d’évaluation du mérite du CRSH

Le travail des comités d’évaluation du mérite repose sur les idéaux de coopération et de respect mutuel favorisant l’expression des divers points de vue émanant de tous les secteurs de la société de même que sur les principes suivants.

  • Transparence : le CRSH publie les critères d’évaluation des propositions et les précisions liées au processus d’évaluation par les pairs ainsi que définie la manière dont le processus d’évaluation fonctionne et est géré avant que les candidates et candidats ne présentent une proposition.
  • Diligence requise et pertinence : le CRSH utilise un processus d’évaluation du mérite qui correspond au genre de recherche proposé et qui est proportionnel à l’investissement et à la complexité du travail.
  • Gestion des conflits d’intérêts : le CRSH demande aux participantes et participants d’indiquer leurs intérêts lorsqu’elles et ils mènent des activités d’évaluation afin que l’on puisse déceler et traiter tout conflit d’intérêts.
  • Confidentialité : le CRSH traite les propositions de façon confidentielle et demander aux personnes qui fournissent des avis d’en faire autant.
  • Évaluation d’expertes et experts : le CRSH a recours à des expertes et experts pour évaluer chaque proposition en fonction de son mérite propre en se fondant sur les critères établis.
  • Séparation des tâches : le CRSH sépare l’évaluation du mérite des propositions des décisions de financement. Les comités d’évaluation du mérite sont chargés d’évaluer le mérite des demandes, et le CRSH est responsable des décisions de financement.
  • Absence d’évaluation parallèle : le CRSH évite d’évaluer plusieurs fois le mérite d’une proposition.

Principes fondamentaux régissant les activités des personnes chargées de l’évaluation du mérite

Les principes énoncés dans cette section s’appliquent à toutes les personnes chargées de l’évaluation du mérite.

Conflits d’intérêts et confidentialité

La Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité,– s’applique au CRSH, au Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et aux Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), qui sont collectivement appelés les organismes subventionnaires. En vertu de cette politique, les personnes qui font l’objet d’une enquête en raison du non-respect d’une politique d’un organisme subventionnaire doivent temporairement interrompre leur participation aux processus d’évaluation du mérite des organismes subventionnaires. Ces personnes doivent immédiatement informer le personnel du CRSH qui est responsable du concours en question du fait qu’elles ne sont temporairement pas disponibles, mais sans être tenues d’en révéler la raison. En outre, ces personnes doivent refuser toute autre invitation des organismes subventionnaires à participer à une évaluation du mérite. Elles peuvent reprendre ou amorcer leur participation à un processus d’évaluation du mérite si, au terme de l’enquête, le président de l’organisme subventionnaire concerné juge qu’elles y sont admissibles.

Gestion des conflits d’intérêts

Le CRSH est conscient que des conflits d’intérêts réels, présumés ou possibles peuvent survenir au cours de l’évaluation du mérite des demandes de subvention ou de bourse. Il est d’avis que ces situations doivent être gérées de façon ouverte et transparente afin de conserver la confiance de la communauté de recherche et d’assurer la responsabilisation.

Même si le CRSH ne peut pas prévoir tous les conflits d’intérêts possibles, son personnel s’efforce d’éviter tout conflit avant d’assigner des demandes aux personnes chargées de l’évaluation.

Avant d’accéder aux demandes qui leur sont assignées, les personnes chargées de l’évaluation doivent lire et signer l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs. Les agentes et agents de programme informent le comité quand il n’est pas évident de savoir s’il y a conflit d’intérêts ou si le conflit perçu ne figure pas sur la liste des exemples donnés dans cet accord.

Conformément à la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité, les membres de comité sont chargés de déceler et de signaler tout conflit d’intérêts réel ou présumé concernant une demande ainsi que d’immédiatement en informer le personnel du CRSH.

Pendant les réunions ou les téléconférences, les membres de comité d’évaluation du mérite qui déclarent être en situation de conflit d’intérêts doivent se récuser (c’est-à-dire quitter la pièce ou désactiver l’audio de la réunion virtuelle) au moment où le comité étudie la demande en question. Quand la présidente ou le président du comité se retire pour cette raison, il revient au comité d’évaluation du mérite de nommer une présidente ou un président substitut pour examiner ces dossiers.

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Tous les renseignements soumis au CRSH sont assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces lois régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements détenus par le gouvernement fédéral et certains organismes qu’il finance.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les candidates et candidats ont accès au texte intégral de toutes les évaluations externes relatives à leur demande, le cas échéant, à l’exception du nom de la personne chargée de l’évaluation et de toute observation concernant d’autres candidates ou candidats, y compris leur identité. Dans le cas des occasions de financement liées aux bourses d’études et de recherche, les candidates et candidats ont accès au texte intégral des lettres d’évaluation, des évaluations de département et des évaluations de projet de recherche, le cas échéant, à l’exception du nom des personnes qui ont rédigé les lettres et de toute observation concernant d’autres candidates et candidats, y compris leur identité.

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels de personnes identifiables conservés par des établissements fédéraux et accorde aux personnes le droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Lorsque le gouvernement obtient des renseignements personnels, il ne peut pas les utiliser sans le consentement de la personne concernée, à moins de servir aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou aux usages avec lesquels ils sont compatibles.

Afin de s’assurer que le CRSH se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les membres de comité d’évaluation du mérite signent un accord par lequel elles et ils s’engagent à :

  • protéger et conserver le caractère confidentiel des renseignements fournis dans toutes les demandes de bourse et de subvention;
  • conserver tous les documents ayant servi à l’évaluation en lieu sûr et les utiliser uniquement dans le but pour lequel ils ont été obtenus, à savoir évaluer les demandes et présenter des recommandations en vue du financement.

