Guide des détenteurs de subvention
Subventions stratégiques et Initiatives conjointes
Cette section présente les règlements régissant les catégories de subventions suivantes : thèmes stratégiques et initiatives conjointes.
Les règlements particuliers pour les programmes des Thèmes
stratégiques et des Initiatives conjointes sont expliqués
dans la description de ces programmes et dans votre avis d'attribution.
Dates à retenir
Conditions de base
Administration financière
À la fin de la subvention
Politiques
Pour nous joindre
Dates à retenir
Dates à retenir
Programme
|
Date de début
|
Évaluation d'étape* |
État
annuel des dépenses
|
État
final des dépenses
|
Rapport final de recherche
|
Subventions stratégiques et Initiatives conjointes
|
Peut varier
|
s. o.
|
30 juin
|
30 juin suivant la fin de la période de prolongation
|
Au plus tard six mois après la fin de la période
de validité de la subvention ou après la fin de la période de prolongation,
le cas échéant
|
Réseaux stratégiques de connaissances
|
Mars 2007
|
Troisième année
|
30 juin
|
suivant la fin de la période de prolongation
|
Au plus tard six mois après la fin de la période
de validité de la subvention ou après la fin de la période de prolongation,
le cas échéant
|
*
à une évaluation d'étape approfondie effectuée du mérite. Le CRSH vous indiquera à l’avance les renseignements que vous devrez fournir pour cette évaluation.
Réseaux stratégiques de connaissances
Programme |
Date de début
|
Rapport de la première années
|
Évaluation d'étape*
|
Rapport d’étape annuel
|
État
annuel des dépense
|
État
final des dépenses
|
Rapport final de recherche
|
Réseaux stratégiques de connaissances
|
Mars 2007
|
Fin de la première année
|
Troisième année
|
Fin de chaque année
|
30 juin
|
30 juin suivant la fin de la période de prolongation
|
Au plus tard six mois après la fin de la période
de validité de la subvention ou après la fin de la période de prolongation, le cas échéant
|
*Toute subvention de plus de trois ans est assujettie à une évaluation d'étape approfondie effectuée du mérite. Le CRSH vous indiquera à l’avance les renseignements que vous devrez fournir pour cette évaluation.
Conditions de base
Quelle est la période de validité?
Le CRSH accorde ces subventions pour des périodes de un à
cinq ans, selon le programme. La période de validité de
votre subvention est indiquée sur votre avis d'attribution.
Puis-je utiliser les fonds de ma subvention après la fin de la
période de validité indiquée sur mon avis d'attribution?
Les détenteurs d'une subvention de recherche stratégique ont droit à une prolongation automatique
d'un an pour utiliser les sommes non dépensées à
la fin de la période de validité de leur subvention. La
prolongation automatique d'un an d'une subvention n'est pas considérée
comme une subvention; le détenteur peut donc présenter une autre
demande et obtenir une nouvelle subvention durant l'année de prolongation.
Dans le cas d'une initiative conjointe ou d'une initiative de développement
de la recherche, si la durée initiale de la subvention doit être prolongée,
vous devez déposer une demande écrite auprès du CRSH
avant la fin de la période de validité de la subvention,
en expliquant brièvement les raisons pour lesquelles une prolongation
est nécessaire et en proposant une nouvelle date de fin de validité.
Les agents du CRSH examineront les demandes de prolongation, en tenant
compte des circonstances particulières de chacune.
Puis-je changer mes priorités budgétaires?
Vous pouvez remanier les plans et les calendriers de recherche et changer
la façon dont vous souhaitez dépenser la subvention (à
l'exception des fonds de l'allocation de dégagement pour la recherche
)
sans demander l'approbation du CRSH, tant que les fonds sont utilisés
pour réaliser l'objectif général pour lequel ils
ont été attribuées à l'origine et que les conditions
de la subvention et les exigences pertinentes du programme sont respectées.
Les changements importants d'objectifs de recherche nécessitent
l'approbation écrite et préalable du CRSH. L'allocation
de dégagement pour la recherche (ADR) ne peut pas être réaffectée
à des dépenses de recherche, et les fonds de recherche ne
peuvent pas non plus être affectés à une ADR, qui
n'a pas été attribuée.
Que se produit-il si je change de pays ou d'établissement?
