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Guide des détenteurs de subvention

Subventions stratégiques et Initiatives conjointes

Cette section présente les règlements régissant les catégories de subventions suivantes : thèmes stratégiques et initiatives conjointes.

Les règlements particuliers pour les programmes des Thèmes stratégiques et des Initiatives conjointes sont expliqués dans la description de ces programmes et dans votre avis d'attribution.

Dates à retenir
Conditions de base
Administration financière
À la fin de la subvention
Politiques
Pour nous joindre


Dates à retenir

Dates à retenir

Programme Date de début Évaluation d'étape* État annuel des dépenses État final des dépenses Rapport final de recherche

Subventions stratégiques et Initiatives conjointes

Peut varier

s. o.

30 juin

30 juin suivant la fin de la période de prolongation

Au plus tard six mois après la fin de la période de validité de la subvention ou après la fin de la période de prolongation, le cas échéant

Réseaux stratégiques de connaissances

Mars 2007

Troisième année

30 juin

suivant la fin de la période de prolongation

Au plus tard six mois après la fin de la période de validité de la subvention ou après la fin de la période de prolongation, le cas échéant

* à une évaluation d'étape approfondie effectuée du mérite. Le CRSH vous indiquera à l’avance les renseignements que vous devrez fournir pour cette évaluation.

Réseaux stratégiques de connaissances

Programme

Date de début

Rapport de la première années

Évaluation d'étape*

Rapport d’étape annuel

État annuel des dépense

État final des dépenses

Rapport final de recherche

Réseaux stratégiques  de connaissances

Mars 2007

Fin de la première année

Troisième année

Fin de chaque année

30 juin

30 juin suivant la fin de la période de prolongation

Au plus tard six mois après la fin de la période de validité de la subvention ou après la fin de la période de prolongation, le cas échéant

*Toute subvention de plus de trois ans est assujettie à une évaluation d'étape approfondie effectuée du mérite. Le CRSH vous indiquera à l’avance les renseignements que vous devrez fournir pour cette évaluation.


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Conditions de base

Quelle est la période de validité?

Le CRSH accorde ces subventions pour des périodes de un à cinq ans, selon le programme. La période de validité de votre subvention est indiquée sur votre avis d'attribution.

Puis-je utiliser les fonds de ma subvention après la fin de la période de validité indiquée sur mon avis d'attribution?

Les détenteurs d'une subvention de recherche stratégique ont droit à une prolongation automatique d'un an pour utiliser les sommes non dépensées à la fin de la période de validité de leur subvention. La prolongation automatique d'un an d'une subvention n'est pas considérée comme une subvention; le détenteur peut donc présenter une autre demande et obtenir une nouvelle subvention durant l'année de prolongation.

Dans le cas d'une initiative conjointe ou d'une initiative de développement de la recherche, si la durée initiale de la subvention doit être prolongée, vous devez déposer une demande écrite auprès du CRSH avant la fin de la période de validité de la subvention, en expliquant brièvement les raisons pour lesquelles une prolongation est nécessaire et en proposant une nouvelle date de fin de validité. Les agents du CRSH examineront les demandes de prolongation, en tenant compte des circonstances particulières de chacune.

Puis-je changer mes priorités budgétaires?

Vous pouvez remanier les plans et les calendriers de recherche et changer la façon dont vous souhaitez dépenser la subvention (à l'exception des fonds de l'allocation de dégagement pour la recherche ) sans demander l'approbation du CRSH, tant que les fonds sont utilisés pour réaliser l'objectif général pour lequel ils ont été attribuées à l'origine et que les conditions de la subvention et les exigences pertinentes du programme sont respectées. Les changements importants d'objectifs de recherche nécessitent l'approbation écrite et préalable du CRSH. L'allocation de dégagement pour la recherche (ADR) ne peut pas être réaffectée à des dépenses de recherche, et les fonds de recherche ne peuvent pas non plus être affectés à une ADR, qui n'a pas été attribuée.

Que se produit-il si je change de pays ou d'établissement?

