Manuel de l’évaluation du volet Exploration 2023


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Objet

Ce manuel est destiné aux évaluatrices et aux évaluateurs du concours 2023 du volet Exploration du FNFR. Il décrit les activités des membres et des coprésidentes et des coprésidents du comité d’évaluation multidisciplinaire, en plus des politiques, des lignes directrices et des résultats attendus ayant trait à ces activités. Son contenu a été conçu de manière à orienter les évaluatrices et les évaluateurs et à mettre l’accent sur des principes, plutôt qu’à fournir aux candidates et aux candidats un ensemble de règles.

Mot de remerciement

Au nom du Comité de coordination de la recherche au Canada, nous vous remercions de participer au processus d’évaluation du concours 2023 du volet Exploration du FNFR. Le succès du processus d’évaluation repose sur le dévouement de personnes comme vous, qui offrent généreusement leur temps et leur expertise. Le Comité et le milieu de la recherche apprécient énormément vos efforts.

Il est essentiel que les membres du comité d’évaluation lisent au complet les sections pertinentes de ce document avant d’évaluer les demandes qui leur ont été attribuées. Vous pouvez demander des éclaircissements à tout moment auprès du personnel du FNFR.

Aperçu du concours 2023 du volet Exploration

L’objet du volet Exploration est d’inspirer de la recherche à haut risque, à haut rendement et interdisciplinaire.

Les subventions du volet Exploration soutiennent les projets qui repoussent les limites dans de nouveaux domaines passionnants. Les chercheures et les chercheurs sont encouragés à penser « hors des sentiers battus », à entreprendre des projets de recherche qui défient les paradigmes actuels et à rassembler les disciplines de manière inattendue et selon des perspectives audacieuses et novatrices. Les propositions de projets de recherche à haut risque susceptibles de changer la donne sont fortement encouragées. Le volet Exploration reconnaît que l’innovation comporte souvent des risques; par conséquent, il est prévu qu’un certain nombre des projets financés n’atteindront pas leurs objectifs.

La diversité des perspectives est importante. Le FNFR encourage les projets de recherche menés dans toutes les disciplines, allant des sciences humaines à la santé, en passant par les sciences naturelles et le génie.

Pour des précisions sur le concours 2023, y compris sur les exigences en matière d’admissibilité, consultez l’aperçu du concours. Les instructions relatives à l’avis d'intention de présenter une demande et à la demande détaillée fournissent plus de détails sur les renseignements exigés à chaque étape du concours.

Principes de l’évaluation du mérite

Équité

Le succès du système d’évaluation du mérite du FNFR dépend de la volonté et de la capacité de toutes les évaluatrices et de tous les évaluateurs d’être impartiaux et raisonnables, de faire preuve d’un jugement rigoureux, de comprendre le contexte propre à chaque demande et de l’examiner de manière équitable.

Préjugés

Toutes les évaluatrices et tous les évaluateurs sont tenus d’éviter en tout temps de laisser des préjugés inconscients influencer le processus décisionnel, qu’ils soient fondés sur une quelconque école de pensée, l’opposition entre la recherche fondamentale et la recherche appliquée, des sous-disciplines, des domaines ou des méthodes de recherche (y compris les nouveaux domaines et les nouvelles méthodes), la taille ou la réputation d’un établissement, l’âge, le sexe ou le genre d’une candidate ou d’un candidat ou d’autres facteurs personnels. Elles et ils sont mis en garde contre toute évaluation d’une demande qui serait fondée sur de tels facteurs. Avant d'examiner les demandes, les membres du comité d’évaluation doivent d’abord suivre en ligne le module de formation portant sur les préjugés inconscients.

Conflits d’intérêts et confidentialité

La Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche assure la gestion efficace des conflits d’intérêts de toute participante ou tout participant au processus d’évaluation et garantit, au cours du processus d’évaluation, la confidentialité des renseignements personnels et commerciaux communiqués au FNFR.

Conflit d’intérêts

Il incombe aux membres d’évaluer les mérites des demandes qui leur ont été confiées, à l’exception de celles qui présentent un conflit d’intérêts.