Si vous déménagez, vous pouvez transférer votre
subvention dans une autre université canadienne à condition
que les deux établissements soient d'accord. Vous devez faire connaître
à la Division des finances du CRSH votre intention de transférer
votre subvention et veiller à lui faire parvenir :
-
une lettre de la nouvelle université confirmant qu'elle est
disposée à accepter et à administrer le solde
de la subvention conformément aux conditions du CRSH (vous
devez faire parvenir l'original de cette confirmation au CRSH et une
copie à votre ancienne université);
-
un état des dépenses (signé par vous) émanant
de votre ancienne université et adressé à la
nouvelle université, faisant état des dépenses
et du solde de la subvention à la date du transfert, de même
qu'une confirmation du transfert effectif du solde de la subvention;
-
la confirmation de la nouvelle université qu'elle a bien reçu
le solde de la subvention indiqué dans l'état des dépenses
(avec une copie à l'ancienne université);
-
des copies de tout autre élément de correspondance
ayant trait au transfert de la subvention.
Si vous transférez votre subvention dans une nouvelle université,
l'équipement acheté grâce à la subvention du
CRSH doit vous accompagner et devient la propriété de la
nouvelle université à la fin de votre subvention.
Si vous changez de pays avant la fin d'un programme ou d'un projet de
recherche pour lequel vous avez reçu une subvention du CRSH :
-
toute subvention individuelle dont vous être le détenteur
vient à expiration, à moins que le sujet du projet de
recherche ne touche le Canada;
- toute subvention collective versée à une équipe
de recherche dont vous êtes le chercheur principal peut continuer
d'être versée si elle est transférée à
un cochercheur admissible, sous réserve de l'approbation du CRSH.
Les renseignements que je fournis restent-ils confidentiels?
Le CRSH fait parvenir les résultats des concours aux administrateurs
universitaires de la recherche. En soumettant leur demande par l'entremise
de leur université, les membres du corps professoral consentent
implicitement à ce que les résultats des concours soient
divulgués à leur université. Les administrateurs
universitaires de la recherche et leur personnel doivent s'assurer que
ces résultats ne sont communiqués qu'aux candidats et aux
personnes qui participent directement à l'administration des programmes
de subventions.
Le CRSH s'attend que les universités conservent les documents
en lieu sûr et qu'elles n'utilisent ni ne divulguent les renseignements
à d'autres fins. Lorsque les documents ne sont plus nécessaires,
les universités doivent les détruire rapidement et de façon
sécuritaire.
Quelles conditions sont rattachées à une subvention?
Votre subvention peut avoir des conditions particulières. Par
exemple, si vous n'avez pas soumis l'état des dépenses ou
le rapport final de recherche de votre subvention précédente,
les versements de votre nouvelle subvention seront suspendus jusqu'à
ce que vous les soumettiez. Votre avis d'attribution explique en détail
quel rapport manque pour quelle subvention. Aucuns fonds ne seront débloqués
tant que toutes les conditions ne seront respectées.
Dans le cas des détenteurs d'une subvention stratégique, si le CRSH n'a pas reçu votre rapport
final de recherche au plus tard six mois après la prolongation
automatique, le second versement de toute subvention que vous avez reçue
entre-temps sera bloqué. De plus, vous ne serez pas autorisé
à soumettre une autre demande tant que vous n'avez pas soumis tous
ces rapports.
Administration financière
Comment les subventions sont-elles versées?
La subvention est envoyée directement à l'administrateur
de la recherche ou à l'agent des finances de votre université
pour être déposée, en votre nom, dans un compte de
subvention du Conseil de recherches en sciences humaines. Ainsi, le service
de la recherche ou des finances de l'université peut vous libérer
de la plus grande partie des tâches reliées à l'administration
de la subvention en assurant la garde des fonds, en versant les salaires,
en réglant les autres dépenses autorisées par vous
ou votre représentant désigné et en vous soumettant,
ainsi qu'au CRSH, des rapports périodiques sur le compte de la
subvention.
L'université ne peut pas dépenser les fonds en votre nom
tant que vous n'avez pas répondu à toutes les conditions
s'appliquant à votre subvention, par exemple le respect des lignes
directrices relatives à l'éthique.
Qui peut autoriser les dépenses à partir de mon compte
de subvention?
À titre de candidat ou de chercheur principal, vous devez autoriser
toutes les dépenses à acquitter à partir de votre
compte de subvention en certifiant que ces dépenses sont essentielles
à l'exercice de l'activité appuyée par la subvention.
Personne d'autre ne peut engager ni autoriser des dépenses à
partir du compte de la subvention du CRSH sans votre autorisation écrite,
qui doit être fournie au service des finances de votre université.