Si vous déménagez, vous pouvez transférer votre subvention dans une autre université canadienne à condition que les deux établissements soient d'accord. Vous devez faire connaître à la Division des finances du CRSH votre intention de transférer votre subvention et veiller à lui faire parvenir :

  • une lettre de la nouvelle université confirmant qu'elle est disposée à accepter et à administrer le solde de la subvention conformément aux conditions du CRSH (vous devez faire parvenir l'original de cette confirmation au CRSH et une copie à votre ancienne université);
  • un état des dépenses (signé par vous) émanant de votre ancienne université et adressé à la nouvelle université, faisant état des dépenses et du solde de la subvention à la date du transfert, de même qu'une confirmation du transfert effectif du solde de la subvention;
  • la confirmation de la nouvelle université qu'elle a bien reçu le solde de la subvention indiqué dans l'état des dépenses (avec une copie à l'ancienne université);
  • des copies de tout autre élément de correspondance ayant trait au transfert de la subvention.

Si vous transférez votre subvention dans une nouvelle université, l'équipement acheté grâce à la subvention du CRSH doit vous accompagner et devient la propriété de la nouvelle université à la fin de votre subvention.

Si vous changez de pays avant la fin d'un programme ou d'un projet de recherche pour lequel vous avez reçu une subvention du CRSH :

  • toute subvention individuelle dont vous être le détenteur vient à expiration, à moins que le sujet du projet de recherche ne touche le Canada;
  • toute subvention collective versée à une équipe de recherche dont vous êtes le chercheur principal peut continuer d'être versée si elle est transférée à un cochercheur admissible, sous réserve de l'approbation du CRSH.

Les renseignements que je fournis restent-ils confidentiels?

Le CRSH fait parvenir les résultats des concours aux administrateurs universitaires de la recherche. En soumettant leur demande par l'entremise de leur université, les membres du corps professoral consentent implicitement à ce que les résultats des concours soient divulgués à leur université. Les administrateurs universitaires de la recherche et leur personnel doivent s'assurer que ces résultats ne sont communiqués qu'aux candidats et aux personnes qui participent directement à l'administration des programmes de subventions.

Le CRSH s'attend que les universités conservent les documents en lieu sûr et qu'elles n'utilisent ni ne divulguent les renseignements à d'autres fins. Lorsque les documents ne sont plus nécessaires, les universités doivent les détruire rapidement et de façon sécuritaire.

Quelles conditions sont rattachées à une subvention?

Votre subvention peut avoir des conditions particulières. Par exemple, si vous n'avez pas soumis l'état des dépenses ou le rapport final de recherche de votre subvention précédente, les versements de votre nouvelle subvention seront suspendus jusqu'à ce que vous les soumettiez. Votre avis d'attribution explique en détail quel rapport manque pour quelle subvention. Aucuns fonds ne seront débloqués tant que toutes les conditions ne seront respectées.

Dans le cas des détenteurs d'une subvention stratégique, si le CRSH n'a pas reçu votre rapport final de recherche au plus tard six mois après la prolongation automatique, le second versement de toute subvention que vous avez reçue entre-temps sera bloqué. De plus, vous ne serez pas autorisé à soumettre une autre demande tant que vous n'avez pas soumis tous ces rapports.


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Administration financière

Comment les subventions sont-elles versées?

La subvention est envoyée directement à l'administrateur de la recherche ou à l'agent des finances de votre université pour être déposée, en votre nom, dans un compte de subvention du Conseil de recherches en sciences humaines. Ainsi, le service de la recherche ou des finances de l'université peut vous libérer de la plus grande partie des tâches reliées à l'administration de la subvention en assurant la garde des fonds, en versant les salaires, en réglant les autres dépenses autorisées par vous ou votre représentant désigné et en vous soumettant, ainsi qu'au CRSH, des rapports périodiques sur le compte de la subvention.

L'université ne peut pas dépenser les fonds en votre nom tant que vous n'avez pas répondu à toutes les conditions s'appliquant à votre subvention, par exemple le respect des lignes directrices relatives à l'éthique.

Qui peut autoriser les dépenses à partir de mon compte de subvention?

À titre de candidat ou de chercheur principal, vous devez autoriser toutes les dépenses à acquitter à partir de votre compte de subvention en certifiant que ces dépenses sont essentielles à l'exercice de l'activité appuyée par la subvention. Personne d'autre ne peut engager ni autoriser des dépenses à partir du compte de la subvention du CRSH sans votre autorisation écrite, qui doit être fournie au service des finances de votre université.

