Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans l’exploitation et la gestion de ses activités. Cette page présente les raisons pour lesquelles le CRSH recueille, utilise et communique des renseignements personnels, ainsi que les pouvoirs qui lui sont conférés à cette fin.
Selon l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels représentent l’ensemble des renseignements qui permettent d’identifier une personne, notamment : son nom, son adresse, son adresse IP, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son numéro d’assurance sociale, son adresse courriel et les renseignements concernant son emploi.
Protection des renseignements personnels et accès à l’information
Tous les renseignements personnels fournis au CRSH seront utilisés et divulgués conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, laquelle donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’accès aux renseignements que le gouvernement fédéral possède à leur sujet.
Au moment de recueillir des renseignements personnels, le CRSH explique à tous les candidats pourquoi il en a besoin et comment exercer leur droit d’accéder à ces renseignements ou de les corriger. Les candidats doivent donner leur consentement, s’il y a lieu (p. ex. si leurs renseignements personnels doivent être utilisés ou communiqués pour une raison qui est incompatible, ou différente, de la raison pour laquelle ils ont été recueillis au départ).
Les dossiers du CRSH peuvent également être communiqués conformément à la Loi sur l’accès à l’information. Cette loi donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d’accès aux documents détenus par une institution fédérale, ou placés sous son contrôle. Toutefois, elle permet la protection de renseignements de nature délicate. Par exemple, une partie du contenu des dossiers est caviardé de façon à protéger les renseignements personnels d’une personne ou à respecter une obligation légale qui empêche de divulguer certains renseignements.
Pour obtenir des instructions sur la façon de formuler une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez consulter la page sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
Pouvoirs conférés au CRSH de recueillir des renseignements personnels
Trois cadres juridiques et politiques confèrent au CRSH le pouvoir de recueillir des renseignements personnels :
- la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines – l’article 4 de cette loi exposant les fonctions du CRSH, dont l’attribution de bourses et de subventions à des chercheurs en sciences humaines;
- la Loi sur la gestion des finances publiques, qui établit un fondement législatif aux paiements de transfert effectués par le gouvernement fédéral au profit des particuliers;
- la Politique sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui énonce les exigences spécifiques qu’une institution fédérale doit respecter au moment d’effectuer un paiement de transfert, y compris la collecte de renseignements personnels suffisants pour identifier le bénéficiaire du paiement et évaluer son admissibilité, et effectuer des vérifications périodiques.
Énoncé des principes de protection des renseignements personnels du CRSH
Quand il recueille, conserve et communique des renseignements personnels, le CRSH adhère aux dix principes de protection des renseignements personnels du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Ces principes et la façon dont le CRSH s’y conforme sont décrits ci-dessous.
1. Responsabilité envers les renseignements personnels
Le CRSH est responsable de la protection des renseignements personnels placés sous sa garde ou son contrôle. Le CRSH a nommé un gestionnaire de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et des opérations organisationnelles qui est chargé de veiller à ce que le personnel du CRSH soit formés au sujet de ses responsabilités quant à la protection des renseignements personnels.
Le CRSH n’est pas responsable de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels soumis par les candidats directement à une tierce partie dans le cadre d’une initiative de financement conjointe. Il incombe aux candidats de lire l’avis de confidentialité de cette tierce partie et d’y consentir. Autrement, lorsque les candidats soumettent leurs renseignements personnels directement au CRSH dans le cadre d’une initiative de financement conjointe, le CRSH veille à ce que ces renseignements soient traités de manière à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels.
2. Précision des raisons : Utilisation des renseignements personnels par le CRSH
Avant de recueillir des renseignements personnels, le CRSH détermine les raisons pour lesquelles il doit les recueillir, les utiliser ou les communiquer, et en avise les personnes concernées. Le CRSH recueille les renseignements personnels nécessaires à l’exécution de ses fonctions administratives en tant qu’organisme subventionnaire, à savoir :
- l’examen administratif et l’évaluation du mérite des demandes;
- l’administration des subventions et des bourses;
- la création de bases de données pour la planification et l’évaluation des programmes;
- la communication, à des fins promotionnelles, de noms et de résumés de recherche, si une demande est retenue;
- l’établissement de banques d’évaluateurs externes et de membres de comité potentiels.
Les renseignements relatifs au sexe et à l’âge des candidats ne sont communiqués ni aux membres des comités de sélection ni aux évaluateurs externes. Ces renseignements sont fournis à la discrétion des candidats et sont utilisés uniquement à des fins statistiques. Les coordonnées personnelles, comme les numéros de téléphone et les adresses, ne sont également pas partagées avec les membres des comités de sélection ou les évaluateurs externes.