L'université (ou votre organisme) est chargée d'administrer
la subvention conformément aux lignes directrices du CRSH et peut
refuser de débloquer des fonds pour une dépense que vous
avez proposée ou autorisée lorsque les règlements
du CRSH ou les politiques de l'université ne sont pas respectés.
Les méthodes d'administration, de gestion du personnel et de comptabilité
doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques
de votre université.
Si vous ne respectez pas les règlements énoncés
dans le présent guide, le CRSH peut bloquer ou fermer votre compte
de subvention ou tous les comptes de subventions du CRSH administrés
par votre université. Si vous autorisez le paiement de frais non
admissibles à partir de votre subvention du CRSH, vous devrez remettre
ces fonds dans le compte de la subvention ou les restituer au CRSH. Les
cas d'usage frauduleux des fonds du CRSH seront confiés aux autorités
compétentes.
Qui doit signer les documents?
Les états de dépenses doivent être signés
par le détenteur de la subvention et l'agent des finances de son université,
lequel peut choisir de signer individuellement chaque état de dépenses
ou joindre une note signée lorsqu'il les envoie regroupés
au CRSH.
Les pièces justificatives et les factures internes doivent être
signées par le détenteur de la subvention ou son représentant
désigné. Si les dépenses sont portées au compte
du département et qu'une écriture comptable interne est
utilisée pour transférer plus tard les dépenses au
compte de subvention du CRSH approprié, les détails des
dépenses doivent être inclus dans l'écriture comptable.
Les dépenses que j'effectue à partir de ma subvention
sont-elles vérifiées par le CRSH?
Des agents de la section des examens et des enquêtes de la Division
des finances du CRSH visitent les universités chaque année
afin :
-
d'évaluer si les chercheurs bénéficient de l'appui
et des outils nécessaires pour administrer efficacement leurs
subventions;
-
de vérifier les politiques, contrôles et systèmes
en place relatifs à l'administration des subventions pour s'assurer
que les politiques et les règlements du CRSH sont respectés
et que les fonds de recherche sont bien administrés;
-
de s'assurer que les dépenses financées à même
les subventions sont conformes aux politiques, aux règlements
et aux lignes directrices du CRSH et aux fins pour lesquelles elles
sont prévues;
-
de partager et de diffuser de l'information sur les lignes directrices
et les attentes en matière d'imputabilité et d'intégrité
financières et scientifiques.
Vous devez conserver des relevés et des registres complets de
toutes les sommes reçues et de toutes les dépenses effectuées,
y compris les pièces justificatives, pendant les deux années
qui suivent la fin de la subvention. Le CRSH ou ses fondés de pouvoir
doivent, sur demande, avoir accès à ces relevés et
à ces registres pour les examiner.
Puis-je reporter le solde de ma subvention d'une année à
l'autre?
Dans le cas des subventions pluriannuelles, si les fonds attribués
pour une année ne sont pas entièrement utilisés au
cours de l'année, ils peuvent être reportés à
la prochaine année financière de la subvention.
Puis-je reporter le solde d'une subvention qui se termine dans le compte
d'une nouvelle subvention?
Le solde d'une subvention ne peut pas être transféré
dans le compte d'une nouvelle subvention. Cependant, le CRSH permettra
à l'université de garder les sommes non dépensées
à certaines conditions déterminées par sa Division
des finances. Ces fonds pourront être transférés à
un fonds général de recherche. Ce compte spécial
du CRSH sera détenu en fiducie par le recteur et servira aux fins
générales de l'amélioration de la qualité
de la recherche en sciences humaines, conformément aux politiques
du CRSH relatives à l'utilisation des fonds.
Puis-je transférer des fonds d'une subvention du CRSH à
un autre compte?
Non, à une exception près : vous pouvez transférer
des fonds d'un compte de subvention dans un établissement à
un compte de subvention du CRSH dans un autre établissement canadien
admissible. Si vous désirez le faire, demandez à votre ancienne
université de faire parvenir les documents suivants à la
Division des finances du CRSH :
- votre avis dûment signé dans lequel vous indiquez la
date de votre départ;
- un état des dépenses signé, émanant de
votre ancienne université et faisant état des dépenses
et du solde de la subvention à la date du transfert;
- le formulaire 303, Changement
d'établissement, rempli.