L'université (ou votre organisme) est chargée d'administrer la subvention conformément aux lignes directrices du CRSH et peut refuser de débloquer des fonds pour une dépense que vous avez proposée ou autorisée lorsque les règlements du CRSH ou les politiques de l'université ne sont pas respectés. Les méthodes d'administration, de gestion du personnel et de comptabilité doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques de votre université.

Si vous ne respectez pas les règlements énoncés dans le présent guide, le CRSH peut bloquer ou fermer votre compte de subvention ou tous les comptes de subventions du CRSH administrés par votre université. Si vous autorisez le paiement de frais non admissibles à partir de votre subvention du CRSH, vous devrez remettre ces fonds dans le compte de la subvention ou les restituer au CRSH. Les cas d'usage frauduleux des fonds du CRSH seront confiés aux autorités compétentes.

Qui doit signer les documents?

Les états de dépenses doivent être signés par le détenteur de la subvention et l'agent des finances de son université, lequel peut choisir de signer individuellement chaque état de dépenses ou joindre une note signée lorsqu'il les envoie regroupés au CRSH.

Les pièces justificatives et les factures internes doivent être signées par le détenteur de la subvention ou son représentant désigné. Si les dépenses sont portées au compte du département et qu'une écriture comptable interne est utilisée pour transférer plus tard les dépenses au compte de subvention du CRSH approprié, les détails des dépenses doivent être inclus dans l'écriture comptable.

Les dépenses que j'effectue à partir de ma subvention sont-elles vérifiées par le CRSH?

Des agents de la section des examens et des enquêtes de la Division des finances du CRSH visitent les universités chaque année afin :

  • d'évaluer si les chercheurs bénéficient de l'appui et des outils nécessaires pour administrer efficacement leurs subventions;
  • de vérifier les politiques, contrôles et systèmes en place relatifs à l'administration des subventions pour s'assurer que les politiques et les règlements du CRSH sont respectés et que les fonds de recherche sont bien administrés;
  • de s'assurer que les dépenses financées à même les subventions sont conformes aux politiques, aux règlements et aux lignes directrices du CRSH et aux fins pour lesquelles elles sont prévues;
  • de partager et de diffuser de l'information sur les lignes directrices et les attentes en matière d'imputabilité et d'intégrité financières et scientifiques.

Vous devez conserver des relevés et des registres complets de toutes les sommes reçues et de toutes les dépenses effectuées, y compris les pièces justificatives, pendant les deux années qui suivent la fin de la subvention. Le CRSH ou ses fondés de pouvoir doivent, sur demande, avoir accès à ces relevés et à ces registres pour les examiner.

Puis-je reporter le solde de ma subvention d'une année à l'autre?

Dans le cas des subventions pluriannuelles, si les fonds attribués pour une année ne sont pas entièrement utilisés au cours de l'année, ils peuvent être reportés à la prochaine année financière de la subvention.

Puis-je reporter le solde d'une subvention qui se termine dans le compte d'une nouvelle subvention?

Le solde d'une subvention ne peut pas être transféré dans le compte d'une nouvelle subvention. Cependant, le CRSH permettra à l'université de garder les sommes non dépensées à certaines conditions déterminées par sa Division des finances. Ces fonds pourront être transférés à un fonds général de recherche. Ce compte spécial du CRSH sera détenu en fiducie par le recteur et servira aux fins générales de l'amélioration de la qualité de la recherche en sciences humaines, conformément aux politiques du CRSH relatives à l'utilisation des fonds.

Puis-je transférer des fonds d'une subvention du CRSH à un autre compte?

Non, à une exception près : vous pouvez transférer des fonds d'un compte de subvention dans un établissement à un compte de subvention du CRSH dans un autre établissement canadien admissible. Si vous désirez le faire, demandez à votre ancienne université de faire parvenir les documents suivants à la Division des finances du CRSH :

  • votre avis dûment signé dans lequel vous indiquez la date de votre départ;
  • un état des dépenses signé, émanant de votre ancienne université et faisant état des dépenses et du solde de la subvention à la date du transfert;
  • le formulaire 303, Changement d'établissement, rempli.

De plus, la Division des finances exige une lettre signée par l'agent universitaire de la recherche de la nouvelle université et le doyen de la faculté concernée ou le directeur du département visé. Dans cette lettre, la date de votre nomination et votre statut au sein de l'université doivent être indiqués. Par cette lettre, l'université confirme également que vous avez satisfait à toutes les exigences en matière de recherche avec des animaux, des êtres humains ou des matières dangereuses.