Les membres doivent être conscients de la façon dont on a accès aux renseignements et dont on les utilise (p. ex. les fichiers peuvent être ouverts, téléchargés ou sauvegardés) et des conséquences que peut avoir le fait de travailler sur un document dans des sites non sécurisés. Il est fortement déconseillé aux membres de télécharger des renseignements à partir d’ordinateurs publics. Les membres doivent s’assurer que les renseignements téléchargés à partir d’un ordinateur public ou personnel sont supprimés après leur utilisation. Le non-respect de cette procédure risque de porter atteinte à la protection de la vie privée.

Pour toute question ou préoccupation concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, les membres de comité sont priés de s’adresser directement à la gestionnaire de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des opérations organisationnelles du CRSH au 343-571-9625 ou à ATIP-AIPRP@sshrc-crsh.gc.ca.

Demandes soumises au CRSH

Les renseignements contenus dans les demandes sont confidentiels et sont traités de façon sécuritaire. Les membres de comité doivent traiter les candidates et candidats et les renseignements contenus dans leur demande de façon sécuritaire de même que respecter les exigences suivantes :

  • utiliser les renseignements uniquement pour l’évaluation des demandes adressées au CRSH. Aucun autre usage n’est autorisé;
  • maintenir la sécurité de toutes les copies des documents afin d’en préserver la confidentialité;
  • remettre tous les supports amovibles et les documents papier au personnel du CRSH à la fin des réunions;
  • supprimer ou détruire de façon sécuritaire et permanente les documents qui ne sont plus nécessaires, y compris tout travail sauvegardé sur un ordinateur ou un dispositif de stockage électronique;
  • ne pas divulguer leur code d’identification ni leur mot de passe d’accès à un site extranet du CRSH, celui-ci étant réservé aux membres de comité et aux observatrices et observateurs.

Identité des personnes chargées de l’évaluation

Les candidates et candidats à une occasion de financement du CRSH ont le droit de prendre connaissance de leurs propres renseignements personnels qui figurent dans les dossiers du CRSH. Ils n’ont toutefois pas le droit de connaître l’identité des personnes chargées de l’évaluation. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le nom d’une personne chargée de l’évaluation et tout renseignement à son sujet ne peuvent être divulgués à la candidate ou au candidat.

Compte tenu de son engagement envers la transparence, le CRSH met la liste des membres de comité d’évaluation du mérite à la disposition du public en l’affichant dans son site Web.

Délibérations des comités

Toute question traitée durant les réunions des comités d’évaluation du mérite est de nature confidentielle. Les membres de comité ne doivent pas communiquer, consulter ni prendre en considération des renseignements liés à une candidate ou un candidat qui n’apparaissent pas dans sa demande. Les membres de comité ne doivent pas divulguer les résultats avant qu’une annonce officielle n’ait été faite par le CRSH. Si une candidate ou un candidat communique avec elles et eux pour leur poser des questions au sujet d’une décision rendue, les membres de comité d’évaluation du mérite doivent s’abstenir d’en discuter avec la candidate ou le candidat et lui conseiller de communiquer directement avec le CRSH.

Communication des résultats

Après avoir approuvé les décisions de financement en fonction des recommandations des comités, le CRSH informe les candidates et candidats des résultats.

Recherche avec des êtres humains

Pour recevoir un financement des organismes subventionnaires, les chercheures et chercheurs doivent se conformer à l’Énoncé de politique des trois Conseils – Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2).

On s’attend à ce que les établissements aident les chercheures et chercheurs à se conformer à l’EPTC 2, ce qui implique de la part des établissements, entre autres choses, de s’assurer que toutes les activités de recherche portant sur des êtres humains soient examinées et approuvées par un comité d’éthique de la recherche.

Même si l’établissement de la candidate ou du candidat est le principal responsable pour ce qui est d’assurer le respect de l’EPTC 2, les comités d’évaluation du mérite sont invités à soulever toute question préoccupante et à en discuter avec le comité.

Le CRSH n’exige pas qu’un certificat de conformité aux normes déontologiques accompagne les demandes de financement.

Conduite responsable de la recherche

Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche décrit les exigences liées à la demande de fonds, à la gestion des fonds accordés, à l’exécution des travaux de recherche et à la diffusion des résultats. Le cadre de référence souligne aussi les processus que les établissements et les organismes subventionnaires doivent suivre en cas d’allégation de violation de leurs politiques.

Les membres de comité sont invités à soulever toute préoccupation concernant les candidates et candidats en situation de violation possible des politiques des organismes subventionnaires auprès de la présidente ou du président du comité ou de l’agente ou de l’agent de programme du CRSH avant la réunion du comité. Ces préoccupations ne devraient pas faire partie de l’évaluation du mérite scientifique d’une demande ou être considérées comme telles. L’agente ou l’agent de programme communique les préoccupations ainsi que tous les renseignements et les documents pertinents au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche afin que ce dernier effectue le suivi approprié, au besoin.

Libre accès et gestion des données

Le CRSH estime que les résultats de recherche produits au moyen de fonds publics appartiennent, dans la mesure du possible, au domaine public. Les titulaires de subvention doivent satisfaire aux exigences de la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications, en veillant à ce que tout article publié dans une revue à comité de lecture découlant d’une recherche financée par le CRSH soit librement accessible dans les 12 mois suivant sa publication. De plus, conformément à la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche, le CRSH s’attend à ce que les titulaires de subvention gèrent leurs données de recherche de façon responsable et sécuritaire et, lorsque les obligations éthiques, juridiques et commerciales le permettent, qu’elles et ils les rendent accessibles à d’autres personnes.