De plus, la Division des finances exige une lettre signée par
l'agent universitaire de la recherche de la nouvelle université
et le doyen de la faculté concernée ou le directeur du département
visé. Dans cette lettre, la date de votre nomination et votre statut
au sein de l'université doivent être indiqués. Par
cette lettre, l'université confirme également que vous avez
satisfait à toutes les exigences en matière de recherche
avec des animaux, des êtres humains ou des matières dangereuses.
Quelles dépenses puis-je effectuer à
partir de ma subvention?
Vous ne pouvez effectuer, à partir de votre subvention, que les
dépenses reliées directement à la réalisation
des objectifs pour lesquels la subvention a été attribuée.
En règle générale :
-
subventions de développement associées à une
demande soumise en deux étapes : les dépenses admissibles
se limitent aux déplacements, aux ateliers, aux réunions,
aux services de secrétaires et aux activités de communication
et de diffusion;
-
les subventions de recherche stratégique ont pour but d'aider
à couvrir les coûts directs des activités de recherche
et de communication de cette recherche, y compris les salaires et
les indemnités des étudiants et des assistants, l'aide
à la préparation et à la production d'une édition
savante, les services de secrétaires et de commis, les frais
de déplacement et de séjour, les consultations d'ordre
technique, les fournitures et le matériel de recherche, et
la diffusion des résultats de recherche. (Les allocations de
dégagement pour la recherche [ADR] sont utilisées uniquement
pour couvrir le détachement d'un membre de l'équipe
de recherche de ses fonctions d'enseignement pendant la période
de validité de la subvention.)
Plus précisément, les types de dépenses suivantes
peuvent être engagées dans chaque catégorie :
Toute personne rémunérée à même une
subvention du CRSH doit être un citoyen canadien, un résident
permanent ou le détenteur d'un visa d'emploi valide émis
par le gouvernement du Canada, à moins que la recherche n'exige
qu'on embauche des personnes à l'étranger. Les personnes
employées au Canada qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents
permanents doivent respecter les règlements fédéraux
en matière d'emploi. C'est l'université ou l'organisme
hôte, à titre d'employeur, qui doit veiller au respect
de ces conditions.
- Le personnel de recherche et le personnel de soutien :
La subvention peut couvrir le salaire et les avantages sociaux prévus
par le gouvernement fédéral, les provinces et l'établissement
et versés pour le travail accompli par le personnel de recherche,
les employés de soutien et les autres employés (c.-à-d.
le personnel administratif, les étudiants embauchés
l'été, les associés de recherche et les techniciens).
Par avantages sociaux de l'établissement, on entend généralement
l'assurance invalidité de courte et de longue durée,
l'assurance vie, le régime de retraite, les soins médicaux,
oculaires et dentaires ainsi que le congé de maternité.
Remarque : Le CRSH se reporte aux règlements sur
les salaires de l'Agence des douanes et du revenu du Canada.
-
Assistants de recherche étrangers : Si votre programme
de recherche nécessite que vous effectuiez de la recherche
à l'étranger, vous pouvez embaucher des assistants
de recherche étrangers, à condition que leur contribution
soit essentielle à la réalisation de vos travaux.
-
Les détenteurs de bourse de doctorat du CRSH : Les
détenteurs de bourse de doctorat du CRSH peuvent accepter des assistanats
de recherche ou d'enseignement. Les politiques de l'université
à cet égard déterminent le nombre d'heures
de travail permis.
- Parents : On peut retenir les services de parents pourvu
qu'ils aient les compétences voulues et qu'on respecte tous
les règlements de l'université ainsi que ses politiques
relatives à l'embauche.
-
Allocations de dégagement pour
la recherche (ADR) : Dans les cas où une ADR a été
attribuée, la somme correspondante du CRSH est comprise dans
la subvention.
Pourvu que les fonds que l'université et le CRSH consacrent
aux ADR soient utilisés pour couvrir le détachement
d'un membre de l'équipe de recherche de ses fonctions d'enseignement
pendant la période de validité de la subvention, il
n'est pas nécessaire d'assigner ces fonds tel que décrit
dans la demande initiale. L'ADR peut servir à couvrir les coûts
de remplacement réels du chercheur principal ou des cochercheurs
mentionnés dans la demande.
- Indemnités pour les étudiants : Un étudiant
ne peut pas
recevoir une indemnité s'il reçoit déjà
une bourse de
doctorat ou une bourse postdoctorale de CRSH. Les
détenteurs de bourse d'indemnités du CRSH
peuvent toutefois accepter des assistanats de recherche
ou d'enseignement d'autres sources.
