Formulaire de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion – Sommaire d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (2023)
Formulaire de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion – Sommaire d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Aperçu et amorce d’une ÉFVP
Institution fédérale
Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH)
Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP
Valérie La Traverse
Vice-présidente
Direction des affaires générales
Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Miranda Gouchie
Coordonnatrice de l’AIPRP
Direction des affaires générales
Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale
Collecte de données sur l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) et sur la déclaration volontaire
Description de la catégorie de documents associés au programme ou à l’activité
Catégorie de documents CRSH BOU 220, CRSH BEV 220, CRSH BBB 220, CRSH BCR 220, CRSH SAV 010, CRSH REC 090, CRSH GER 010, CRSH MBC 010, CRSH BOU 241, CRSH BOU 030, CRSH RCE 010, CRSH CEC 010
Fichier de renseignements personnels (FRP) relatifs à la gestion des subventions et des bourses CRSH PPU 055
Autorisation légale pour le programme ou l’activité
Alinéa 4(1)a) de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines
Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
Aperçu du programme ou de l’activité
Le CRSH est un organisme fédéral de financement de la recherche, créé en 1977 en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines. L’organisme fait partie du portefeuille d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) et rend compte au Parlement par l’intermédiaire du ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie.
Grâce à ses programmes Talent, Savoir et Connexion, ainsi qu’à ses partenariats et à ses collaborations, le CRSH appuie stratégiquement des initiatives de calibre mondial qui témoignent de son engagement à assurer un meilleur avenir pour le Canada et le monde entier. Le CRSH s’engage à faire progresser l’excellence de la recherche en déployant des des efforts continus, y compris l’EDI dans l’entreprise de recherche : « Il est essentiel d’atteindre l’équité, la diversité et l’inclusion dans le milieu canadien de la recherche afin de continuer à produire des travaux caractérisés par l’excellence, l’innovation et l’impact, qui font progresser les connaissances et qui relèvent des défis nationaux et mondiaux. »
« Afin d’améliorer l’accès à l’aide à la recherche pour les groupes sous-représentés et défavorisés, le CRSH doit disposer de données précises sur les personnes qui participent à ses programmes et qui reçoivent son financement. Le CRSH, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et les Instituts de recherche en santé du Canada utilisent un formulaire harmonisé pour recueillir des renseignements sur la déclaration volontaire des personnes qui participent à leurs occasions de financement. Le CRSH recueille des renseignements de déclaration volontaire des candidates et candidats, cocandidates et cocandidats, collaboratrices et collaborateurs et membres des comités d’évaluation du mérite. Cette collecte de données lui permet de surveiller le rendement de ses programmes en matière d’équité et, au besoin, de concevoir des mesures permettant d’améliorer l’équité, la diversité et l’inclusion. Les organismes examinent et révisent régulièrement le questionnaire pour s’assurer qu’il reflète les nouvelles normes. »
Le CRSH est encouragé à examiner et à mettre à jour tous les FRP relatifs à la gestion des subventions et des bourses susceptibles d’être touchés par les pratiques de collecte des données relatives à la déclaration volontaire en matière d’EDI, y compris les recommandations fournies dans la section relative à l’évaluation.
Détermination et classement du risque
A) Type de programme ou d’activité : Administration de programmes/activités et services
Niveau de risque pour la vie privée : 2
Détails : Le CRSH est un organisme fédéral de financement de la recherche, créé en 1977 en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines. L’organisme fait partie du portefeuille d’ISDE et rend compte au Parlement par l’intermédiaire du ministre de l’Innovation, des Sciences et de l’Industrie.
Le rôle du CRSH est :
- d’encourager et d’appuyer la recherche et la formation en recherche en sciences humaines au niveau postsecondaire;
- de conseiller le ministre sur les dossiers qui touchent à la recherche en sciences humaines.
Au moyen de subventions, de bourses d’études et de bourses de recherche, le CRSH aide les chercheures et chercheurs canadiens à faire ce qu’ils font de mieux : former la prochaine génération de penseuses et penseurs et de gens d’action talentueux et créatifs; approfondir les connaissances sur les peuples, les cultures et les sociétés; susciter les innovations pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain.
Dans le cadre de leur engagement, les membres des trois organismes intègrent les considérations liées à l’EDI dans leurs politiques, leurs processus, leurs indicateurs d’excellence et leurs critères d’évaluation. Depuis son lancement en 2018, le fonds Nouvelles frontières en recherche a formellement intégré en tant que meilleure pratique les exigences en matière d’EDI dans la conception de son programme.
Dans le cadre du Plan d’action des trois organismes pour l’équité, la diversité et l’inclusion soumis au SCT et au Comité de coordination de la recherche au Canada, le CRSH s’est engagé à établir des normes de communication des données afin de pouvoir suivre, surveiller et éclairer les décisions concernant l’équité, la diversité et l’inclusion au sein de la communauté des chercheures et chercheurs.
Dans ce cadre, le CRSH a commencé en 2018 à recueillir des renseignements de déclaration volontaire sur la participation des groupes sous-représentés à ses programmes. Les groupes sous-représentés comprennent, entre autres, les femmes, les peuples autochtones (Premières Nations, Inuit et Métis), les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles/raciales et les membres des communautés 2ELGBTQI+.
Les évaluateurs du mérite du CRSH (membres de comités, évaluateurs externes et membres de groupes d’experts) sont tous des bénévoles, ainsi que des candidates et candidats potentiels à des subventions de recherche et à des bourses du CRSH ou d’autres organismes (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada [CRSNG], Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC]).