Non-discrimination

Conformément à la Politique de non-discrimination, aucune personne satisfaisant aux conditions d’admissibilité ne fera l’objet de discrimination dans le cadre d’une activité ou d’une occasion de financement subventionnée par le CRSH.

Sensibilisation aux préjugés

Les membres de comité d’évaluation du mérite doivent suivre le module de formation en ligne sur les préjugés dans l’évaluation par les pairs. Ce court module permet de mieux comprendre les préjugés et comment ceux-ci influencent l’évaluation du mérite, et il suggère des façons d’en atténuer les effets. Les organismes subventionnaires ont élaboré ce module dans le cadre de leur engagement en matière d’équité, de diversité et d’inclusion.

Langues officielles

Le CRSH s’engage à assurer aux deux communautés de langue officielle du Canada l’accès à des programmes et services dans la langue de leur choix ainsi que le traitement équitable et juste des demandes présentées dans l’une ou l’autre des deux langues officielles. À cette fin, le CRSH s’assure de ce qui suit :

  • les demandes peuvent être présentées au CRSH dans l’une ou l’autre des langues officielles;
  • les agentes et agents de programme offrent des services aux chercheures et chercheurs dans la langue officielle de leur choix;
  • le processus d’évaluation du mérite comporte une représentation équilibrée des deux communautés de langue officielle;
  • les membres de comité peuvent délibérer dans l’une ou l’autre des langues officielles.

Au-delà de ces pratiques, le CRSH appuie les deux langues officielles et favorise le renforcement et le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire en sensibilisant sa communauté élargie à la dualité linguistique et à la présence de communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada. Le CRSH s’engage aussi à promouvoir et à soutenir la recherche en sciences humaines portant sur des questions liées aux langues officielles et à la dualité linguistique et à encourager la capacité de recherche au sein des communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Veuillez consulter la politique du CRSH relative à l’article 41 de la Loi sur les langues officielles pour en savoir plus.

Appels

Le CRSH s’engage à assurer l’intégrité de son processus d’évaluation du mérite. Pour ce faire, une procédure d’appel gérée par l’intermédiaire du bureau du vice-président directeur du bureau des affaires générales permet aux candidates et candidats de solliciter le nouvel examen d’une décision de financement dans certaines circonstances.

Veuillez consulter la politique du CRSH sur l’appel de décisions découlant de l’évaluation du mérite pour en savoir plus.

Rôles et fonctionnement des comités d’évaluation du mérite

Le CRSH veille à s’assurer que l’expertise, l’expérience et les connaissances des membres de ses comités d’évaluation du mérite permettent le mieux possible d’examiner les demandes reçues dans le cadre d’un concours.

Les personnes chargées de l’évaluation peuvent participer au processus d’évaluation du mérite du CRSH à titre de personnes chargées d’une évaluation externe, de membres de comité ou de présidentes ou présidents de comité. Veuillez consulter l’évaluation du mérite pour en savoir plus sur les critères d’évaluation du mérite utilisés quant au recrutement des personnes chargées de l’évaluation.

Responsabilités générales

Présidence du comité

La personne qui préside un comité d’évaluation du mérite est chargée de s’assurer que le comité effectue son travail avec équité, minutie et intégrité. En ce qui concerne les concours de subventions, cette personne devrait posséder une connaissance générale des demandes évaluées.

Pour certaines occasions de financement (p. ex. demandes de bourse d’études ou de recherche et demandes de subvention Connexion), elle joue également le rôle d’évaluatrice ou évaluateur de demandes particulières. De plus, on peut demander à la personne qui préside un comité d’évaluer une demande de façon ponctuelle pour d’autres comités (p. ex. si une ou un membre d’un autre comité se désiste peu de temps avant la réunion du comité d’évaluation du mérite ou si plusieurs membres de comité sont en conflit d’intérêts pour une demande particulière).

La personne qui préside un comité joue un rôle essentiel pour ce qui est de veiller au respect des politiques et des procédures du CRSH, notamment en évitant les conflits d’intérêts possibles ou réels impliquant des membres de comité. De plus, elle travaille en étroite collaboration avec l’agente ou l’agent de programme dont elle sollicite les conseils, au besoin, avant et pendant le processus d’évaluation du mérite.

En outre, la personne qui préside un comité :

  • oriente les discussions relatives aux demandes soumises à son comité;
  • gère efficacement l’horaire du comité avec l’aide de l’agente ou de l’agent de programme, de sorte que les demandes puissent être discutées de façon adéquate;
  • veille à ce que les recommandations finales du comité reflètent le consensus de ses membres;
  • approuve officiellement les notes finales et le classement définitif;
  • pourrait avoir à diriger une discussion des membres de comité pour fournir au CRSH de la rétroaction sur les procédures et les processus d’évaluation du mérite ainsi que sur d’autres questions liées à l’occasion de financement.

Membres de comité

Avant la réunion du comité d’évaluation du mérite, les membres doivent évaluer et noter les demandes qui leur sont soumises, à l’exception de celles qui font l’objet d’un conflit d’intérêts, en appliquant les critères d’évaluation du mérite propres à l’occasion de financement et en se référant au tableau de notation que leur fournit l’agente ou l’agent de programme. Ce tableau est également disponible dans la description de chaque occasion de financement. Les membres de comité sont invités à faire appel à l’ensemble de l’échelle de notation pour attribuer les notes, car cela facilite le classement.