L'octroi d'une indemnité pour étudiant doit respecter
les objectifs du programme ou du projet de recherche. Le travail
effectué par l'étudiant doit faire partie du programme
de recherche du détenteur de la subvention.
Les étudiants à la maîtrise peuvent recevoir une allocation allant
jusqu'à 12 000 $ par année, les étudiants au doctorat peuvent recevoir
une allocation allant jusqu'à 15 000 $ par année et les stagiaires
postdoctoraux sont admissibles à une allocation allant jusqu'à 31 500 $ par année.
-
Les coûts du recrutement du personnel de recherche, p. ex.
les avis d'offre d'emploi et les frais de déplacement des
candidats, etc.
-
Les sommes versées aux sujets de recherche (p. ex.
un incitatif modeste à la participation) lorsque cela est
acceptable du point de vue éthique.
Contrats, services techniques et professionnels
-
Services informatiques : Tous les services informatiques
pour lesquels les chercheurs doivent payer des frais d'usagers sont
des dépenses admissibles. Le CRSH s'attend que les universités
offrent des tarifs préférentiels aux chercheurs.
-
Consultants : Le CRSH s'attend que les détenteurs de
subvention aient toutes les compétences et l'expérience
voulues pour mener à bien les programmes ou les projets de
recherche pour lesquels ils reçoivent des fonds ou à
ce qu'ils s'assurent la collaboration de leurs collègues
dans le cadre d'un échange de collaboration savante. Le budget
présenté peut comprendre les honoraires de consultants
uniquement si on peut démontrer dans la demande que l'expertise
de ces consultants est nécessaire à la résolution
de problèmes de nature très technique.
-
L'élimination sécuritaire des résidus.
-
Le coût de la sous-traitance.
-
Les coûts associés à la formation du personnel
aux nouvelles techniques requises pour mener à bien la recherche.
Diffusion des résultats
Parmi les dépenses admissibles, on compte :
- la mise en circulation des résultats au moyen des médias
traditionnels, de vidéos, de CD ROM, etc.;
- les déplacements pour assister à des conférences
savantes;
- la traduction;
- la tenue d'un atelier directement relié à la recherche
subventionnée par le CRSH (le prix des repas et goûters
des participants peut figurer au budget, mais non celui de boissons
alcoolisées);
- les préparatifs afférents à la publication
(p. ex. une copie prête à la reproduction, la préparation
ou l'achat d'illustrations, de figures, de cartes géographiques,
de dessins et de photographies);
- dans le cas d'activités de recherche menant à la
publication d'une uvre savante : les frais de déplacement
et de séjour des membres du comité de rédaction;
- le traitement de données brutes pour les rendre accessibles
à d'autres chercheurs;
- le coût d'expédition des données, des rapports
ou des publications aux collectivités où les activités
de recherche ont eu lieu (au Canada ou à l'étranger);
- l'élaboration d'un contenu pour le Web, y compris les coûts
d'entretien d'un site Web.
Équipement et fournitures
Tous les articles achetés grâce à l'appui financier
du CRSH appartiennent à l'université ou à l'organisme
qui administre la subvention. Tous les articles durables (y compris
les livres et les documents de recherche) doivent figurer officiellement
à l'inventaire de l'université ou de l'organisme.
- Matériel et logiciels informatiques : L'achat
ou la location d'ordinateurs ainsi que de matériel et de
logiciels connexes sont admissibles uniquement si l'établissement
ne met pas de tels appareils et articles à votre disposition.
- Autre équipement durable : L'achat ou la location
d'équipement tel que les lectrices de microfilms, les magnétophones,
les appareils-photos, les appareils vidéo, les véhicules
utilisés sur le terrain, ainsi que le matériel et
les accessoires de laboratoire sont admissibles uniquement si l'établissement
ne met pas de tels appareils et articles à votre disposition.
- Autres articles : Les articles suivants peuvent figurer
au budget uniquement s'ils sont reliés directement à
la recherche : les fournitures à usage unique (le papier,
les enveloppes, etc.), les timbres, les appels téléphoniques,
les cartes, les bandes vidéo, les livres, la documentation,
les microfilms et les documents reproduits.
- Les dépenses engagées pour assurer la sécurité
pendant le travail sur le terrain, p. ex. les dispositifs
de protection, les vaccins, etc.
- Les frais mensuels d'utilisation d'Internet à partir du
lieu de travail ou du domicile.
