Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
du 1er avril 2019 au 31 mars 2020
Introduction
Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.
Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, comme le prévoit l’article 94 de la Loi. Les rapports annuels sont présentés au Parlement conformément au même article de la Loi.
La Loi sur l’accès à l’information confère aux Canadiens et aux Canadiennes le droit d’accéder aux documents relevant de l’administration fédérale, conformément aux principes selon lesquels les renseignements gouvernementaux devraient être accessibles au public, les exceptions nécessaires au droit d’accès devraient être limitées et précises et les décisions concernant la communication des renseignements gouvernementaux devraient être examinées indépendamment du gouvernement.
Administration de la Loi sur l’accès à l’information
Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi. Le gestionnaire est appuyé par un analyste des politiques et par un agent de l’AIPRP travaillant à temps partiel. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire relève du directeur exécutif de cette division. Pendant la période visée par le présent rapport, le gestionnaire et l’analyste des politiques ont chacun consacré en moyenne une journée par semaine et l’agent de l’AIPRP a consacré environ une demi-journée par semaine à traiter les demandes et à administrer les diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi.
Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information reçues au cours des deux dernières années.
Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, qui tient le vice-président directeur de la Direction des affaires générales au courant. Ce dernier présente l’information au président, au besoin.
En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.
Arrêté de la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 1er mars 2015. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH :
- vice-président directeur, Affaires générales
- directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels
- gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles
Rapport statistique de l’exercice financier 2019-2020
Le CRSH a reçu 37 demandes officielles en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2019-2020. Il s’agit d’une légère augmentation par rapport à l’exercice 2018-2019, au cours duquel le CRSH avait reçu 36 demandes officielles. Le CRSH a noté une augmentation générale du nombre de demandes au cours des cinq dernières.
De ces demandes, neuf provenaient du secteur privé, une du milieu universitaire, cinq du milieu des affaires et 21 du public. Une demande était de source inconnue. Quatre demandes présentées au cours de l’exercice précédent ont été reportées à l’exercice 2020-2021.
Des 40 demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH s’est chargé de huit d’entre elles en moins de 15 jours et de 17 demandes dans un délai de 16 à 30 jours. Cinq demandes ont été complétées au cours d’une période de 31 à 60 jours et trois ont été traitées au cours d’une période de 61 à 120 jours. Une demande a nécessité plus de 365 jours de traitement, de la date de sa réception à la fermeture du dossier. Cette année, le CRSH a complété 20 p. 100 des demandes au cours des 30 premiers jours suivant leur réception et 95 p. 100 des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi, y compris les sursis autorisés en vertu de la Loi.
Des 32 demandes comptant des documents à fournir, 31 ont été traitées en fournissant les documents requis en format électronique, et une a été traitée en fournissant les documents requis en version papier.
Selon les statistiques, le CRSH a appliqué diverses dispositions d’exemption au cours de l’exercice 2019-2020. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande. En ordre descendant, le CRSH s’est le plus souvent eu recours aux articles 19(1), 20(1)(b) et 21(1)(b), 21(1)(a), de même qu’aux articles 20(1)(c) et 20(1)(d).
Dans cinq cas, aucun document correspondant à la demande n’a été trouvé. On compte trois demandes abandonnées en 2019-2020.
Seize demandes d’accès à l’information non officielles ont été reçues et traitées par le bureau de l’AIPRP au cours de l’exercice.
Le CRSH a reçu et traité 16 demandes de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux et n’a reçu aucune demande de consultation d’autres organismes au cours de l’exercice.
Frais
La Loi sur l’accès à l’information autorise le CRSH à recueillir des frais en vertu de la Loi sur les frais de service. Le ministère recueille cinq dollars par demande. Les revenus totaux recueillis au cours de l’exercice 2019-2020 étaient de 145 $.
Pour réduire la quantité de demandes et répondre plus rapidement à celles-ci, le CRSH sépare parfois les demandes portant sur de nombreux sujets (p. ex. des notes de breffage, etc.) et renonce aux frais supplémentaires pour ces types de demande. En 2019-2020, le CRSH a renoncé à 55 $ de frais de demande.
Initiation et formation
Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.
Au cours de l’exercice 2019-2020, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a offert des séances de formation à une dizaine de membres du personnel. Ces séances portaient sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités des employés par rapport à la Loi. Elles font partie des séances de formation internes du CRSH figurant dans la Feuille de route d’accréditation des gestionnaires.
Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à l’accès à l’information
Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice. Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi sa collaboration avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction de textes concernant l’accès à l’information dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.
Plaintes au commissariat à l’information du Canada
Le CRSH a été avisé que trois plaintes concernant les demandes présentées au CRSH ont été déposées auprès du Commissariat à l’information du Canada (CIC) au cours de l’exercice 2019-2020. Deux plaintes se rapportaient aux exemptions appliquées aux dossiers, une aux délais.
En 2019-2020, le CRSH a fourni des arguments juridiques au CIC concernant trois enquêtes visant les plaintes et a reçu des conclusions pour huit enquêtes. De ces huit enquêtes, le CIC a conclu que cinq plaintes étaient bien fondées alors qu’une ne l’était pas, et deux plaintes ont été réglées. Deux enquêtes étaient toujours en cours à la fin de l’exercice.
Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liée à l’accès à l’information au cours de la période visée par le présent rapport.
Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.
Surveillance des délais de traitement
Le directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et tous les sursis nécessaires.
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