Les membres de comité disposent des outils d’évaluation qui leur permettent de se préparer à l’évaluation du mérite et d’attribuer des notes préliminaires. Lorsque le comité ne dispose pas de l’expertise nécessaire à l’évaluation d’une demande, le CRSH peut solliciter l’expertise d’autres personnes. On fournit également aux membres de comité un formulaire sur lequel elles et ils indiquent les forces et les faiblesses de toutes les demandes qui leur sont assignées. Les membres de comité peuvent utiliser ces notes pour discuter des demandes durant leurs réunions.

S’il est probable qu’une demande sera recommandée pour un financement, les comités sont guidés par le principe du financement minimal essentiel. Les membres de comité chargés d’évaluer une demande sont invités à prendre en considération le budget proposé pour chaque année de financement et, dans certains cas, à recommander une réduction du montant à accorder lorsqu’elles ou ils jugent que des économies peuvent être réalisées sans mettre en péril les objectifs du projet.

Agentes et agents de programme

Les agentes et agents de programme agissent comme personnes-ressources au sein d’un comité et représentent le CRSH pendant le processus d’évaluation du mérite.

Tout au long du concours, elles et ils s’assurent que :

  • les politiques, les critères d’évaluation et les règlements du CRSH sont bien compris et appliqués par les membres;
  • les demandes sont traitées de façon juste et équitable par les membres;
  • toutes les demandes respectent les exigences d’admissibilité telles qu’elles sont décrites dans la description de l’occasion de financement pertinente.

Les agentes et agents de programme assignent les demandes aux membres de comité qui en sont les évaluatrices ou évaluateurs. Lorsque les membres ont terminé leur notation initiale ou préliminaire des demandes, les agentes et agents de programme dressent une liste préliminaire des demandes classées par ordre décroissant afin de faciliter les discussions de groupe.

Au cours de cette réunion, l’agente ou l’agent de programme fait fonction de secrétaire du comité en consignant les notes et les recommandations de financement. Elle ou il doit également intervenir, chaque fois que c’est nécessaire, pour conseiller le comité et l’aider à interpréter les politiques du CRSH. De plus, au besoin, elle ou il prévient les membres de comité des problèmes que peuvent poser certaines demandes ou recommandations et propose des solutions possibles.

Après la réunion, le personnel du CRSH fait parvenir aux candidates et candidats les résultats et tout commentaire disponible. En outre, l’agente ou l’agent de programme répond aux questions et (ou) aux lettres de plaintes des candidates et candidats en ce qui concerne les résultats du concours.

Observatrices et observateurs du CRSH

Le CRSH peut inviter des observatrices et observateurs à assister aux réunions des comités d’évaluation du mérite. Ces personnes présentent des recommandations quant aux politiques du CRSH, à ses procédures, à ses critères d’évaluation du mérite et autres mais ne participent pas aux discussions liées aux demandes.

Évaluation et processus d’évaluation du mérite

Les membres de comité sont invités à communiquer avec leur agente ou agent de programme à tout moment du processus si elles ou ils ont besoin de renseignements supplémentaires. Celles ou ceux qui veulent faire une demande de mesure d’adaptation en raison d’un handicap peuvent communiquer avec leur agente ou agent de programme ou envoyer un courriel à accommodations-adaptation@sshrc-crsh.gc.ca pour obtenir de l’aide.

Avant la réunion du comité d’évaluation du mérite

Examen et évaluation

On demande aux membres de comité d’effectuer une vérification préliminaire des demandes qui leurs sont assignées et d’immédiatement informer leur agente ou agent de programme de tout conflit d’intérêts afin que les demandes concernées puissent être affectées à d’autres membres (consulter « Gestion des conflits d’intérêts »).

Les membres de comité présentent leurs notes préliminaires à l’agente ou à l’agent de programme avant la réunion du comité d’évaluation du mérite. S’il y a des écarts importants dans les notes présentées par les membres en ce qui concerne une demande, on peut demander à d’autres membres d’évaluer la demande en question. L’agente ou l’agent de programme compile les notes attribuées à toutes les demandes et établit un classement initial. On demande aux membres de présenter leurs notes préliminaires de manière à laisser suffisamment de temps à la fois pour l’évaluation plus approfondie des demandes dont les notes diffèrent trop (s’il y a lieu) et pour que l’agente ou l’agent de programme effectue les calculs en temps voulu et fasse parvenir le classement initial à l’ensemble des membres de comité avant leur réunion.

Ce classement sert ensuite au cours de la réunion du comité afin de déterminer les divergences d’opinions. Selon le nombre de demandes et à la discrétion de la présidente ou du président du comité, on peut également utiliser le classement initial pour déterminer l’ordre dans lequel discuter des demandes.

On peut demander aux membres de comité de fournir des commentaires par écrit au sujet de certaines demandes. L’agente ou l’agent de programme fournit des renseignements supplémentaires au besoin.

Pour certaines occasions de financement, le CRSH sollicite des évaluations externes pour les demandes de subvention afin d’aider le comité dans ses délibérations. On demande au comité de se distancer de toute évaluation externe reçue par le CRSH qui semble contenir des commentaires non professionnels, discriminatoires ou biaisés et de l’indiquer par écrit lorsqu’un candidat reçoit de tels commentaires.

Orientation

Présidence : pour certains concours, les agentes et agents de programme du CRSH offrent une courte séance d’orientation aux personnes à la présidence des comités avant la réunion pour clarifier les rôles et responsabilités et s’assurer que les politiques, pratiques et critères d’évaluation du CRSH sont appliqués en toutes circonstances. Pour certains concours, un webinaire est offert aux personnes à la présidence des comités.

Membres : on peut demander aux membres de comité de participer à une courte séance d’orientation au cours de laquelle elles et ils reçoivent des renseignements spécifiques concernant le processus d’évaluation du mérite, son calendrier, les documents pertinents et l’évaluation des demandes. Les membres de comité peuvent aussi poser des questions aux agentes et agents de programme du CRSH et aborder tout problème avec leurs collègues.