Matériel et fournitures (pendant les congés sabbatiques
ou les congés autorisés)
- Les coûts de location d'un véhicule nécessaire
pendant le travail sur le terrain (l'autorisation préalable
de l'établissement est requise); le véhicule doit
être immatriculé et assuré pendant le congé
sabbatique.
- Les coûts de transport du matériel de recherche entre
le lieu de travail et le lieu du congé sabbatique.
Frais de déplacement et de séjour
Les frais de déplacement et les frais de séjour connexes
sont admissibles uniquement si les sources de données ou de renseignements
essentiels aux activités de recherche ne sont pas à proximité
ni du lieu où vous êtes domicilié ni de celui où
vous travaillez ou si vous devez vous déplacer pour diffuser
les résultats de la recherche.
Les frais de déplacement et de séjour des collaborateurs,
canadiens ou étrangers, peuvent être inclus dans le budget
uniquement si le but de leur visite est de planifier la recherche, d'échanger
des renseignements ou de diffuser les résultats de la recherche.
Les frais de déplacement et de séjour pour la recherche
et les étudiants-assistants sont admissibles s'ils sont indispensables
à la recherche.
Ces frais doivent respecter les taux habituels ou les politiques en
vigueur à votre établissement. Si aucune ligne directrice
n'existe à cet effet à votre établissement, les
lignes directrices du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada
s'appliquent. Vous pouvez obtenir ces lignes directrices auprès
du CRSH.
- Déplacements : Vous pouvez réclamer les
frais des déplacements en avion, à condition d'obtenir
le meilleur tarif disponible, ce dernier ne devant pas dépasser
l'équivalent du plein tarif en classe économique.
Vous pouvez inclure les frais de séjour pour les jours additionnels
que vous devrez passer pour bénéficier du tarif économique,
pourvu que le coût total du billet et de la prolongation du
séjour demeure inférieur au plein tarif en classe
économique. Si un surclassement est nécessaire pour
des raisons médicales ou autres, vous devez en obtenir le
remboursement ailleurs, par exemple auprès de votre régime
d'assurance médicale. La location ou l'indemnité pour
l'usage d'une voiture ne sont admissibles que si l'usage d'une voiture
est indispensable. Les déplacements locaux pour se rendre
au lieu de travail ou en revenir ne peuvent pas être payés
à partir d'un compte de subvention du CRSH.
- Séjour : Les frais de séjour doivent
se justifier par des besoins reliés à la recherche
et ne peuvent être réclamés que pour le temps
passé à l'extérieur de votre domicile. Les
frais de séjour ne peuvent être réclamés
que dans le cas d'une ou de plusieurs nuits passées à
l'extérieur et ne peuvent dépasser 125 jours
par personne par année.
Autres types de dépenses de déplacement
admissibles
Les dépenses pour les soins ou la garde d'un enfant pendant
qu'une mère qui allaite ou un chef de famille monoparentale est
en voyage. Les coûts admissibles pour un chef de famille monoparentale
se limitent à la garde de nuit d'un enfant pendant les déplacements.
Pendant les congés sabbatiques ou les congés autorisés
: Les frais de déplacement engagés pour assister à
une conférence pendant un congé sabbatique.
Activités de réseautage
Dans le cas des subventions de recherche stratégique et des
subventions d'initiatives conjointes, le CRSH permet de régler
les coûts relatifs au réseautage à partir de la
subvention. Ces dépenses peuvent comprendre des frais de déplacement
et de séjour, l'achat d'un télécopieur ou d'un
autre moyen de télécommunications, les services de coordonnateurs
de réseau, les frais de réception (à l'exception
des boissons alcoolisées) à l'occasion de réunions
ou d'ateliers de recherche, etc.
Dois-je produire les reçus pour toutes les dépenses payées
à même la subvention?
Les détenteurs de subvention du CRSH doivent fournir des pièces
à l'appui de leurs dépenses, y compris des dépenses
internes et des dépenses partagées. Ces pièces justificatives
consistent en reçus originaux et en états de dépenses
dans le contexte du programme de recherche. Les documents soumis doivent
être conformes aux lignes directrices de l'université.
Dans le cas des dépenses internes et des dépenses partagées,
le montant porté au compte de la subvention, la description de
la méthode de calcul appliquée et du bien ou du service
obtenu doivent figurer sur les pièces justificatives.
