Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021
Introduction
Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.
La Loi sur l’accès à l’information confère aux Canadiens et aux Canadiennes le droit d’accéder aux documents relevant de l’administration fédérale, conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux devraient être accessibles au public, les exceptions nécessaires au droit d’accès devraient être limitées et précises et les décisions concernant la communication des renseignements gouvernementaux devraient être examinées indépendamment du gouvernement.
Aux termes de l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable de toute institution fédérale doit, à chaque exercice financier, préparer un rapport sur l'application de cette loi au sein de l'institution et le soumettre au Parlement.
En vertu de l'article 20 de la Loi sur les frais de service, l'autorité compétente doit déposer un rapport au Parlement sur les frais perçus par des institutions.
Ce rapport annuel est déposé au Parlement en vertu de l'article 94 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 20 de la Loi sur les frais de service; il décrit comment le CRSH a administré ses responsabilités pendant la période de déclaration.
Administration de la Loi sur l’accès à l’information
Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi pour satisfaire aux diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi. Le gestionnaire est appuyé par deux analystes des politiques et par un agent de l’AIPRP. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire relève du directeur exécutif de cette division.
Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information reçues au cours des deux dernières années.
Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, qui tient le vice-président directeur de la Direction des affaires générales au courant. Ce dernier présente l’information au président, au besoin.
En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.
Arrêté de la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 1er mars 2015. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH :
- Vice-président directeur, Affaires générales
- Directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels
- Gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles
Rapport statistique de l’exercice financier 2020-2021
Le CRSH a reçu 39 demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2020-2021. Il s’agit d’une légère augmentation par rapport à l’exercice 2019-2020, au cours duquel le CRSH avait reçu 37 demandes officielles. Le CRSH a noté une augmentation générale du nombre de demandes au cours des cinq dernières.
De ces demandes, trois provenaient des médias, sept du milieu universitaire, douze du milieu des affaires et dix du public. Sept demandes étaient de source inconnue. Six demandes présentées en 2020-2021 ont été reportées à l’exercice 2021-2022.
Des 37 demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport neuf d’entre elles ont nécessité de 15 à 20 jours et 20 autres demandes, de 16 à 30 jours. Six demandes ont été complétées au cours d’une période de 31 à 60 jours et une a été traitée au cours d’une période de 61 à 120 jours. Une demande a nécessité de 181 à 365 jours de traitement, de la date de sa réception à la fermeture du dossier. Cette année, le CRSH a complété 24,3 p. 100 des demandes au cours des 30 premiers jours suivant leur réception et 97,3 p. 100 des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi, y compris les sursis autorisés en vertu de la Loi.
Les 27 demandes comptant des documents à fournir ont été traitées en fournissant les documents requis en format électronique.
Selon les statistiques, le CRSH a appliqué diverses dispositions d’exemption au cours de l’exercice 2020-2021. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande. En ordre descendant, le CRSH s’est le plus souvent eu recours aux articles 19(1), 20(1)(c), 20(1)(d), 20(1)(b), 20(1)(b), 21(1)(a) et 21(1)(b), de même qu’à l'article 20(1)(a).
Dans sept cas, aucun document correspondant à la demande n’a été trouvé. On compte une demande abandonnée en 2020-2021.
Onze demandes d’accès à l’information non officielles ont été reçues et traitées par le bureau de l’AIPRP au cours de l’exercice.
Le CRSH a reçu et traité cinq demandes de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux et a reçu une demande de consultation d’un autre organisme au cours de l’exercice.
Frais
La Loi sur l’accès à l’information autorise le CRSH à recueillir des frais en vertu de la Loi sur les frais de service. Le ministère recueille cinq dollars par demande. Les revenus totaux recueillis au cours de l’exercice 2020-2021 étaient de 160 $.
Pour réduire la quantité de demandes et répondre plus rapidement à celles-ci, le CRSH sépare parfois les demandes portant sur de nombreux sujets (p. ex. des notes de breffage, etc.) et renonce aux frais supplémentaires pour ces types de demande. En 2020-2021, le CRSH a renoncé à 35 $ de frais de demande.
Initiation et formation
Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.
Le bureau de l'AIPRP a fourni de la formation à des membres du personnel sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités des employés par rapport à la Loi. En raison de la pandémie de COVID-19, aucune formation sur l’AIPRP n’a été offerte en 2020-2021.
Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à l’accès à l’information
Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice. En raison de la pandémie de COVID-19, le traitement des demandes et les procédures relatives à l’AIPRP sont devenus entièrement numériques. Auparavant, les processus tels que la soumission de documents par les bureaux de première responsabilité et les communications et les communiqués de documents aux demandeurs étaient souvent sur papier.
Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi sa collaboration avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction de textes concernant l’accès à l’information dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.
Plaintes au Commissariat à l’information du Canada
Le CRSH a été avisé que deux plaintes concernant les demandes présentées au CRSH ont été déposées auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC) au cours de l’exercice 2020-2021. Les deux plaintes se rapportaient aux délais de traitement.
En 2020-2021, le CRSH a fourni des arguments juridiques au CIC concernant deux enquêtes visant les plaintes et a reçu des conclusions pour les deux enquêtes. De celles-ci, le CIC a conclu qu'une plainte était bien fondée alors que l’autre ne l’était pas. Une enquête était toujours en cours à la fin de l’exercice.
Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liée à l’accès à l’information au cours de la période visée par le présent rapport.
Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.
Surveillance des délais de traitement
Le directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et tous les sursis nécessaires.
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