Quelles dépenses puis-je effectuer à partir de ma subvention?

Vous ne pouvez effectuer, à partir de votre subvention, que les dépenses reliées directement à la réalisation des objectifs pour lesquels la subvention a été attribuée.

En règle générale :

  • subventions de développement associées à une demande soumise en deux étapes : les dépenses admissibles se limitent aux déplacements, aux ateliers, aux réunions, aux services de secrétaires et aux activités de communication et de diffusion;
  • les subventions de recherche stratégique ont pour but d'aider à couvrir les coûts directs des activités de recherche et de communication de cette recherche, y compris les salaires et les indemnités des étudiants et des assistants, l'aide à la préparation et à la production d'une édition savante, les services de secrétaires et de commis, les frais de déplacement et de séjour, les consultations d'ordre technique, les fournitures et le matériel de recherche, et la diffusion des résultats de recherche. (Les allocations de dégagement pour la recherche [ADR] sont utilisées uniquement pour couvrir le détachement d'un membre de l'équipe de recherche de ses fonctions d'enseignement pendant la période de validité de la subvention.)

Plus précisément, les types de dépenses suivantes peuvent être engagées dans chaque catégorie :

Toute personne rémunérée à même une subvention du CRSH doit être un citoyen canadien, un résident permanent ou le détenteur d'un visa d'emploi valide émis par le gouvernement du Canada, à moins que la recherche n'exige qu'on embauche des personnes à l'étranger. Les personnes employées au Canada qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents doivent respecter les règlements fédéraux en matière d'emploi. C'est l'université ou l'organisme hôte, à titre d'employeur, qui doit veiller au respect de ces conditions.

  • Le personnel de recherche et le personnel de soutien : La subvention peut couvrir le salaire et les avantages sociaux prévus par le gouvernement fédéral, les provinces et l'établissement et versés pour le travail accompli par le personnel de recherche, les employés de soutien et les autres employés (c.-à-d. le personnel administratif, les étudiants embauchés l'été, les associés de recherche et les techniciens).

    Par avantages sociaux de l'établissement, on entend généralement l'assurance invalidité de courte et de longue durée, l'assurance vie, le régime de retraite, les soins médicaux, oculaires et dentaires ainsi que le congé de maternité.

    Remarque : Le CRSH se reporte aux règlements sur les salaires de l'Agence des douanes et du revenu du Canada.

  • Assistants de recherche étrangers : Si votre programme de recherche nécessite que vous effectuiez de la recherche à l'étranger, vous pouvez embaucher des assistants de recherche étrangers, à condition que leur contribution soit essentielle à la réalisation de vos travaux.
  • Les détenteurs de bourse de doctorat du CRSH : Les détenteurs de bourse de doctorat du CRSH peuvent accepter des assistanats de recherche ou d'enseignement. Les politiques de l'université à cet égard déterminent le nombre d'heures de travail permis.
  • Parents : On peut retenir les services de parents pourvu qu'ils aient les compétences voulues et qu'on respecte tous les règlements de l'université ainsi que ses politiques relatives à l'embauche.
  • Allocations de dégagement pour la recherche (ADR) : Dans les cas où une ADR a été attribuée, la somme correspondante du CRSH est comprise dans la subvention.

    Pourvu que les fonds que l'université et le CRSH consacrent aux ADR soient utilisés pour couvrir le détachement d'un membre de l'équipe de recherche de ses fonctions d'enseignement pendant la période de validité de la subvention, il n'est pas nécessaire d'assigner ces fonds tel que décrit dans la demande initiale. L'ADR peut servir à couvrir les coûts de remplacement réels du chercheur principal ou des cochercheurs mentionnés dans la demande.

  • Indemnités pour les étudiants : Un étudiant ne peut pas
    recevoir une indemnité s'il reçoit déjà une bourse de
    doctorat ou une bourse postdoctorale de CRSH. Les
    détenteurs de bourse d'indemnités du CRSH
    peuvent toutefois accepter des assistanats de recherche
    ou d'enseignement d'autres sources.

    L'octroi d'une indemnité pour étudiant doit respecter les objectifs du programme ou du projet de recherche. Le travail effectué par l'étudiant doit faire partie du programme de recherche du détenteur de la subvention.