Dépenses relatives à des déplacements
Chaque voyageur qui souhaite porter ses dépenses au compte de
la subvention du CRSH doit préparer une demande de remboursement
pour chacun de ses déplacements. Dans le cas des voyageurs autres
que le détenteur de la subvention, il faut préciser l'affiliation
des voyageurs au groupe de recherche du détenteur.
La demande de remboursement doit être signée par le directeur
du département ou le doyen afin d'attester de la pertinence du
déplacement pour la recherche subventionnée. Dans la plupart
des universités, le bureau des finances ou le bureau des ressources
humaines est chargé de recueillir et de conserver la documentation
relative aux dépenses admissibles.
Vous devez inclure dans votre réclamation les renseignements
suivants :
- l'objet du voyage;
- les dates et les destinations (les personnes et les organismes
visités);
- les documents officiels précisant les dates des conférences
et des ateliers;
- le détail des allocations journalières pour des dépenses
relatives à ces visites;
- le détail de tout véhicule utilisé;
- les reçus originaux, comme les factures d'hôtel, les
contrats de location de voiture, etc. (les reçus et les relevés
de carte de crédit ne sont pas acceptés);
- la signature du requérant par laquelle il certifie que les
dépenses inscrites sur la réclamation sont conformes
aux fins pour lesquelles la subvention a été attribuée,
qu'elles n'ont pas été remboursées par d'autres
sources et que les remboursements obtenus d'autres sources seront
divulgués à l'université.
Billets d'avion
Les reçus originaux des billets d'avion doivent accompagner
la réclamation du détenteur de la subvention. Les cartes d'embarquement
ne sont pas acceptées à la place des reçus, sauf
dans le cas des billets d'avion électroniques.
Rémunération et avantages sociaux du personnel
Vous devez fournir les dossiers d'emploi signés dans lesquels
figurent le nom des employés, leur catégorie, leur salaire,
leur période d'emploi et une description de tout avantage social
payé à même la subvention.
Équipement
Vous devez fournir les factures originales sur lesquelles sont décrits
les articles que vous avez achetés et le prix que vous avez payé.
À qui appartient l'équipement acheté grâce
à la subvention du CRSH?
L'équipement acheté grâce à la subvention
du CRSH vous appartient pendant la durée de la subvention. Une
fois la période de validité de la subvention terminée,
l'équipement devient la propriété de votre établissement.
Si vous transférez votre subvention dans un nouvel établissement,
l'équipement acheté grâce à la subvention du
CRSH demeure votre propriété pour la durée de la
subvention. Après, il devient la propriété de votre
nouvel établissement à la fin de votre subvention.
Quelles sont les dépenses non admissibles?
Toutes les dépenses qui ne visent pas des activités de
recherche expressément nécessaires à la réalisation
des objectifs de recherche du programme ou du projet sont considérées
non admissibles. Vous trouverez ci-dessous une liste d'exemples de dépenses
non admissibles :
- la recherche conduisant à un diplôme pour le candidat
ou le cochercheur;
- les frais relatifs à l'éducation tels que la soutenance
et la publication d'une thèse, les frais de scolarité
et les frais de cours, etc.;
- les frais de recherche des partenaires stratégiques;
- les frais de recherche des collaborateurs (Remarque : Certains frais
de déplacement peuvent être admissibles; voir la rubrique
Frais de déplacement et de séjour );
- les frais de recherche associés à un travail qu'un chercheur
effectue à titre d'entrepreneur pour le compte d'une entreprise
ou d'un organisme, public ou privé, à l'exception des
travaux commandés par un éditeur non gouvernemental;
- les activités qui ne comportent aucun élément
important de recherche (p. ex. un sondage de l'opinion publique
non accompagné d'analyses qui produiraient de nouvelles connaissances;
un résumé de la documentation; la préparation de
propositions de recherche; des projets qui résument les résultats
d'autres chercheurs). Ce critère ne s’applique pas aux
subventions de développement attribuées aux candidats
dont la lettre d’intention a été retenue dans le
cadre de programme comme celui des Alliances de recherche université-communautés (ARUC);
- les honoraires pour la consultation de collègues ou pour leur
contribution à la recherche;
- les fonds de prévoyance;
- les coûts indirects (comme l'assurance médicale) ou les
frais généraux;
- l'achat ou la location de matériel de bureau ordinaire tel
que des bureaux, des chaises, des classeurs, des photocopieuses, des
télécopieurs et des répondeurs automatiques (Remarque :
Certains appareils représentent une dépense admissible
voir la rubrique Activités de réseautage );
- les taxes de vente, lorsque s'applique une exemption ou une réduction;
- les frais de garde d'enfants voir la rubrique Autres
types de dépenses de déplacement admissibles );
- les frais de cotisation aux associations professionnelles;
- la formation ou le perfectionnement professionnel, y compris les cours
d'informatique ou de langues;
- la préparation de documents pédagogiques;
- l'élaboration d'un programme d'études p. ex.