Il y a conflit d’intérêts quand il y a conflit entre les obligations et les responsabilités d’une participante ou d’un participant à un processus d’évaluation et ses intérêts privés, professionnels, d’affaires ou publics. Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un membre du comité d’évaluation, une répondante ou un répondant ou une observatrice ou un observateur :

  • pourrait tirer un avantage professionnel ou personnel du fait de l’évaluation de la demande;
  • entretient une relation professionnelle ou personnelle avec une candidate ou un candidat (cela comprend les chercheures principales désignées et les chercheurs principaux désignés, les cochercheures principales et les cochercheurs principaux, les cocandidates et les cocandidats et les collaboratrices et les collaborateurs) ou l’établissement d’une candidate ou d’un candidat;
  • a un intérêt financier direct ou indirect lié à la demande évaluée.

Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un membre du comité d’évaluation, ou une observatrice ou un observateur se trouve dans l’une des situations suivantes :

  • elle ou il est parente ou parent ou amie ou ami avec l’une des candidates ou l’un des candidats ou entretient avec elle ou lui une relation personnelle;
  • elle ou il pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel par suite du financement de la demande;
  • elle ou il a des différends scientifiques ou personnels de longue date avec l’une des candidates ou l’un des candidats;
  • elle ou il est actuellement affilié à l’établissement, l’organisme ou l’entreprise d’une candidate ou d’un candidat, ce qui comprend les hôpitaux de recherche et les instituts de recherche;
  • elle ou il est affilié sur le plan professionnel avec l’une des candidates ou l’un des candidats car, au cours des six dernières années,
    • elle ou il a eu des interactions fréquentes et régulières avec l’une des candidates ou l’un des candidats dans le cadre de fonctions exercées au sein d’un même service, d’un même établissement, d’un même organisme ou d’une même entreprise;
    • elle ou il a été la superviseure ou le superviseur ou la stagiaire ou le stagiaire de l’un des candidats;
    • elle ou il a collaboré, publié ou partagé des fonds avec l’une des candidates ou l’un des candidats ou prévoit le faire dans un proche avenir;
    • elle ou il a été à l’emploi de l’établissement de l’une des candidates ou l’un des candidats;
  • elle ou il estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de faire une évaluation impartiale de la demande.

Tous les membres du comité d’évaluation sont assujettis aux mêmes lignes directrices en matière de conflits d’intérêts. Tout membre qui se trouve dans l’une de ces situations doit déclarer qu’il est en conflit d’intérêts et ne peut être présent lorsque la discussion porte sur la demande en cause. Le personnel du FNFR et les coprésidentes et les coprésidents trancheront en cas d’incertitude. Un conflit d’intérêts peut être déclaré à tout moment durant le cycle du concours. Communiquez tout changement de situation, le cas échéant, au personnel du FNFR.

Confidentialité

Les renseignements fournis par les candidates et les candidats dans leur demande sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne sont communiqués qu’aux fins de l’évaluation. Les détails de la demande, les notes, les discussions du comité et les recommandations ayant trait à une demande donnée sont des renseignements confidentiels et ne doivent jamais être divulgués. Seul le personnel du FNFR peut communiquer l’information. Quelles que soient les circonstances, les membres du comité ne doivent jamais communiquer à quiconque les recommandations émanant des réunions d’évaluation du mérite; ceci s’applique aussi quand le concours est terminé et que l’on annonce à qui sont attribués les fonds.

Les recommandations de financement que fait le comité d’évaluation sont soumises à l’approbation du comité directeur du FNFR et peuvent être modifiées pour des raisons liées au budget, à une erreur administrative ou à un manquement aux politiques.

Les membres du comité d’évaluation ne doivent pas dévoiler aux candidates et aux candidats, ni à aucune autre personne ne faisant pas partie du comité, quelque renseignement que ce soit se rapportant à l’évaluation d’une demande donnée, ni formuler d’opinions quant aux probabilités de réussite ou d’échec d’une candidate ou d’un candidat.

De leur côté, les candidates et les candidats ne doivent pas communiquer avec les membres du comité au sujet de l’état de leur demande (notes, classement, etc.). La loi garantit aux candidates et aux candidats l’accès à leur dossier de candidature. Par conséquent, tous les documents écrits ayant servi à l’évaluation d’une demande sont mis à la disposition de la candidate ou du candidat quand il est informé de la décision prise sauf toute note et toute observation d’un membre du comité qui n’ont pas été communiquées par écrit aux autres membres du comité ou au personnel du FNFR.