Au besoin, le CRSH peut utiliser ces renseignements pour :
- consulter le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie, les Instituts de recherche en santé du Canada, la Fondation canadienne pour l’innovation et le Conseil des Arts du Canada afin de déterminer quel organisme est le mieux placé pour financer les activités proposées ou afin de vérifier s’il y a chevauchement de l’aide financière accordée par le gouvernement fédéral;
- déterminer s’il est nécessaire d’administrer, de surveiller ou de verser une subvention ou une bourse en partenariat avec d’autres ministères fédéraux ou provinciaux – dans quel cas le CRSH pourrait partager les demandes avec ces ministères;
- effectuer des études statistiques concernant le financement de la recherche, des activités de recherche et de la formation en recherche;
- réviser les allégations d’inconduite dans la recherche et l’érudition conformément aux dispositions du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.
Des descriptions plus détaillées des renseignements personnels recueillis et conservés par le CRSH, et de la façon dont le CRSH utilise et communique ces renseignements dans le cadre de chaque occasion de financement, peuvent être consultées dans le chapitre Info Source du CRSH.
3. Consentement
Sauf dans les cas autorisés ou exigés par la loi, le CRSH ne recueille des renseignements personnels que si les personnes concernées le savent et y consentent. Le CRSH utilise un formulaire de consentement (exprès ou implicite) qui reflète la nature de l’information recueillie, compte tenu de la sensibilité des renseignements et des attentes de la personne. En acceptant les conditions liées aux occasions de financement du CRSH, les candidats acceptent également la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels conformément aux mesures législatives fédérales relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.
En tout temps, des personnes peuvent cesser de consentir à ce que le CRSH continue d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels les concernant, sous réserve d’un avis raisonnable, de restrictions contractuelles ou des obligations légales du CRSH. Par contre, comme les renseignements personnels sont nécessaires à l’administration et à l’évaluation des demandes, le CRSH n’accepte pas les demandes qui ne contiennent pas ces renseignements.
Si le CRSH prévoit utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins qui n’ont pas été déterminées auparavant dans l’avis de confidentialité envoyé aux personnes concernées ou dans le chapitre Info Source, le CRSH avisera ces personnes et sollicitera à nouveau leur consentement.
4. Collecte limitée
Le CRSH ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins précisées. Tous les renseignements personnels sont recueillis par des moyens équitables et conformes à la loi. Les renseignements personnels fournis au CRSH qui ne sont pas nécessaires sont éliminés de manière sécuritaire.
Dans la mesure du possible, le CRSH recueille les renseignements personnels directement auprès des personnes concernées. Il peut toutefois recueillir ces renseignements auprès d’autres sources – si ceux-ci sont du domaine public (comme les sites Web de facultés) – ou auprès d’organismes publics, d’organismes gouvernementaux et de tierces parties qui ont le droit de divulguer ces renseignements. Dans le but de faciliter l’évaluation du mérite, le CRSH recueille des opinions d’experts, au sujet des demandes des candidats, au moyen de lettres de recommandation et d’évaluations externes, ainsi qu’auprès de comités d’évaluation du mérite. Ces documents sont transmis aux membres des comités d’évaluation du mérite, qui doivent signer une déclaration par laquelle ils consentent à respecter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité.
5. Utilisation limitée, divulgation et conservation
Le CRSH utilise et divulgue les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis (ou pour un usage compatible), à moins qu’une personne ait donné son consentement ou que l’utilisation ou la divulgation des renseignements soit autorisée ou exigée par la loi. En faisant preuve de discernement, le CRSH divulgue également les renseignements s’ils satisfont aux critères énoncés au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels – l’alinéa 8(2)j) autorisant le CRSH à divulguer les renseignements personnels à des fins de recherche, si les conditions concernant la confidentialité sont respectées et si le CRSH croit que cela apporte une valeur ajoutée à la communauté des chercheurs.
Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps qu’ils sont nécessaires à la réalisation des fins précisées, et conformément aux calendriers d’élimination établis par Bibliothèque et Archives Canada. Le CRSH limite également l’accès aux renseignements personnels de ses employés, c’est-à-dire qu’il communique ces renseignements uniquement aux employés qui en ont besoin pour exécuter leur travail. Dans le même ordre d’idées, le CRSH fait parvenir les résultats des concours aux administrateurs universitaires concernés. En pratique, ces administrateurs peuvent informer les candidats des résultats concernant leurs demandes et utiliser ces renseignements pour administrer les subventions et les bourses. Il est nécessaire de partager les renseignements sur les candidats afin de faciliter l’évaluation des demandes, l’administration des subventions et des bourses ainsi que le contrôle et l’évaluation des programmes.