la préparation de documents pédagogiques, d'un plan de
cours etc., conçus pour un programme d'enseignement (à
moins qu'il n'ait une importance théorique démontrable
ou qu'il ne fasse partie d'un programme ou d'un projet de recherche);
- le simple fait de recueillir ou de colliger des renseignements (par
opposition à une analyse visant à répondre à
une question de recherche ou à vérifier une hypothèse);
- les frais de divertissement;
- les frais de réception;
- l'acquisition de terrains;
- les indemnités de cessation d'emploi;
- les frais généraux d'un département. Bien que
des chercheurs puissent utiliser des fonds de leur subvention pour partager
le coût de dépenses communes, le coût de ces dépenses
communes doit être proportionnel aux avantages obtenus. La subvention
ne peut pas servir à couvrir le coût de dépenses
partagées qui n'apportent aucun avantage aux chercheurs;
- les frais ou les coûts d'administration ou de gestion;
- les passeports et les frais d'immigration;
- les frais mensuels du service téléphonique de base ou
de location de téléphones;
- le branchement ou l'installation de lignes téléphoniques
ou autres;
- la messagerie vocale et la location ou l'achat de téléphones
cellulaires;
- les services d'acquisition de livres, d'ordinateurs ou d'autre information
fournis à tous les membres d'un établissement;
- tout salaire ou tous frais de consultation versés à
une personne qui serait admissible à une subvention;
- pendant les congés sabbatiques ou les congés autorisés :
- les frais de déplacement du personnel de recherche entre
le lieu du congé sabbatique ou congé autorisé
et l'établissement, à des fins scolaires ou de supervision;
- les frais de déplacement pendant un congé sabbatique
vers l'établissement, à des fins de supervision;
- les frais de subsistance pendant un congé sabbatique.
Remarque : Cette liste n'est pas exhaustive. Si vous avez des
doutes quant à l'admissibilité de certaines dépenses,
veuillez communiquer avec un agent universitaire de la recherche ou le
service des finances de votre université pour obtenir des éclaircissements.
Si votre université ne peut répondre à votre question,
votre agent universitaire de la recherche communiquera avec le CRSH pour
obtenir des précisions.
À la fin de la subvention
Quels rapports devrai-je soumettre?
Consultez la section Dates à retenir .
Le service des finances de mon université peut-il soumettre les
états de dépenses en version électronique?
Le CRSH accepte les états informatisés pourvu qu'ils soient
présentés selon le modèle du formulaire
adopté par les trois Conseils.
Pourrais-je obtenir d'autres fonds pour ma recherche?
Le CRSH ne prend aucun engagement de soutien financier au-delà
de la durée de la subvention. Pour demander des fonds supplémentaires
afin de poursuivre ou de terminer un programme ou un projet de recherche,
vous devez déposer une nouvelle demande.
À la diffusion des résultats de ma recherche, dois-je mentionner l'aide que j'ai reçue du CRSH?
Il est important que les contribuables canadiens sachent comment leurs impôts
sont dépensés. Par conséquent, le CRSH demande que vous,
en tant que bénéficiaire de fonds du gouvernement canadien, mentionniez
l'aide reçue du Conseil de recherches en sciences humaines
dans chaque document d'atelier ou de colloque, publication et reportage médiatique
sur les activités financées grâce à une de ses subventions.
Veuillez consulter la Politique
du CRSH sur l'archivage des données de recherche ainsi que les normes graphiques pour l'utilisation du « logo » du CRSH.
Politiques
Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche
Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains
Politique de non-discrimination du CRSH
Pour nous joindre
Pour obtenir de plus amples renseignements sur votre subvention, veuillez communiquer avec un agent de la section Administration des octrois de la Division des finances du CRSH par téléphone au 613-995-2694 ou par courriel à awdad@sshrc-crsh.gc.ca.
Vous pouvez également écrire à l'adresse suivante :
Conseil de recherches en sciences humaines
125, privé Zaida Eddy, 2e étage
Ottawa (Ontario) K1R 0E3
Canada
Télécopieur : 613-996-0458