Rôles et responsabilités

Comité directeur et stratégique du FNFR

Le Comité de coordination de la recherche au Canada assure l’orientation stratégique et la supervision du FNFR. Il est le comité directeur de haut niveau. Comme il s’agit d’un programme interorganismes, sa supervision est confiée au comité directeur du FNFR, qui est composé des présidentes et des présidents des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et du Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Le comité directeur du FNFR prend les décisions concernant le financement des demandes en fonction des recommandations du comité d’évaluation. Il veille également à ce que le processus d’évaluation se déroule avec rigueur, objectivité et transparence, dans le respect des normes d’excellence attendues des organismes subventionnaires et en conformité avec les objectifs du FNFR.

Comité d’évaluation multidisciplinaire

Composition du comité

Le comité d’évaluation multidisciplinaire est formé d’expertes et d’experts représentant les diverses disciplines de recherche des trois organismes fédéraux qui subventionnent la recherche, à savoir le CRSH, le CRSNG et les IRSC. Pour obtenir une répartition équilibrée des membres, on tient compte de facteurs tels que le champ d’expertise, la langue, l’appartenance aux quatre groupes désignés – femmes, Autochtones, personnes en situation de handicap et personnes de minorités visibles. On tient aussi compte de la région, de la taille de l’établissement, de l’étape à laquelle la candidate ou le candidat est parvenu dans sa carrière, de la connaissance des pratiques exemplaires en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, de l’expérience en recherche par et avec des Autochtones, ainsi que de l’inclusion de personnes qui ne font pas partie du milieu universitaire. Les membres sont choisis afin que le comité puisse être en mesure d’évaluer des propositions présentées dans les deux langues officielles du Canada.

Le comité d’évaluation multidisciplinaire présente au comité directeur du FNFR ses recommandations sur les demandes qui doivent être financées.

Coprésidentes et coprésidents

Elles et ils doivent faire en sorte que les délibérations du comité d’évaluation multidisciplinaire se déroulent de manière harmonieuse, efficace et objective, conformément aux politiques du FNFR. Elles et ils instaurent un climat positif, constructif et équitable en vue de l’évaluation des demandes. Elles et ils assument un rôle de supervision générale et participent à l’évaluation des demandes.

Elles et ils :

  • veillent au respect de la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après la réunion;
  • assurent l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veillent à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers toutes les candidates et tous les candidats) en fonction de tous les critères;
  • s’assurent que les demandes ayant trait à la recherche autochtone sont évaluées conformément aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone;
  • suivent en ligne le module de formation sur les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs;
  • participent aux réunions ou discussions préparatoires et aux séances d’information avant la réunion d’évaluation du mérite;
  • font participer tous les membres du comité à l’évaluation des demandes;
  • veillent à ce que les membres du comité tiennent compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
  • guident les membres du comité vers l’atteinte d’une recommandation consensuelle, le cas échéant;
  • aident à préparer les observations qui seront transmises aux candidates et aux candidats, le cas échéant;
  • participent aux discussions sur les questions ayant trait aux politiques du FNFR;
  • participent aux discussions portant sur la composition du comité d’évaluation multidisciplinaire des prochains concours;
  • s’assurent que tous les documents confidentiels qui leur ont été remis sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du FNFR.

Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire évaluent les demandes et formulent des recommandations au comité directeur du FNFR en fonction de leur évaluation. Elles et ils doivent en particulier :

  • s’assurer de respecter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après les évaluations et la réunion;
  • assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers toutes les candidates et tous les candidats) en fonction de tous les critères;
  • s’assurer que les demandes ayant trait à la recherche autochtone sont évaluées conformément aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone;
  • suivre en ligne le module de formation sur les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs;
  • participer à des réunions et à des discussions préparatoires et à des séances d’information avant les évaluations et la réunion d’évaluation du mérite, le cas échéant;
  • procéder à l’évaluation approfondie des demandes qui leur sont attribuées;
  • tenir compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
  • attribuer des notes aux demandes qu’ils ont évaluées avant l’échéance et avant la réunion d’évaluation du mérite, le cas échéant;
  • participer à l’examen des demandes qui leur ont été attribuées en faisant part de vive voix de leur évaluation aux membres du comité pendant la réunion, le cas échéant;
  • participer à la discussion portant sur toutes les demandes pertinentes et à leur examen, selon leur rôle, le cas échéant;
  • préparer les observations qui seront transmises aux candidates et aux candidats, le cas échéant;
  • s’assurer que tous les documents qui leur ont été remis sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du FNFR.