    Les étudiants à la maîtrise peuvent recevoir une allocation allant jusqu'à 12 000 $ par année, les étudiants au doctorat peuvent recevoir une allocation allant jusqu'à 15 000 $ par année et les stagiaires postdoctoraux sont admissibles à une allocation allant jusqu'à 31 500 $ par année.

  • Les coûts du recrutement du personnel de recherche, p. ex. les avis d'offre d'emploi et les frais de déplacement des candidats, etc.
  • Les sommes versées aux sujets de recherche (p. ex. un incitatif modeste à la participation) lorsque cela est acceptable du point de vue éthique.

Contrats, services techniques et professionnels

  • Services informatiques : Tous les services informatiques pour lesquels les chercheurs doivent payer des frais d'usagers sont des dépenses admissibles. Le CRSH s'attend que les universités offrent des tarifs préférentiels aux chercheurs.
  • Consultants : Le CRSH s'attend que les détenteurs de subvention aient toutes les compétences et l'expérience voulues pour mener à bien les programmes ou les projets de recherche pour lesquels ils reçoivent des fonds ou à ce qu'ils s'assurent la collaboration de leurs collègues dans le cadre d'un échange de collaboration savante. Le budget présenté peut comprendre les honoraires de consultants uniquement si on peut démontrer dans la demande que l'expertise de ces consultants est nécessaire à la résolution de problèmes de nature très technique.
  • L'élimination sécuritaire des résidus.
  • Le coût de la sous-traitance.
  • Les coûts associés à la formation du personnel aux nouvelles techniques requises pour mener à bien la recherche.

Diffusion des résultats

Parmi les dépenses admissibles, on compte :

  • la mise en circulation des résultats au moyen des médias traditionnels, de vidéos, de CD ROM, etc.;
  • les déplacements pour assister à des conférences savantes;
  • la traduction;
  • la tenue d'un atelier directement relié à la recherche subventionnée par le CRSH (le prix des repas et goûters des participants peut figurer au budget, mais non celui de boissons alcoolisées);
  • les préparatifs afférents à la publication (p. ex. une copie prête à la reproduction, la préparation ou l'achat d'illustrations, de figures, de cartes géographiques, de dessins et de photographies);
  • dans le cas d'activités de recherche menant à la publication d'une œuvre savante : les frais de déplacement et de séjour des membres du comité de rédaction;
  • le traitement de données brutes pour les rendre accessibles à d'autres chercheurs;
  • le coût d'expédition des données, des rapports ou des publications aux collectivités où les activités de recherche ont eu lieu (au Canada ou à l'étranger);
  • l'élaboration d'un contenu pour le Web, y compris les coûts d'entretien d'un site Web.

Équipement et fournitures

Tous les articles achetés grâce à l'appui financier du CRSH appartiennent à l'université ou à l'organisme qui administre la subvention. Tous les articles durables (y compris les livres et les documents de recherche) doivent figurer officiellement à l'inventaire de l'université ou de l'organisme.

  • Matériel et logiciels informatiques : L'achat ou la location d'ordinateurs ainsi que de matériel et de logiciels connexes sont admissibles uniquement si l'établissement ne met pas de tels appareils et articles à votre disposition.
  • Autre équipement durable : L'achat ou la location d'équipement tel que les lectrices de microfilms, les magnétophones, les appareils-photos, les appareils vidéo, les véhicules utilisés sur le terrain, ainsi que le matériel et les accessoires de laboratoire sont admissibles uniquement si l'établissement ne met pas de tels appareils et articles à votre disposition.
  • Autres articles : Les articles suivants peuvent figurer au budget uniquement s'ils sont reliés directement à la recherche : les fournitures à usage unique (le papier, les enveloppes, etc.), les timbres, les appels téléphoniques, les cartes, les bandes vidéo, les livres, la documentation, les microfilms et les documents reproduits.
  • Les dépenses engagées pour assurer la sécurité pendant le travail sur le terrain, p. ex. les dispositifs de protection, les vaccins, etc.
  • Les frais mensuels d'utilisation d'Internet à partir du lieu de travail ou du domicile.