B) Type de renseignements personnels et contexte : Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux, financier ou autres renseignements personnels sensibles, ou contexte sensible entourant les renseignements personnels. Les renseignements personnels concernant des personnes mineures ou des personnes inaptes, ou touchant une représentante ou un représentant agissant au nom de la personne; et les renseignements personnels sensibles, y compris les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons corporels ou le contexte entourant les renseignements personnels est particulièrement sensible.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
Détails : Nom de la personne; date de naissance; coordonnées; NAS (le cas échéant); identité de genre; orientation sexuelle; identité autochtone; minorité visible; type de groupe de population; personne en situation de handicap; langue parlée; langue apprise.
C) Partenaires du programme ou de l’activité et participation du secteur privé : Au sein de l’institution (entre un ou plusieurs programmes dans la même institution); avec d’autres institutions fédérales; avec d’autres ou une combinaison d’administrations fédérales/provinciales ou municipales; des organisations du secteur privé ou des organisations internationales ou des gouvernements étrangers.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
Détails : Le CRSH soutient l’excellence de la recherche et les idées novatrices émanant d’une communauté de recherche composée de professeures et professeurs d’université à temps plein, d’étudiantes et étudiants des cycles supérieurs et de chercheures et chercheurs postdoctoraux, ainsi que de professeures et professeurs de collège représentant les chercheures et chercheurs de niveau postsecondaire du Canada. Au moyen de subventions, de bourses d’études et de bourses de recherche, le CRSH aide les chercheures et chercheurs canadiens à faire ce qu’ils font de mieux.
Le CRSH supervise également la mise en œuvre d’un certain nombre de grands programmes qui soutiennent la recherche interdisciplinaire et renforcent l’environnement de recherche dans son ensemble. Par l’intermédiaire du Secrétariat des programmes interorganismes à l’intention des établissements, le CRSH administre ces programmes au nom des trois organismes fédéraux qui subventionnent la recherche : CRSH, IRSC et CRSNG.
Le CRSH travaille avec des établissements universitaires de tout le Canada, y compris certains établissements internationaux. En outre, le CRSH collabore et travaille avec des organisations indépendantes, des partenaires commerciaux, des groupes communautaires, des partenaires gouvernementaux, des organisations non gouvernementales et des partenaires internationaux dans le cadre de divers programmes liés aux sciences sociales.
D) Durée du programme ou de l’activité : Long terme
Niveau de risque pour la vie privée : 3
E) Population du programme : Le programme concerne toutes les personnes à des fins administratives externes.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
F) Technologie et vie privée
- L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comprend-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité quant à la création, à la collecte ou à la manipulation de renseignements personnels?
- L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) exige-t-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
- Le programme ou l’activité nouveau ou modifié comprend-il la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes?
Risque pour la vie privée : Non
Risque pour la vie privée : Oui
3.1 Méthodes d’identification améliorées
Risque pour la vie privée : Oui
Détails : Les candidates et candidats et les participantes et participants sont tenus de fournir des renseignements personnels dans un tableau détaillé pour chaque élément et d’indiquer leur race, leur orientation sexuelle, leur identité de genre, les langues parlées et apprises, ainsi que leurs handicaps.
Pour les demandes de financement de projets, les candidates et candidats doivent fournir des renseignements personnels supplémentaires qui seront recoupés avec d’autres systèmes contenant l’expérience professionnelle de la personne, son affiliation à un établissement universitaire, sa formation, ses diplômes, ses publications, ses propriétés intellectuelles et ses droits d’auteur, ainsi que ses activités professionnelles.
Le CRSH a stocké les renseignements personnels de la personne dans plusieurs systèmes d’entreprise en vue de leur utilisation et de leur divulgation.
3.2 Utilisation de la surveillance
Risque pour la vie privée : Non
3.3 Utilisation de techniques automatisées d’analyse des renseignements personnels, de mise en correspondance des renseignements personnels et de découverte de connaissances
Risque pour la vie privée : Oui
Détails : L’équipe des renseignements d’affaires (RA) crée des objets de rapport et des modèles de rapport pour les utilisatrices et utilisateurs (programmes). L’accès des utilisatrices et utilisateurs (dans divers programmes) est défini par la superviseure ou le superviseur de l’effectif pour tous les accès, à l’exception de l’EDI. Si l’accès à l’EDI est nécessaire, l’utilisatrice ou l’utilisateur devra obtenir l’approbation de la direction et remplir le formulaire qui précise le système de RA auquel il faut accéder pour les données relatives à l’EDI. L’utilisatrice ou l’utilisateur sera invité à suivre une formation sur la confidentialité dans le cadre de l’EDI avant de pouvoir accéder aux données.
L’équipe chargée des données du CRSH utilise Business Objects pour créer des rapports à partir de données relatives à l’EDI.
Il n’y a pas d’audit interne connu, programmé ou non, des systèmes ou des données. Les données sont collectées chaque année par les programmes dans le cadre de la procédure de demandes aux différents concours. Les données relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion collectées à partir des questions de déclaration volontaire sont utilisées pour développer des RA et des couplages de données afin de soutenir la prise de décisions équitables en matière de financement et de nomination, ainsi que la nomination des membres des comités. G) Transmission de renseignements personnels Les renseignements personnels sont utilisés dans un système fermé; les renseignements personnels sont utilisés dans un système connecté à au moins un autre système; les renseignements personnels sont transférés sur un appareil portable ou imprimés; les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil. Niveau de risque pour la vie privée : 4 H) Risque potentiel qu’en cas d’atteinte à la vie privé, il y ait une incidence sur la personne ou l’employé Désagrément; atteinte à la réputation, embarras; préjudice financier; préjudice physique Niveau de risque pour la vie privée : 4