Personnel du FNFR

Le personnel est habituellement représenté au cours des réunions d’évaluation du mérite par la directrice ou le directeur, la directrice adjointe ou le directeur adjoint et (ou) la gestionnaire ou le gestionnaire et les agentes de programme ou les agents de programme. Le personnel doit notamment :

  • s’assurer que le comité respecte la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après la réunion;
  • assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
  • attribuer les demandes aux membres du comité d’évaluation;
  • donner des conseils et des consignes au comité au sujet des politiques du FNFR;
  • veiller à ce que les membres du comité tiennent compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
  • prendre des notes sur les aspects procéduraux des fonctions du comité;
  • consigner les observations des membres du comité au sujet de chacune des demandes, le cas échéant;
  • de concert avec les coprésidentes et les coprésidents, gérer les conflits d’intérêts, le cas échéant;
  • consigner les préoccupations exprimées par le comité au sujet de questions auxquelles le personnel devra prêter attention par la suite;
  • s’assurer que tous les documents fournis aux fins de l’évaluation sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du FNFR;
  • faciliter l’approbation finale des demandes recommandées par le comité directeur du FNFR.

Demandes et documents d’évaluation

Demande incomplète ou non conforme

Les candidates et les candidats doivent fournir des renseignements complets et suffisants, conformément aux Normes de présentation et présentation des pièces jointes du portail Convergence et aux instructions relatives à l’avis d’intention de présenter une demande et à la demande détaillée. Tout problème concernant le contenu de la demande doit être signalé au personnel du FNFR, ce qui peut être fait à tout moment durant le concours. Afin d’assurer l’équité dans le déroulement du concours, les candidates et les candidats doivent respecter les lignes directrices régissant la préparation des documents qui accompagnent la demande. Si le personnel détermine que les renseignements fournis sont incomplets ou qu’ils ne sont pas conformes aux lignes directrices ou aux instructions, la demande peut être rejetée.

Admissibilité des candidates et des candidats

Le personnel du FNFR est responsable des décisions concernant l’admissibilité. Les membres du comité d’évaluation qui éprouvent des doutes quant à l’admissibilité d’une chercheure ou d’un chercheur doivent évaluer sa demande de la même manière que les autres et, dès que possible, aviser le personnel du FNFR de problèmes d’admissibilité possibles. On peut consulter les critères servant à déterminer l’admissibilité des candidates et des candidats à la section Admissibilité de l’aperçu du concours.

Recherche autochtone

Si un membre du comité reçoit une proposition dans laquelle la réponse à la question « Votre proposition est-elle liée à la recherche autochtone telle que le CRSH la définit? » est « Oui », elle ou il doit utiliser l’Énoncé de principes en matière de recherche autochtone et les Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone comme références pour l’évaluation de cette demande qui a trait à la recherche autochtone ou comporte de la recherche autochtone. Ces balises sont fournies pour aider les évaluateurs à mieux comprendre la recherche autochtone et les activités qui y sont reliées et à interpréter les critères d’évaluation propres au contexte de recherche autochtone.

Indicateurs de mérite

Les indicateurs de mérite comprennent des indicateurs de réussite ou d’échec sur l’interdisciplinarité et la concordance avec les critères du programme et en matière d’équité, de diversité et d’inclusion dans les pratiques de recherche, de même qu’une échelle d’évaluation des indicateurs de haut risque, de haut rendement et de faisabilité. Les échelles d’évaluation énoncent les principales caractéristiques dont les membres du comité d’évaluation doivent tenir compte pour attribuer une note. Bien que quatre notes seulement soient fournies pour chaque échelle d’évaluation, les membres peuvent choisir une note située entre chacune de celles qui sont décrites, ce qui donne un barème de sept notes.