Matériel et fournitures (pendant les congés sabbatiques ou les congés autorisés)

  • Les coûts de location d'un véhicule nécessaire pendant le travail sur le terrain (l'autorisation préalable de l'établissement est requise); le véhicule doit être immatriculé et assuré pendant le congé sabbatique.
  • Les coûts de transport du matériel de recherche entre le lieu de travail et le lieu du congé sabbatique.

Frais de déplacement et de séjour

Les frais de déplacement et les frais de séjour connexes sont admissibles uniquement si les sources de données ou de renseignements essentiels aux activités de recherche ne sont pas à proximité ni du lieu où vous êtes domicilié ni de celui où vous travaillez ou si vous devez vous déplacer pour diffuser les résultats de la recherche.

Les frais de déplacement et de séjour des collaborateurs, canadiens ou étrangers, peuvent être inclus dans le budget uniquement si le but de leur visite est de planifier la recherche, d'échanger des renseignements ou de diffuser les résultats de la recherche.

Les frais de déplacement et de séjour pour la recherche et les étudiants-assistants sont admissibles s'ils sont indispensables à la recherche.

Ces frais doivent respecter les taux habituels ou les politiques en vigueur à votre établissement. Si aucune ligne directrice n'existe à cet effet à votre établissement, les lignes directrices du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada s'appliquent. Vous pouvez obtenir ces lignes directrices auprès du CRSH.

  • Déplacements : Vous pouvez réclamer les frais des déplacements en avion, à condition d'obtenir le meilleur tarif disponible, ce dernier ne devant pas dépasser l'équivalent du plein tarif en classe économique. Vous pouvez inclure les frais de séjour pour les jours additionnels que vous devrez passer pour bénéficier du tarif économique, pourvu que le coût total du billet et de la prolongation du séjour demeure inférieur au plein tarif en classe économique. Si un surclassement est nécessaire pour des raisons médicales ou autres, vous devez en obtenir le remboursement ailleurs, par exemple auprès de votre régime d'assurance médicale. La location ou l'indemnité pour l'usage d'une voiture ne sont admissibles que si l'usage d'une voiture est indispensable. Les déplacements locaux pour se rendre au lieu de travail ou en revenir ne peuvent pas être payés à partir d'un compte de subvention du CRSH.
  • Séjour : Les frais de séjour doivent se justifier par des besoins reliés à la recherche et ne peuvent être réclamés que pour le temps passé à l'extérieur de votre domicile. Les frais de séjour ne peuvent être réclamés que dans le cas d'une ou de plusieurs nuits passées à l'extérieur et ne peuvent dépasser 125 jours par personne par année.

Autres types de dépenses de déplacement admissibles

Les dépenses pour les soins ou la garde d'un enfant pendant qu'une mère qui allaite ou un chef de famille monoparentale est en voyage. Les coûts admissibles pour un chef de famille monoparentale se limitent à la garde de nuit d'un enfant pendant les déplacements.

Pendant les congés sabbatiques ou les congés autorisés : Les frais de déplacement engagés pour assister à une conférence pendant un congé sabbatique.

Activités de réseautage

Dans le cas des subventions de recherche stratégique et des subventions d'initiatives conjointes, le CRSH permet de régler les coûts relatifs au réseautage à partir de la subvention. Ces dépenses peuvent comprendre des frais de déplacement et de séjour, l'achat d'un télécopieur ou d'un autre moyen de télécommunications, les services de coordonnateurs de réseau, les frais de réception (à l'exception des boissons alcoolisées) à l'occasion de réunions ou d'ateliers de recherche, etc.

Dois-je produire les reçus pour toutes les dépenses payées à même la subvention?

Les détenteurs de subvention du CRSH doivent fournir des pièces à l'appui de leurs dépenses, y compris des dépenses internes et des dépenses partagées. Ces pièces justificatives consistent en reçus originaux et en états de dépenses dans le contexte du programme de recherche. Les documents soumis doivent être conformes aux lignes directrices de l'université.

Dans le cas des dépenses internes et des dépenses partagées, le montant porté au compte de la subvention, la description de la méthode de calcul appliquée et du bien ou du service obtenu doivent figurer sur les pièces justificatives.

Dépenses relatives à des déplacements

Chaque voyageur qui souhaite porter ses dépenses au compte de la subvention du CRSH doit préparer une demande de remboursement pour chacun de ses déplacements. Dans le cas des voyageurs autres que le détenteur de la subvention, il faut préciser l'affiliation des voyageurs au groupe de recherche du détenteur.