6. Exactitude
Le CRSH prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il recueille sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Il prend, en particulier, toutes les mesures raisonnables nécessaires pour minimiser les chances que des renseignements personnels inexacts ou inappropriés soient utilisés pour prendre une décision concernant une personne.
Le CRSH s’attend à ce que les personnes soucieuses de l’exactitude et de l’intégralité de leurs renseignements personnels fournissent des renseignements à jour, comme il convient. S’ils désirent mettre leurs renseignements à jour, vérifier l’exactitude des dossiers du CRSH qui contiennent leurs renseignements personnels ou demander une correction à ces derniers, les candidats peuvent communiquer avec le bureau de l’AIPRP du CRSH (voir l’adresse fournie ci-dessous) ou lui faire parvenir un Formulaire de demande de correction de dossier. Si le CRSH reçoit une demande de mise à jour de renseignements qu’il a partagés avec une tierce partie pour s’acquitter de ses responsabilités administratives, il communique cette mise à jour avec elle, à moins d’indication contraire. Toutefois, les renseignements personnels joints à une demande demeurent avec celle-ci tels qu’ils ont été soumis, à moins qu’il soit nécessaire d’y apporter des modifications à des fins administratives.
7. Mesures de sécurité
En tenant compte de la quantité, de la communication et de la présentation des renseignements personnels ainsi que des usages qui sont prévus, le CRSH protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité qui conviennent à leur nature délicate. Ces mesures comprennent, entre autres :
- des mesures matérielles comme des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux;
- des mesures organisationnelles comme un accès limité fondé sur la nécessité de connaître les renseignements personnels;
- la sensibilisation des employés à l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels;
- des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe, le contrôle des autorisations dans le système interne de gestion des documents du CRSH, la transmission sécuritaire de données et des procédures de sauvegarde et de récupération des données;
- l’élimination appropriée des renseignements personnels, conformément aux calendriers d’élimination établis par Bibliothèque et Archives Canada.
8. Transparence
Le CRSH affiche volontiers tout renseignement particulier relatif à ses politiques et à ses procédures concernant la gestion des renseignements personnels dans la page Accès à l’information et protection des renseignements personnels de son site Web et dans son chapitre Info Source. Ces renseignements comprennent :
- le titre et l’adresse de son coordonnateur de l’AIPRP;
- la démarche à suivre pour obtenir l’accès à des renseignements personnels qu’il détient (demande de renseignements personnels);
- la démarche à suivre pour mettre à jour des renseignements personnels ou demander des modifications à ceux-ci;
- la démarche à suivre pour demander l’accès à ses dossiers (demande d’accès à l’information) – « dossiers » étant défini comme tout élément d’information, quel qu’en soit le support ou la forme.
9. Accès aux renseignements personnels
Les particuliers peuvent soumettre des demandes écrites en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour consulter des renseignements personnels confiés au CRSH, ou faire une demande de renseignements non officielle si la portée de celle-ci est moindre – par exemple, accéder à leur demande ou à leurs lettres de recommandation. Lorsqu’il reçoit une demande, le CRSH indique s’il possède des renseignements sur les personnes concernées et y donne accès en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sous réserve de restrictions en raison d’obligations légales.
Les particuliers peuvent également faire une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour consulter les dossiers du CRSH. Ce dernier réunit alors tous les dossiers pertinents dans une trousse. Toutefois, comme l’autorise ou l’exige la loi, il ne divulgue de renseignements personnels à personne d’autre que le demandeur et caviardera les renseignements qu’il doit garder confidentiels en vertu de la loi. Si les dossiers liés à une demande ne sont pas placés sous le contrôle du CRSH, par exemple, des documents liés à l’évaluation du mérite effectuée par un établissement, il en informera le demandeur. Le CRSH peut également consulter de tierces parties, au besoin.
Au moment de préparer les dossiers demandés, le CRSH applique les articles pertinents de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information, au besoin. Il fournit ces articles au demandeur afin de lui expliquer pourquoi certains renseignements ne sont pas divulgués. Les demandeurs ont le droit de porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée ou au Commissariat à l’information en ce qui a trait au traitement de leur demande.
10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Si vous avez des questions au sujet de la manière dont le CRSH respecte les lois et les politiques liées à la protection des renseignements personnels, faites les parvenir par écrit au bureau de l’AIPRP :
Par courrier
Gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles
Conseil de recherches en sciences humaines
125, privé Zaida Eddy, 2e étage
Ottawa (Ontario) K1R 0E3
Canada
Tél. : 613-992-1058
Par courriel
ATIP-AIPRP@sshrc-crsh.gc.ca