Toutes les demandes sont évaluées en fonction des mêmes indicateurs de mérite. On incite les membres du comité d’évaluation à utiliser toute la gamme de notes prévues, selon les besoins, afin d’assurer une répartition des notes qui reflète la qualité des demandes évaluées. On s’attend à ce que les membres discutent des notes et les justifient (ou les rajustent) durant les réunions du comité d’évaluation multidisciplinaire.

Sources de préoccupation

Les membres du comité d’évaluation peuvent faire des observations sur toutes les sources de préoccupation relevées dans la demande, par exemple celles qui sont ont trait aux critères de sélection, y compris à l'équité, à la diversité et à l'inclusion dans les pratiques de recherche et à l’interdisciplinarité, à l'équité, à la diversité et à l'inclusion dans la conception de la recherche, à la recherche autochtone, au budget et autres.

Les évaluatrices et les évaluateurs ne doivent inclure aucun renseignement permettant d’identifier les membres de l’équipe (noms, groupes de recherche, départements, établissements et autres) dans leurs commentaires.

Commentaires du personnel du FNFR et des autres membres du comité

Les membres du comité d'évaluation peuvent également ajouter tout commentaire supplémentaire qu'ils jugent pertinent et constructif sur la proposition à l'équipe de recherche; ces commentaires peuvent être utiles pendant la réunion virtuelle et (ou) lors de la préparation d'un message à la candidate ou au candidat, au besoin.

Veuillez noter que les évaluatrices et les évaluateurs ne doivent pas inclure de renseignements permettant d'identifier les membres de l'équipe (noms, groupes de recherche, départements, établissements, etc.) dans leurs commentaires.

Types de risques

Remarque : Cette information n’est pas utilisée pour l’évaluation des demandes, mais pour l’évaluation globale du FNFR.

Toutes les évaluatrices et tous les évaluateurs doivent recueillir, uniquement à des fins d’analyse, de l’information sur l'ensemble des types de risques présents dans les projets de recherche proposés en se servant de la liste suivante :

  • la remise en question des perspectives ou des paradigmes de recherche actuels;
  • l’utilisation d’équipement, de techniques ou d’approches qui se sont avérés – ou sont présumés – être extrêmement difficiles;
  • le recours à une association sans précédent de disciplines ayant des points de vue différents;
  • le fait d’aborder le projet d’un point de vue interdisciplinaire inhabituel en vue d’utiliser des approches novatrices pour résoudre des problèmes existants;
  • les autres risques (indiquer chacun d’eux dans une zone de texte);
  • l’absence de risques.

Budget

Le budget proposé ne constitue pas un critère de sélection. Il n’est habituellement pas abordé par les évaluatrices et les évaluateurs, sauf s’il peut avoir une incidence sur l’évaluation de la faisabilité du projet, en ce qui a trait à la possibilité de mener à bien la recherche avec les ressources proposées. Toutefois, si une évaluatrice ou un évaluateur constate une dépense qui n’est pas admissible en vertu du Guide d’administration financière des trois organismes ou qui, selon lui, est largement surestimée, il doit porter ce fait à l’attention du personnel du FNFR.

Accès aux demandes à évaluer

L’ensemble des membres du comité d’évaluation ont accès aux demandes à évaluer par l’entremise du portail Convergence. Cet accès ne leur est accordé que pour les demandes qui leur ont été attribuées.

Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire

Les membres potentiels du comité d’évaluation multidisciplinaire reçoivent un courriel contenant des instructions détaillées leur demandant d’ouvrir une session dans le portail Convergence et d’entrer leurs renseignements biographiques, y compris leurs champs de recherche, dans leur profil personnel. Peu après la date limite pour la présentation de la demande, ils reçoivent un courriel leur demandant d’accepter les modalités du portail Convergence. Ils ne peuvent poursuivre le processus d’évaluation qu’après avoir accepté les modalités. Une fois celles-ci acceptées, deux nouveaux onglets apparaissent dans l’écran d’accueil après que le membre a ouvert une session dans le portail Convergence : Comités – Conflits et Comités – Attributions. Si les modalités sont acceptées avant que les demandes n’aient été attribuées, les deux onglets resteront vides jusqu’à l’attribution des demandes.