La demande de remboursement doit être signée par le directeur du département ou le doyen afin d'attester de la pertinence du déplacement pour la recherche subventionnée. Dans la plupart des universités, le bureau des finances ou le bureau des ressources humaines est chargé de recueillir et de conserver la documentation relative aux dépenses admissibles.

Vous devez inclure dans votre réclamation les renseignements suivants :

  • l'objet du voyage;
  • les dates et les destinations (les personnes et les organismes visités);
  • les documents officiels précisant les dates des conférences et des ateliers;
  • le détail des allocations journalières pour des dépenses relatives à ces visites;
  • le détail de tout véhicule utilisé;
  • les reçus originaux, comme les factures d'hôtel, les contrats de location de voiture, etc. (les reçus et les relevés de carte de crédit ne sont pas acceptés);
  • la signature du requérant par laquelle il certifie que les dépenses inscrites sur la réclamation sont conformes aux fins pour lesquelles la subvention a été attribuée, qu'elles n'ont pas été remboursées par d'autres sources et que les remboursements obtenus d'autres sources seront divulgués à l'université.

Billets d'avion

Les reçus originaux des billets d'avion doivent accompagner la réclamation du détenteur de la subvention. Les cartes d'embarquement ne sont pas acceptées à la place des reçus, sauf dans le cas des billets d'avion électroniques.

Rémunération et avantages sociaux du personnel

Vous devez fournir les dossiers d'emploi signés dans lesquels figurent le nom des employés, leur catégorie, leur salaire, leur période d'emploi et une description de tout avantage social payé à même la subvention.

Équipement

Vous devez fournir les factures originales sur lesquelles sont décrits les articles que vous avez achetés et le prix que vous avez payé.

À qui appartient l'équipement acheté grâce à la subvention du CRSH?

L'équipement acheté grâce à la subvention du CRSH vous appartient pendant la durée de la subvention. Une fois la période de validité de la subvention terminée, l'équipement devient la propriété de votre établissement. Si vous transférez votre subvention dans un nouvel établissement, l'équipement acheté grâce à la subvention du CRSH demeure votre propriété pour la durée de la subvention. Après, il devient la propriété de votre nouvel établissement à la fin de votre subvention.

Quelles sont les dépenses non admissibles?

Toutes les dépenses qui ne visent pas des activités de recherche expressément nécessaires à la réalisation des objectifs de recherche du programme ou du projet sont considérées non admissibles. Vous trouverez ci-dessous une liste d'exemples de dépenses non admissibles :

  1. la recherche conduisant à un diplôme pour le candidat ou le cochercheur;
  2. les frais relatifs à l'éducation tels que la soutenance et la publication d'une thèse, les frais de scolarité et les frais de cours, etc.;
  3. les frais de recherche des partenaires stratégiques;
  4. les frais de recherche des collaborateurs (Remarque : Certains frais de déplacement peuvent être admissibles; voir la rubrique Frais de déplacement et de séjour );
  5. les frais de recherche associés à un travail qu'un chercheur effectue à titre d'entrepreneur pour le compte d'une entreprise ou d'un organisme, public ou privé, à l'exception des travaux commandés par un éditeur non gouvernemental;
  6. les activités qui ne comportent aucun élément important de recherche (p. ex. un sondage de l'opinion publique non accompagné d'analyses qui produiraient de nouvelles connaissances; un résumé de la documentation; la préparation de propositions de recherche; des projets qui résument les résultats d'autres chercheurs). Ce critère ne s’applique pas aux subventions de développement attribuées aux candidats dont la lettre d’intention a été retenue dans le cadre de programme comme celui des Alliances de recherche université-communautés (ARUC);
  7. les honoraires pour la consultation de collègues ou pour leur contribution à la recherche;
  8. les fonds de prévoyance;
  9. les coûts indirects (comme l'assurance médicale) ou les frais généraux;
  10. l'achat ou la location de matériel de bureau ordinaire tel que des bureaux, des chaises, des classeurs, des photocopieuses, des télécopieurs et des répondeurs automatiques (Remarque : Certains appareils représentent une dépense admissible – voir la rubrique Activités de réseautage );
  11. les taxes de vente, lorsque s'applique une exemption ou une réduction;
  12. les frais de garde d'enfants – voir la rubrique Autres types de dépenses de déplacement admissibles );
  13. les frais de cotisation aux associations professionnelles;
  14. la formation ou le perfectionnement professionnel, y compris les cours d'informatique ou de langues;
  15. la préparation de documents pédagogiques;
  16. l'élaboration d'un programme d'études – p. ex. la préparation de documents pédagogiques, d'un plan de cours etc., conçus pour un programme d'enseignement (à moins qu'il n'ait une importance théorique démontrable ou qu'il ne fasse partie d'un programme ou d'un projet de recherche);
  17. le simple fait de recueillir ou de colliger des renseignements (par opposition à une analyse visant à répondre à une question de recherche ou à vérifier une hypothèse);
  18. les frais de divertissement;
  19. les frais de réception;
  20. l'acquisition de terrains;
  21. les indemnités de cessation d'emploi;
  22. les frais généraux d'un département. Bien que des chercheurs puissent utiliser des fonds de leur subvention pour partager le coût de dépenses communes, le coût de ces dépenses communes doit être proportionnel aux avantages obtenus. La subvention ne peut pas servir à couvrir le coût de dépenses partagées qui n'apportent aucun avantage aux chercheurs;
  23. les frais ou les coûts d'administration ou de gestion;
  24. les passeports et les frais d'immigration;
  25. les frais mensuels du service téléphonique de base ou de location de téléphones;
  26. le branchement ou l'installation de lignes téléphoniques ou autres;
  27. la messagerie vocale et la location ou l'achat de téléphones cellulaires;
  28. les services d'acquisition de livres, d'ordinateurs ou d'autre information fournis à tous les membres d'un établissement;
  29. tout salaire ou tous frais de consultation versés à une personne qui serait admissible à une subvention;
  30. pendant les congés sabbatiques ou les congés autorisés :

