Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
du 1^er avril 2018 au 31 mars 2019

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement conformément au même article de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, le gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, qui est appuyé par un analyste des politiques et un agent de l’AIPRP à demi-temps, relève du directeur exécutif de cette division. Au cours de la période visée par le présent rapport, le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationelles, et l’analyste des politiques ont consacré environ un jour et demi par semaine au traitement des demandes et à la gestion des diverses exigences liées à la Loi du Secrétariat du Conseil du Trésor.   

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont traitées par le bureau de l’AIPRP.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux évaluateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la législation. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels est également fournie sur le site Web du CRSH, en ce qui concerne aussi bien les subventions que les bourses.

En 2018-2019, le bureau de l’AIPRP du CRSH, de concert avec le bureau de l’AIPRP du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), a créé et mis à jour les avis sur les renseignements personnels de la plateforme de programme conjointe CRSH-CRSNG afin de refléter la nouvelle collecte de données sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour tous les candidats, les cocandidats, les collaborateurs et les membres de comité. Le bureau de l’AIPRP du CRSH s’emploie à mettre à jour son infrastructure de gestion de la protection de la vie privée et a élaboré un cadre de gestion de la vie privée et un protocole de protection des renseignements personnels préliminaires.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les évaluateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports au directeur exécutif, stratégie et rendement organisationnels, qui fournit des renseignements à jour au vice‑président directeur, affaires générales, lequel communique ensuite les renseignements au président, au besoin.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat), l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi – à l’exception des alinéas 8(2)e) et 8(2)m), lesquels sont réservés au président, au vice-président directeur et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels –, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Rapport statistique de l’exercice financier 2018-2019

Le rapport statistique de la période allant du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018 est joint en annexe.

Quinze demandes officielles ont été reçues pendant la période visée. Il s’agit d’une augmentation substantielle par rapport aux années précédentes et d’un renversement de la tendance à la baisse dans ce domaine.

Treize demandes ont été finalisées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport. Aucune demande de l’année précédente n’a été reportée à l’exercice 2018-2019 et n’a été finalisée au cours de cet exercice.

Une demande de renseignements personnels non officielle a été reçue et traitée par le bureau de l’AIPRP durant l’exercice. Le CRSH reçoit habituellement davantage de demandes non officielles que de demandes officielles.

Des 13 demandes finalisées pendant la période visée, une demande a été traitée en moins de 15 jours, et huit demandes ont été traitées dans un délai de 16 à 30 jours.Trois demandes ont été traitées dans un délai de 31 à  60 jours, et une demande a été traitée dans un délai de 61 à 120 jours. Cette année, 69 p. 100 des demandes ont été finalisées dans les 30 premiers jours suivant la réception.

Les 11 demandes qui comportaient des documents à fournir en réponse ont été divulguées en format électronique.

Les statistiques montrent que très peu d’exemptions ont été appliquées au cours de l’exercice 2018-2019. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans une même demande sont signalées une fois seulement dans la demande. Le CRSH a utilisé l’article 26 dans six demandes et l’article 27 dans deux demandes.

Dans un cas, aucun document correspondant à la demande n’a pu être trouvé. Une demande a été abandonnée au cours de l’exercice.

Une demande de consultation d’autres institutions gouvernementales ou d’autres organismes a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice financier.

Initiation et formation

Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

Au cours de l’exercice 2018-2019, le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a offert la séance de formation annuelle générale à tout le personnel du CRSH, à laquelle ont participé environ 25 employés.Cette séance traitait de sujets tels que les principes qui sous-tendent la législation sur la protection des renseignements personnels, les concepts et les définitions clés, les procédures du CRSH concernant le traitement des demandes tant officielles que non officielles, ainsi que les responsabilités des employés en ce qui concerne la Loi. La séance interne fait partie de la séance de formation interne à la Feuille de route d’accréditation en gestion.

Le CRSH a créé et offert des cours officiels aux employés qui nécessitent un accès direct ou qui analysent des renseignements personnels sensibles. La formation done suite l’initiative conjointe du CRSH, du CRSNG et des Instituts de recherche en santé du Canada visant à recueillir des données sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour tous les candidats, les cocandidats, les collaborateurs et les membres de comité. Au total, l’équipe de l’AIPRP du CRSH a organisé huit séances de formation, auxquelles ont participé 92 employés du CRSNG, 49 employés du CRSH et un employé des IRSC. On poursuit l’initiative au cours de l’exercice 2019-2020, tel qu’il est requis.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

 Le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH a collaboré avec le personnel de la direction des programmes de recherche à la rédaction et à l’amélioration d’un document concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.

Le CRSH a créé un protocole de protection des renseignements personnels et un cadre de gestion de la protection de la vie privée préliminaires, qui devraient être adoptés officiellement au cours de l’exercice 2019-2020.

Plaintes et enquêtes

Trois plaintes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été déposées auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2018-2019. L’une des plaintes était liée aux prorogations, une deuxième plainte était liée aux délais, et une troisième plainte était de nature diverse.

Au cours de l’exercice 2018-2019, le CRSH a fourni des représentations au CPVP pour les trois plaintes et a reçu les conclusions.Les trois plaintes ont été considérées comme étant non fondées.Deux enquêtes étaient en cours à la fin de l’exercice.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune contestation judiciaire relative à la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.

Surveillance des délais de traitement

Le directeur exécutif, stratégie et rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a été finalisée au cours de la période visée par ce rapport.

Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CRSH a effectué l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour le Programme des chaires de recherche Canada 150), et le personnel de l’AIPRP du CRSH a commencé à mettre en œuvre des améliorations qui comprennent la consolidation et la maturation des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels du CRSH en 2018-2019. Une description complète de tous les suivis effectués dans le cadre de cette EFVP sera fournie dans le rapport du prochain exercice.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où l’individu concerné en aurait tiré un avantage.

Tableaux des nouvelles exceptions

Date de modification :

2020-01-28