Réunion de calibrage (uniquement pour les demandes de subvention)

Plusieurs semaines avant la réunion d’évaluation du mérite des demandes de subvention, la plupart des comités tiennent une réunion de calibrage que dirige la présidente ou le président du comité. Cette réunion permet aux membres de discuter de l’utilisation cohérente des critères d’évaluation et du système de notation ainsi que de convenir des stratégies de gestion du temps concernant la réunion du comité. De plus, elle permet de présenter une simulation des délibérations du comité.

On effectue un calibrage des notes à l’aide d’un échantillon de demandes choisies par la présidente ou le président du comité et l’agente ou l’agent de programme. On demande aux membres de comité d’évaluer et de noter ces demandes à des fins de calibrage. Les évaluatrices et évaluateurs désignés animent la discussion lors de la réunion de calibrage, tout comme durant la réunion d’évaluation du mérite.

On demande aux membres de communiquer la note de chaque demande retenue avant la réunion de calibrage. Durant la réunion de calibrage, la discussion concernant la notation vise à guider les évaluatrices et évaluateurs vers une approche cohérente pour noter les demandes. Au besoin, elles et ils peuvent devoir ajuster leurs notes en fonction de la réunion de calibrage. Lors de la réunion d’évaluation du mérite, le comité peut réexaminer les demandes choisies pour l’activité de calibrage.

Durant la réunion du comité d’évaluation du mérite

Examen des demandes

Les membres de comité examinent les demandes (qui dépassent le seuil établi, le cas échéant) en fonction de la note préliminaire qui leur a été attribuée. La première évaluatrice ou le premier évaluateur – ou la première personne membre du comité pour les occasions de financement dont toutes les demandes sont lues par chaque membre du comité – résume brièvement la proposition, en détermine les forces et les faiblesses et présente une recommandation préliminaire. Les autres évaluatrices et évaluateurs ou membres de comité peuvent ajouter tout autre commentaire jugé approprié conformément aux critères d’évaluation de l’occasion de financement.

Si les notes attribuées par une ou un membre de comité diffère substantiellement de celles attribuées par d’autres, la ou le membre de comité doit pouvoir fournir une courte explication lors de son exposé au comité sur la demande en question.

Habituellement, les membres examinent plus soigneusement les demandes pour lesquelles il existe un important écart entre les notes. Les membres peuvent décider d’ajuster leurs notes à la suite de ce nouvel examen.

Pour certaines occasions de financement, lorsque les membres parviennent à un accord (par vote ou consensus), l’agente ou l’agent de programme peut consulter les membres de comité pour préparer une série de commentaires à communiquer à la candidate ou au candidat ou à la directrice ou au directeur du projet.

Classement des demandes

Après avoir discuté des demandes, le comité examine et achève le classement final des demandes. La liste définitive des demandes évaluées distingue celles qui sont recommandées pour un financement de celles qui ne le sont pas. La présidente ou le président du comité approuve le classement établi.

Après cette étape, il n’est plus possible de modifier le classement des demandes.

Certaines occasions de financement prévoient un seuil, c’est à dire que les candidates et candidats doivent obtenir une note ou un classement minimal pour être admissibles au financement.

Rétroaction sur les politiques et les procédures

À la suite de la réunion d’évaluation du mérite, le comité peut tenir une discussion afin d’informer le personnel du CRSH de toute difficulté éprouvée quant au processus, de discuter des pratiques exemplaires et de fournir des conseils quant à des questions liées aux politiques de programme. De plus, les membres de comité peuvent être invités à présenter leurs commentaires de façon électronique (p. ex. par sondage). Le CRSH utilise ces commentaires afin d’améliorer les politiques et les procédures.

Après la réunion du comité d’évaluation du mérite

La direction du CRSH approuve le financement de demandes présentées dans le cadre du concours en fonction des recommandations du comité et du budget disponible – l’allocation globale du budget de chaque occasion de financement est approuvée par la personne assurant la vice-présidence de la Direction de la recherche du CRSH. Une liste des demandes méritoires recommandées par le comité pour un financement est présentée à la directrice ou au directeur responsable des différentes occasions de financement à des fins d’approbation. Comme les ressources disponibles ne permettent pas toujours de financer toutes les demandes qui le méritent, un certain pourcentage d’entre elles sont recommandées par le comité, mais ne reçoivent pas de financement. Toutefois, les demandes recommandées mais non financées peuvent être admissibles à un financement si des fonds deviennent disponibles.

Renseignements supplémentaires destinés à tous les membres de comité

Défis de demain

Le CRSH invite les candidates et candidats à examiner les 16 défis mondiaux de demain qui ont été mis de l’avant dans le cadre de l’initiative Imaginer l’avenir du Canada et à envisager la possibilité d’aborder un ou plusieurs de ces défis dans leur proposition de recherche. Toutefois, il ne s’agira pas d’un critère d’évaluation du mérite ni d’un critère assorti d’un montant de recherche supplémentaire ou dédié dans le cadre d’une occasion de financement.

Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone

Le CRSH a élaboré des Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone afin de s’assurer que cette évaluation respecte les principes d’évaluation du mérite du CRSH. Pour appuyer son Énoncé de principes en matière de recherche autochtone, le CRSH fournit ces lignes directrices aux personnes chargées de l’évaluation afin d’approfondir leur compréhension de la recherche autochtone et d’aider, le cas échéant, les membres de comité à interpréter les critères d’évaluation propres au CRSH (défi, faisabilité et capacité) dans le contexte de la recherche autochtone. Le CRSH peut compter, pour l’évaluation, sur des personnes qui possèdent une expérience et une expertise dans le domaine de la recherche autochtone et qui peuvent déterminer dans quelle mesure les lignes directrices peuvent s’appliquer à une proposition de recherche donnée.