    • les frais de déplacement du personnel de recherche entre le lieu du congé sabbatique ou congé autorisé et l'établissement, à des fins scolaires ou de supervision;
    • les frais de déplacement pendant un congé sabbatique vers l'établissement, à des fins de supervision;
    • les frais de subsistance pendant un congé sabbatique.

Remarque : Cette liste n'est pas exhaustive. Si vous avez des doutes quant à l'admissibilité de certaines dépenses, veuillez communiquer avec un agent universitaire de la recherche ou le service des finances de votre université pour obtenir des éclaircissements. Si votre université ne peut répondre à votre question, votre agent universitaire de la recherche communiquera avec le CRSH pour obtenir des précisions.


À la fin de la subvention

Quels rapports devrai-je soumettre?

Consultez la section Dates à retenir .

Le service des finances de mon université peut-il soumettre les états de dépenses en version électronique?

Le CRSH accepte les états informatisés pourvu qu'ils soient présentés selon le modèle du formulaire adopté par les trois Conseils.

Pourrais-je obtenir d'autres fonds pour ma recherche?

Le CRSH ne prend aucun engagement de soutien financier au-delà de la durée de la subvention. Pour demander des fonds supplémentaires afin de poursuivre ou de terminer un programme ou un projet de recherche, vous devez déposer une nouvelle demande.

À la diffusion des résultats de ma recherche, dois-je mentionner l'aide que j'ai reçue du CRSH?

Il est important que les contribuables canadiens sachent comment leurs impôts sont dépensés. Par conséquent, le CRSH demande que vous, en tant que bénéficiaire de fonds du gouvernement canadien, mentionniez l'aide reçue du Conseil de recherches en sciences humaines dans chaque document d'atelier ou de colloque, publication et reportage médiatique sur les activités financées grâce à une de ses subventions.

Veuillez consulter la Politique du CRSH sur l'archivage des données de recherche ainsi que les normes graphiques pour l'utilisation du « logo » du CRSH.


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Politiques

Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche
Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains
Politique de non-discrimination du CRSH


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Pour nous joindre

Pour obtenir de plus amples renseignements sur votre subvention, veuillez communiquer avec un agent de la section Administration des octrois de la Division des finances du CRSH par téléphone au 613-995-2694 ou par courriel à awdad@sshrc-crsh.gc.ca.

Vous pouvez également écrire à l'adresse suivante :

Conseil de recherches en sciences humaines
350, rue Albert
C.P. 1610
Ottawa (Ontario)  K1P 6G4

Télécopieur : 613-996-0458