Introduction
Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.
Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement, conformément au même article de la Loi.
La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.
Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, relève du directeur exécutif de cette division. Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont acheminées par le bureau de l’AIPRP, qui conserve tous les documents sur les demandes d’accès aux renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années. Durant la période visée par le présent rapport, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a consacré en moyenne une journée par semaine à l’administration des demandes (officielles et non officielles) et des diverses exigences du Conseil du Trésor relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux examinateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la législation. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH, et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à a divulgation des renseignements personnels est également fournie dans le site Web du CRSH, en ce qui concerne les subventions et les bourses.
De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.
Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente un rapport mensuel au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels et au vice-président directeur de la Direction des affaires générales. Ce rapport mensuel dresse la liste des demandes officielles et non officielles présentées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, expose les situations où il y a eu une atteinte à la protection de la vie privée et les mesures d’atténuation prises en conséquence, et présente les plaintes faites au bureau du Commissariat à la protection de la vie privée.
En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée (le Commissariat) l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.
Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles–à l’exception des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés au président, au vice-président directeur et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels–tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.
Rapport statistique de l’exercice financier 2016-2017
Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 est joint en annexe.
Deux demandes officielles ont été reçues au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport. Il s’agit du même nombre de demandes reçues en 2015-2016. Ce nombre est légèrement inférieur à la moyenne de quatre demandes officielles reçues chaque année au cours des quatre derniers exercices financiers.
Aucune demande n’a été complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.
Quatre demandes de renseignements personnels non officielles ont été reçues et traitées par le bureau de l’AIPRP durant l’exercice. Le CRSH reçoit habituellement davantage de demandes non officielles que de demandes officielles. Aucune demande de consultation d’autres institutions gouvernementales ou d’autres organismes n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice financier.
Initiation et formation
Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.
En 2016-2017, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a offert la séance de formation annuelle générale à tout le personnel du CRSH. De plus, environ 10 employés ont assisté à une séance ouverte additionnelle. Une séance de formation a également été offerte à près de 20 membres de l’équipe de gestion du CRSH. Ces séances traitaient des principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des concepts et des définitions clés, des procédures du CRSH pour le traitement des demandes officielles et non officielles de protection des renseignements personnels, et des responsabilités des employés à l’égard de la Loi. Le CRSH a ajouté une séance de formation interne à la Feuille de route d’accréditation des gestionnaires pour l'exercice 2017-2018.
Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels
Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice financier. Le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction d’un document concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.
Le bureau de l’AIPRP du CRSH, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil de Recherches en Sciences Naturelles et en Génie, a élaboré un ensemble de pratiques exemplaires concernant l’utilisation de renseignements personnels dans l’évaluation et la formation relatives aux plateformes de technologie de l'information. Ces pratiques ont été transmises aux cadres supérieurs des deux organismes afin de documenter l’utilisation uniforme des renseignements personnels. Elles visaient à s’assurer que la capacité des platesformes (comme le SGRC) puisse soutenir les opérations quotidiennes des organismes, et souligner l’importance des mesures de protection dans l’utilisation de renseignements personnels pour la formation du personnel (comme l’utilisation de données fabriquées pour créer des ressources de formation qui peuvent être distribuées à grande échelle).
Le CRSH lance un projet de deux ans pour mettre à jour son chapitre sur Info Source et les FRP. Ce projet garantira la transparence totale de la manière dont le CRSH recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels.
Plaintes et enquêtes
Une plainte concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l’exercice 2015-2016. La plainte portait sur le traitement de renseignements personnels. Le CRSH a présenté des arguments juridiques au CIC concernant la plainte. L’enquête sur la plainte est en cours.
Surveillance des délais de traitement
Le directeur exéclusif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires.
Atteintes substantielles à la vie privée
Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par ce rapport.
Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Le CRSH n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au cours de l’exercice 2016-2017.
Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où la personne concernée en aurait tiré un avantage.