Les lignes directrices permettront de faire en sorte que la recherche autochtone, dont les systèmes de connaissances autochtones (notamment les ontologies, les épistémologies et les méthodologies), soit reconnue en tant que contribution scientifique et respecte les normes d’excellence du CRSH. De plus, elles visent à encourager l’exécution avec tact de la recherche autochtone, et ce, seulement après avoir examiné qui l’effectuera, les motifs qui la sous-tendent et la façon dont elle sera menée. Elles viennent compléter l’information présentée dans la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois conseils – éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2), en particulier le chapitre 9 – Recherche impliquant les Premières Nations, les Inuits ou les Métis du Canada.

Les Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone s’appliquent aux chercheures et chercheurs autochtones et non autochtones qui effectuent de la recherche autochtone.

Lignes directrices liées à une formation en recherche efficace

Les Lignes directrices liées à une formation en recherche efficace s’appliquent aux activités de recherche financées par l’entremise de toutes les occasions de financement du CRSH et ont été conçues pour aider la communauté de recherche, laquelle s’efforce de favoriser une formation en recherche efficace et d’offrir un perfectionnement professionnel. Le CRSH encourage les membres de comité à s’appuyer sur ces lignes directrices pour évaluer la qualité des activités de formation en recherche proposées dans les demandes de financement.

Le CRSH encourage les candidates et candidats qui proposent des plans et des budgets de formation à :

  • utiliser ces lignes directrices comme outil permettant de déterminer les éléments qui contribuent à une formation en recherche efficace;
  • préciser dans leur plan de formation les aspects de la formation en recherche qui sont les plus pertinents pour leur projet de recherche et qui pourraient être les plus bénéfiques pour toutes les parties intéressées.

Le CRSH encourage les candidates et candidats qui présentent des demandes de bourse à tenir compte de ces lignes directrices pour l’exécution de leur programme d’études ou de travaux, le cas échéant.

Ces lignes directrices sont particulièrement pertinentes pour :

  • les établissements d’accueil qui remplissent le formulaire Mise en candidature par l’établissement et engagement dans le cadre de demandes de bourse postdoctorale du CRSH;
  • les membres de comité qui évaluent l’efficacité de l’appui global offert par l’établissement d’accueil.

Recherche-création

Le CRSH considère que la recherche-création est une activité de recherche admissible dans le cadre de ses occasions de financement. Pour obtenir des précisions, veuillez consulter la description de l’occasion de financement pertinente et les Lignes directrices concernant les documents d’appui liés à la recherche-création du CRSH. Les comités chargés d’évaluer les demandes de subvention Savoir et les demandes de subvention de développement Savoir pourraient trouver utile de consulter la page consacrée au matériel d’appui à la recherche-création qui se rapporte à ces occasions de financement.

Interruptions de carrière et circonstances spéciales

Le CRSH confie à ses comités d’évaluation du mérite la responsabilité d’évaluer la productivité des chercheures et chercheurs en tenant compte des interruptions de carrière et des circonstances spéciales ayant pu nuire aux réalisations en recherche des candidates et candidats et des cocandidates et cocandidats, le cas échéant.

Ainsi, les comités d’évaluation du mérite sont mieux en mesure d’évaluer avec justesse la productivité de chaque chercheure ou chercheur, chercheure ou chercheur de niveau postdoctoral ou doctorante ou doctorant, peu importe les interruptions dans sa carrière ou les circonstances particulières auxquelles elle ou il a été soumis. La productivité antérieure d’une chercheure ou d’un chercheur est un indicateur potentiel de réussite de la recherche proposée.s

Contributions à la recherche

Le CRSH, les IRSC, le CRSNG, la Fondation canadienne pour l’innovation et Génome Canada ont signé la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA). Ils réitèrent ainsi leur engagement envers l’excellence dans l’évaluation de la recherche et l’importance de la mobilisation des connaissances. Cette initiative mondiale soutient la création et la promotion de pratiques exemplaires en matière d’évaluation de la recherche savante.

Les principes de la déclaration sont pris en compte dans l’approche globale du CRSH à l’égard de l’évaluation de la recherche ainsi que dans son engagement à améliorer ses pratiques d’évaluation. Parallèlement à l’engagement du CRSH envers le réexamen de l’excellence en recherche dans le cadre du Plan d’action des trois organismes pour l’équité, la diversité et l’inclusion, un certain nombre d’initiatives et de politiques décrites dans le présent guide appuient l’excellence en recherche et sont conformes aux recommandations de la DORA. Il s’agit notamment de l’éthique de la recherche avec des êtres humains, de la conduite responsable de la recherche, de la publication en libre accès, des pratiques de gestion des données de recherche, des Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone et des Lignes directrices liées à une formation en recherche efficace.

On demande aux membres de comité de tenir compte des différentes contributions à la recherche, tant des publications universitaires classiques que d’autres types de services et d’expérience pertinents. Les contributions à la recherche peuvent notamment inclure :

  • les publications soumises à des comités de lecture telles que :
    • les livres, les monographies, les chapitres de livres, les articles de revue scientifique, les actes de conférence;
    • les présentations données lors de réunions ou de colloques scientifiques, les articles publiés dans des revues professionnelles ou spécialisées, etc.;
  • les contributions non soumises à des comités de lecture : critiques de livres, critiques publiées portant sur les travaux de la candidate ou du candidat ou des cocandidates ou cocandidats, rapports de recherche, documents de politique, conférences publiques, etc.;
  • les contributions à venir (soumises, révisées et soumises de nouveau, acceptées ou sous-presse);
  • les réalisations artistiques (évaluées en fonction des normes établies dans la discipline en question et du mérite artistique ou créatif), telles que les expositions, les prestations, les publications, les présentations, les films, les vidéos, les enregistrements audio, etc.;
  • les autres contributions à la recherche ou à l’avancement du savoir, y compris les publications diffusées auprès de publics non universitaires (p. ex. le grand public, les responsables de l’élaboration des politiques, le secteur privé, les organismes sans but lucratif, etc.).

