Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023
Introduction
Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.
La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.
Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont présentés au Parlement conformément au même article de la Loi.
Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au CRSH, la ou le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi pour satisfaire aux diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi. La ou le gestionnaire est appuyé par deux analystes des politiques, un agent de l’AIPRP et deux experts-conseils selon les besoins. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et sa ou son gestionnaire relève de la personne chargée de la direction générale de cette division.
Le CRSH n’avait aucun accord de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2022-2023.
Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années.
Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidates et candidats, aux examinatrices et examinateurs externes, aux répondantes et répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observatrices et observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi, ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels elles et ils ont accès ou qu’elles et ils fournissent sont traités et protégés conformément à la Loi. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH, et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels concernant les subventions et les bourses se trouve également dans le site Web du CRSH.
En 2022-2023, le bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi la mise à jour de son infrastructure de gestion des renseignements personnels, y compris l’achèvement de la rédaction du cadre de gestion des renseignements personnels et du protocole connexe et de leur affichage sur l’intranet.
De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinatrices et examinateurs externes et les observatrices et observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.
Quand cela est jugé nécessaire, la présidente ou le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports à la personne chargée de la direction générale de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels, laquelle tient la personne à la vice-présidence des Affaires générales au courant. Cette dernière présente l’information à la présidente ou au président, au besoin.
En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, une conseillère ou un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.
Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 13 avril 2022. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés à la personne responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ces titulaires de poste se rapportent au CRSH :
- Vice-présidence, Affaires générales
- Direction générale, Stratégie et rendement organisationnels
- Gestion, AIPRP et Opérations organisationnelles
- Analyse des politiques, AIPRP, Opérations organisationelles
Les exceptions sont les alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés à la présidence du CRSH et à la vice-présidence des Affaires générales.
Rapport statistique de l’exercice financier 2022-2023
Le CRSH a reçu 9 demandes officielles au cours de la période visée par le présent rapport; une de moins qu’à l’exercice précédent.
Le CRSH a complété huit demandes au cours de la période visée par le présent rapport. Deux demandes présentées en 2022-2023 ont été reportées à l’année financière 2023-2024 pour être complétées au cours de cet exercice. Au 31 mars 2023, deux demandes restent actives, toutes deux ont été reçues au cours de l’exercice 2022-2023 et sont conformes aux délais fixés par la Loi, y compris les prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les deux demandes ont fait l'objet d'une prorogation pour mener à bien les consultations.
Le bureau de l’AIPRP a traité quatre demandes d’accès à des renseignements personnels non officielles au cours de l’exercice.
Des huit demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH s’est chargé d’une dans un délai de 1 à 15 jours, de quatre dans un délai de 16 à 30 jours et de trois dans un délai de 31 à 60 jours. Cette année 100 p. 100 des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi, y compris les prorogations autorisés en vertu de la Loi. La plupart des demandes avaient trait aux demandes de subvention et de bourse d’étudiantes et étudiants, ce qui exigeaient une consultation avec les établissements des répondantes et répondants et donc une prorogation autorisée par la Loi au-delà des 30 premiers jours suivant la réception.
Des huit demandes complétées, six comptaient des documents à fournir, dont 17 p. 100 ont été communiqués en entier et 83 p. 100 en partie. Dans un cas, aucun document correspondant à la demande n’a été trouvé.
Selon les statistiques, très peu d’exemptions ont été appliquées au cours de l’exercice 2023-2024. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande. Le CRSH a eu recours à l’article 26 pour cinq demandes.
Aucune demande de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice.
Initiation et formation
Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.
L’équipe de l'AIPRP a fourni de la formation et des conseils selon les besoins à des membres du personnel sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités du personnel par rapport à la Loi. Aucune formation formelle sur l’AIPRP n’a été offerte en 2022-2023. L’équipe de l’AIPRP a toutefois communiqué son cadre de gestion des renseignements personnels et son protocole connexe au sein de l’organisme.
Le CRSH a créé et offert des cours de formation formels aux membres du personnel qui doivent accéder directement à des renseignements personnels de nature délicate ou qui doivent analyser de tels renseignements. La formation s’inscrit dans le cadre de l’initiative conjointe du CRSH, du CRSNG et des IRSC visant à recueillir des données de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour l’ensemble des candidates et candidats, des cocandidates et cocandidats, des collaboratrices et collaborateurs et des membres de comité. Au total, l’équipe de l’AIPRP du CRSH a donné de la formation à 38 membres du personnel en 2022-2023. L’initiative se poursuivra au cours de l’exercice 2023-2024, selon les besoins avec des projets d'automatisation de la formation pour en faciliter l'accès au personnel.
Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels
Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice. Depuis mars 2020, le traitement des demandes et les procédures relatives à l’AIPRP ont été entièrement numériques. Auparavant, les processus tels que la soumission de documents par les bureaux de première responsabilité et les communications et les communiqués de documents aux demandeurs étaient souvent sur papier. Les activités du CRSH n'ont pas été affectées par les mesures liées à la directive COVID-19 au cours de la période couverte par le présent rapport.
En 2022-2023, le bureau de l’AIPRP a terminé l’intégration à l’outil de gestion en ligne de l'AIPRP et a commencé à traiter les demandes dans le système électronique. Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction et à l’amélioration de textes concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint. Le personnel de l'AIPRP du CRSH a également contribué à l'élaboration et à la révision des déclarations de confidentialité pour les initiatives impliquant des renseignements personnels.
En 2022-2023, le CRSH a mis en œuvre son cadre de gestion des renseignements personnels et son protocole connexe conjointement avec le CRSNG.
Plaintes et enquêtes
Une plainte a été déposée au Commissariat au cours de l’exercice 2022-2023 relativement à la collecte et à la divulgation de renseignements personnels, la plainte portait sur la réponse du CRSH à l’égard d’une atteinte à la vie privée.
Une enquête était toujours en cours à la fin de l’exercice concernant la plainte reçue en 2022-2023.
Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liés à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.
Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.
Surveillance des délais de traitement
La personne à la direction générale de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par la ou le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et toutes les prorogations nécessaires.
Le CRSH continue d’étudier la possibilité de mettre à la disposition des demandeuses et demandeurs les types de renseignements les plus fréquemment demandés par des moyens informels, le cas échéant.
Atteintes substantielles à la vie privée
Aucune atteinte substantielle à la vie privée a été signalée au cours de la période visée par ce rapport et aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée ou au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Division de la vie privée et données responsables).
Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Le CRSH a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice 2022-2023 dans le cadre du formulaire de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion. Au 31 mars 2023, la version finale de cette évaluation était terminée. Au cours de l'exercice 2023-2024, le CRSH obtiendra l'approbation et la signature de l'évaluation et la soumettra au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Commissariat à la protection de la vie privée ou pour l'enregistrement du fichier de renseignements personnels modifié.
Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où la personne concernée en aurait tiré un avantage.
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