Programmes
Protection et divulgation des renseignements personnels : Programmes
de bourses
Tous les renseignements fournis au CRSH sont assujettis à la Loi
sur l'accès à l'information et à la Loi
sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur
la protection des renseignements personnels a pour objet d'assurer
la protection des renseignements personnels conservés par une institution
fédérale et de permettre aux particuliers d'avoir accès aux renseignements
personnels qui les concernent. La loi stipule également qu'à défaut du
consentement de l'individu concerné, les renseignements personnels obtenus
ne peuvent servir qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou pour
tout usage compatible avec ces fins.
Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis dans
les demandes de bourses du CRSH
Les renseignements personnels recueillis par le CRSH servent à :
- étudier les demandes;
- administrer les subventions;
- constituer des bases de données pour la planification et l'évaluation
des programmes;
- constituer des banques d'appréciateurs externes et de membres de comités.
Au besoin, ces renseignements peuvent également être utilisés
pour :
- mener des consultations avec le CRSNG, les IRSC et le Conseil des
Arts du Canada afin de déterminer quelle autorité est
la plus pertinente pour financer les activités proposées
ou contrôler les doubles emplois dans l'aide financière
accordée par le gouvernement fédéral;
- effectuer des études statistiques concernant le financement
de la recherche et de la formation en recherche au Canada;
- réviser les allégations d'inconduite dans la recherche
et l'érudition conformément aux dispositions de la Politique
inter-conseils sur l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition.
Le CRSH ne se sert des renseignements fournis dans la section « Identification »
des demandes de bourses que pour identifier les candidats et préparer
des sommaires statistiques. Seuls le personnel du CRSH, les membres des
comités de sélection et, au besoin, les appréciateurs
externes et les partenaires du CRSH dans le cadre des initiatives conjointes
ont accès aux renseignements personnels contenus dans les demandes
de bourses. Les membres des comités de sélection ne connaissent
pas le sexe et l'âge des candidats.
Dans le cas des candidats demandant à recevoir un supplément
aux bourses dans le cadre d'une initiative conjointe, les renseignements
fournis dans leurs demandes sont divulgués aux représentants
des organismes partenaires afin de permettre la sélection et le
suivi des candidatures et l'évaluation des programmes.
Le CRSH fait parvenir les résultats des concours de tous les programmes
de bourses aux doyens et aux agents de liaison des facultés des
études supérieures, lesquels sont chargés de traiter
les demandes de leur établissement avant de les transmettre au
CRSH, d'informer les candidats du résultat de leurs demandes et
d'administrer les bourses. Il est nécessaire de partager les renseignements
concernant les candidats afin de faciliter l'évaluation des demandes
de même que le contrôle et l'évaluation des programmes.
Les mêmes lois régissant la confidentialité et la
communication des renseignements personnels s'appliquent au CRSH et aux
organismes partenaires.
Les candidats qui reçoivent une bourse doivent noter que, dans
le cadre des demandes faites en vertu de la Loi
sur l'accès à l'information, ni le sommaire de leur
programme de recherche ni le détail des dépenses relatives
à leurs recherches ne sont considés comme des renseignements
personnels [voir la Loi
sur la protection des renseignements personnels, subdivision 3(l)].
Par conséquent, le CRSH est tenu de divulguer ces renseignements
à quiconque en ferait la demande.
Accès des candidats à leurs propres renseignements personnels
conservés dans les dossiers du CRSH
Les universités classent toutes les demandes de bourses de maîtrise
et de doctorat présentées par des candidats inscrits à
une université canadienne en deux catégories : la liste A
(candidatures recommandées) et la liste B (candidatures non
recommandées). Les universités transmettent ensuite au CRSH
le texte intégral des demandes figurant sur la liste A, mais seulement
la première page des demandes de la liste B. Ainsi, les dossiers
du CRSH comprennent les demandes complètes de la liste A, la première
page des demandes de la liste B et les demandes complètes soumises
par des candidats qui ne sont pas affiliés à une université
canadienne.
Pour toutes les demandes de la liste A et les demandes soumises
par des candidats non affiliés à une université canadienne,
le texte intégral des lettres d'évaluation du département
et de l'appréciation de la recherche est accessible au candidat
s'il le désire, à l'exception du nom des auteurs des lettres
et des commentaires qui pourraient les identifier ou des commentaires
qui concernent d'autres candidats et leur identité. En effet, en
vertu de la Loi
sur la protection des renseignements personnels, le nom des appréciateurs
représente un renseignement personnel concernant les appréciateurs
et non les candidats.
Pour les demandes de la liste B, seule la première page conservée
dans les dossiers du CRSH est accessible aux candidats. Les candidats
dont le nom figure sur cette liste doivent communiquer avec leur université
pour obtenir de plus amples renseignements sur leur dossier.
Les candidats ont droit d'accéder à leurs renseignements
personnels conservés dans les dossiers du CRSH et de demander que
toute erreur y soit corrigée. Pour obtenir une copie de votre dossier
ou de votre évaluation, veuillez communiquer avec la :
Coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements
personnels
Conseil de recherches en sciences humaines
350, rue Albert
C.P. 1610
Ottawa (Ontario) K1P 6G4
Tél. : 613-992-1058
Téléc. : 613-992-4010