Les Lignes directrices du CRSH pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone peuvent également être utiles aux membres de comité qui évaluent les contributions ayant trait à la recherche autochtone.

Demandes de subventions uniquement – Les sous-critères liés à la capacité devraient être abordés dans le CV du CRSH ou le CV commun canadien (le cas échéant) et dans la section « Contributions à la recherche » (et, s’il y a lieu, dans la section « Expérience pertinente ») de la demande. Le contenu de la section « Contributions à la recherche » doit aborder les sous-critères liés à la capacité tels qu’ils sont énoncés dans la section « Évaluation et évaluation du mérite » de la description de l’occasion de financement. Veuillez noter que le CRSH n’exige plus et n’accepte plus les CV des collaboratrices et collaborateurs.

Renseignements supplémentaires concernant uniquement les demandes de subvention

Plan de mobilisation des connaissances

Les Lignes directrices pour une mobilisation des connaissances efficace du CRSH et les instructions jointes au formulaire de demande sont remises aux membres de comité avec la documentation d’évaluation du mérite pour les mettre en contexte. On demande aux membres de comité d’évaluer le plan de mobilisation des connaissances en fonction du sous-critère lié à la faisabilité.

Libre accès et gestion des données

Dans la mesure du possible, et en conformité avec la position du CRSH favorisant les formes de diffusion des connaissances en libre accès, les résultats de recherche devraient être rendus librement accessibles par l’entremise, par exemple, d’articles de revues et d’ouvrages en libre accès, de sites Web, de bases de données accessibles au public ou de dépôts institutionnels. Les titulaires de subvention doivent se conformer à la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications en veillant à ce que tout article découlant de la recherche financée par le CRSH qui est publié dans une revue à comité de lecture soit accessible dans les 12 mois suivant sa publication.

En vertu de sa Politique sur l’archivage des données de recherche, le CRSH s’attend à ce que les données de recherche recueillies à l’aide de fonds publics soient gérées de façon responsable et sécuritaire et qu’elles puissent être réutilisées par d’autres, lorsque les obligations éthiques, juridiques et commerciales le permettent.

Résumé des résultats attendus

Il s’agit des résultats ou des avantages possibles du projet proposé. Cela peut comprendre notamment :

  • un programme ou du matériel didactique de meilleure qualité;
  • la supervision d’étudiantes et étudiants de cycle supérieur;
  • un discours public plus efficace;
  • de meilleures politiques publiques;
  • de plus solides stratégies d’affaires;
  • des innovations liées à un ou à plusieurs secteurs de la société.

Les membres de comité évaluent les aspects du résumé des résultats attendus en fonction de tout sous-critère lié au défi.

Lignes directrices sur le financement concernant les outils liés à la recherche et aux activités connexes (uniquement pour les demandes de subvention)

Les outils liés à la recherche et aux activités connexes constituent d’importants aspects du milieu de la recherche en sciences humaines. Des outils nouveaux ou existants appuient la production et la mobilisation de connaissances issues de la recherche. Depuis longtemps, le CRSH offre un soutien en ce qui concerne des outils de recherche courants (comme des sondages et des questionnaires) qui peuvent être considérés comme étant une utilisation appropriée des fonds d’une subvention selon le Guide d’administration financière des trois organismes.

Les Lignes directrices sur le financement concernant les outils liés à la recherche et aux activités connexes visent à aider les chercheures et chercheurs à demander un financement lié à des outils qui ne sont habituellement pas inclus dans une subvention de recherche. Par exemple, les chercheures et chercheurs qui veulent mener un sondage ou faire remplir un questionnaire dans le cadre de leur projet n’ont pas à consulter les lignes directrices. Toutefois, celles et ceux qui veulent concevoir un ensemble de données épurées et structurées devant servir à divers intervenants dans différentes situations doivent consulter ces lignes directrices afin de s’assurer que leurs dépenses sont admissibles.

Les candidates et candidats doivent inclure les dépenses liées aux outils sous la rubrique « Autres dépenses» de la section « Subvention demandée au CRSH » et expliquer pourquoi ces dépenses sont nécessaires dans la section « Justification du budget ».

On demande aux membres de comité d’évaluer les demandes de subvention liées aux outils en fonction des éléments suivants :

  • dans l’ensemble : évaluer si la fonction ou l’utilisation d’un outil est liée directement aux objectifs de la demande de subvention;
  • critère Défi : évaluer l’outil en fonction du sous-critère « pertinence des méthodologies ou des approches »;
  • critère Faisabilité : évaluer la demande en fonction du budget demandé pour l’outil.

Si le comité détermine que les activités proposées en ce qui concerne les outils ne peuvent avoir lieu sans dépasser les limites énoncées dans le budget, il devrait refuser la demande de subvention en fonction du critère lié à la faisabilité.

Examen des budgets proposés et détermination de la valeur des subventions (uniquement pour les demandes de subvention)

Budgets et processus de financement des subventions

Au cours de leurs réunions, les comités d’évaluation du mérite déterminent quelles propositions méritent de recevoir un appui financier et examinent les demandes budgétaires afin de déterminer si la somme demandée convient pour le projet.

Après l’évaluation du mérite, les subventions sont attribuées en fonction du financement que recommande le comité et de la somme totale dont dispose l’occasion de financement.

Cette façon de faire permet de tenir compte des fluctuations dans les besoins de financement. Elle permet aussi de répartir les fonds entre les comités en fonction de l’excellence plutôt que du financement du plus grand nombre possible de demandes.

Examen des budgets et valeur des subventions

Le principe du financement minimum indispensable guide les délibérations des comités en ce qui concerne les budgets des projets.

On demande aux comités d’évaluation du mérite de mettre l’accent sur l’évaluation du mérite général d’une proposition sans tenir compte de la portée ou de la taille du budget. Toute demande ayant reçu une note satisfaisante ou supérieure pour chacun des trois critères d’évaluation (défi, faisabilité et capacité) peut être recommandée pour un financement.

Conformément au critère lié à la faisabilité, le comité devrait déterminer si, dans l’ensemble, le budget proposé est raisonnable et justifié, c’est-à-dire s’il convient pour les activités proposées. La faiblesse d’une demande budgétaire devrait être prise en compte dans l’attribution des notes liées au critère de la faisabilité.

Dans le cas des demandes dont le financement a été recommandé, les comités peuvent préconiser des réductions de budget ou des réallocations de budget, le cas échéant, s’ils jugent qu’une demande n’est pas suffisamment justifiée ou qu’elle n’est pas pertinente – tel qu’indiqué ci-dessus – et que l’on pourrait réaliser des économies sans compromettre l’atteinte des objectifs du projet. On informe les candidates et candidats des rôles que jouent les comités à cet égard. Il faudrait convenir, dès le début de la réunion d’évaluation du mérite ou durant la réunion de calibrage, d’une approche cohérente à adopter dans de tels cas (p. ex. si les notes accordées aux autres critères se situent dans la zone justifiant un financement).

Lorsqu’ils évaluent la pertinence du budget, les membres de comité peuvent prendre en compte des facteurs comme le type d’établissement auquel la candidate est affiliée ou le candidat est affilié. En effet, une chercheure ou un chercheur travaillant dans un établissement isolé peut affecter une part plus importante de son budget aux voyages et aux frais de communication que celle ou celui qui travaille dans un établissement situé dans un grand centre.

On ne demande pas aux comités d’apporter des rajustements au budget proposé en ce qui concerne les propositions dont ils ne recommandent pas le financement.

Dépenses admissibles et dépenses non admissibles

Le personnel du CRSH indique aux membres, avant ou pendant la réunion d’évaluation du mérite, les dépenses non admissibles.

Le Guide d’administration financière des trois organismes offre aux titulaires de subvention et aux établissements administrateurs une ressource exhaustive pour les aider à bien comprendre les principes et les directives qui régissent l’administration après l’attribution des subventions par les organismes subventionnaires. Ce guide s’applique aux subventions du CRSH, du CRSNG et des IRSC, sauf indication contraire dans la documentation relative au programme ou à l’occasion de financement ou encore dans toute entente conclue avec l’organisme concerné, y compris les modalités de la subvention.

Les candidates et candidats à une subvention doivent justifier chaque article de dépense.

Les frais de traitement d’articles pour publication en libre accès constituent des dépenses admissibles. En vertu de la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications, tout article découlant de la recherche financée par les organismes qui est publié dans une revue à comité de lecture doit être accessible gratuitement dans les 12 mois suivant sa publication. Pour ce faire, il est possible de publier les articles dans des revues en libre accès, de payer des frais de traitement pour un libre accès immédiat ou encore d’avoir recours à l’auto-archivage, lequel est habituellement gratuit avec ou sans période d’embargo. Lorsque les comités examinent les frais de traitement prévus dans les budgets, ils doivent déterminer si le nombre proposé de publications dans des revues est réaliste, si les revues ciblées sont appropriées et si les frais prévus correspondent bien aux frais de traitement d’article des revues indiquées (s’ils sont connus). Les comités peuvent recommander des réductions de budget s’il est possible de publier les articles dans des revues moins coûteuses de qualité égale ou d’avoir recours à l’auto-archivage.

Les frais de traitement pour publication de livres savants en libre accès constituent également des dépenses admissibles, conformément à l’appui du CRSH à la publication en libre accès des résultats de recherche. Au moment d’évaluer les frais de traitement des livres, les comités doivent se demander si le plan de publication est réaliste et si la maison d’édition ciblée est appropriée. Ils doivent également garder à l’esprit que les frais de traitement des livres peuvent varier considérablement et qu’ils dépendent de facteurs tels que l’inclusion d’images et le format de publication.

On encourage les comités à communiquer avec l’agente ou l’agent de programme pour obtenir plus de renseignements au sujet de cette politique.

Financement de plusieurs sources

On rappelle aux membres de comité d’évaluation du mérite que les candidates et candidats à une subvention peuvent financer l’ensemble de leur projet de recherche ou des activités connexes en présentant une demande de financement complémentaire à d’autres organismes pour des éléments distincts de leur projet et que ce financement n’entraîne pas une réduction du budget.

Pour les demandes de subvention Savoir et de subvention de développement Savoir, il est avantageux pour une candidate ou un candidat d’avoir la possibilité de recevoir une subvention d’une autre source, mais ce n’est pas obligatoire. La pertinence des autres sources varie selon les besoins particuliers du projet.

La proposition que les candidates et candidats présentent au CRSH doit clairement démontrer qu’il n’y a pas de chevauchement de financement pour tout élément du budget. Le personnel du CRSH est chargé de confirmer tout chevauchement de financement.

Liens utiles

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