À la suite de cette étape, les membres reçoivent un courriel les informant que les demandes qui leur ont été attribuées sont prêtes et peuvent être consultées sous l’onglet Comités – Conflits. Tout problème ayant trait à l’attribution des demandes doit être signalé au personnel du FNFR le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Processus d’évaluation

Étape de la demande

Le processus d’évaluation des demandes a pour but de déterminer les demandes les plus méritoires à recommander à des fins de financement par le comité d’évaluation multidisciplinaire.

Calendrier
Date Activité
Le 12 décembre 2023 Date limite de présentation des demandes
Le 28 novembre 2023 Séance d’orientation aux nouveaux membres
Le 5 décembre 2023 Séance de calibrage de tous les membres de comité
Le 20 décembre 2023 Attribution des demandes aux membres du comité d’évaluation
Le 9 janvier 2024 Date limite de signalement des conflits d'intérêts par les membres du comité d’évaluation
Le 12 février 2024 Date limite d’enregistrement des notes par les membres du comité d’évaluation
Du 12 au 15 février 2024 Analyse des notes et détermination des demandes dont les membres discuteront dans le cadre de leurs réunions virtuelles. Les horaires sont créés et le rôle du membre sur la demande (c.-à-d., lectrice ou lecteur 1, 2, etc.) en tant qu’évaluatrice ou évaluateur est établi.
Le 20 février 2024 Webinaire d’orientation du comité d’évaluation multidisciplinaire
Du 4 mars au 8 mars 2024 Réunions virtuelles du comité d’évaluation multidisciplinaire
Du 11 au 15 mars 2024 Rédaction, par les membres du comité d’évaluation, de la version finale des observations relatives aux demandes ayant fait l’objet des discussions
D’ici le 31 mars 2024 Résultats de l’évaluation des demandes communiqués aux candidates et aux candidats

Évaluation par le comité d’évaluation multidisciplinaire

Attribution des demandes

Chaque demande est attribuée à cinq membres du comité d’évaluation multidisciplinaire aux fins d’évaluation. Deux à trois des membres se voient attribuer les demandes en fonction de leur expertise qui correspond aux principaux champs de recherche de la proposition. Les autres membres n’ont pas d’expertise disciplinaire et fournissent une évaluation d’un point de vue interdisciplinaire ou non expert. L'équilibre des perspectives permet à la demande d'être évaluée par des experts dans les disciplines concernées, ainsi que par des experts qui peuvent parler de l'impact du projet au-delà de ces disciplines. Les capacités linguistiques et les conflits d’intérêts institutionnels sont pris en compte pour l’attribution des demandes aux membres.

Vérification des conflits d’intérêts

Peu après la date limite, les membres du comité d’évaluation reçoivent un courriel les informant que la liste des demandes qui leur sont attribuées est prête. Ils doivent ouvrir une session dans le portail Convergence, prendre connaissance du résumé de chacune des demandes qui leur sont attribuées sous l’onglet Comités – Conflits et signaler tout conflit d’intérêts. Une fois qu’un membre a coché toutes les demandes qui lui sont attribuées pour lesquelles il y a conflit d’intérêts, il a immédiatement accès, sous l’onglet Comités – Attributions, aux demandes pour lesquelles il n’a pas signalé de conflit d’intérêts. Quelques changements peuvent être apportés à l’attribution des demandes quand des conflits d’intérêts sont signalés par les membres. S’il y a des changements, le personnel du FNFR en informera les membres du comité d’évaluation. Tous les problèmes doivent être signalés au personnel du FNFR le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Évaluation

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire reçoivent l’accès à tout le contenu de l’avis d’intention de présenter une demande et de la demande.

Toutes les demandes admissibles doivent être évaluées et cotées conformément aux grilles d'évaluation pour les critères de sélection :

  • haut risque : 40 p. 100 de la note totale;
  • haut rendement : 40 p. 100 de la note totale;
  • faisabilité : 20 p. 100 de la note totale;
  • interdisciplinarité et concordance avec les critères du programme (réussite/échec);
  • équité, diversité et inclusion dans les pratiques de recherche (réussite/échec).

Les membres peuvent attribuer l’une des sept notes pour les critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité (indicateurs de mérite). En évaluant le critère de faisabilité, les membres doivent prendre en considération l’approche adoptée en matière de recherche autochtone (le cas échéant) ainsi que les aspects ayant trait à l’équité, à la diversité et à l'inclusion dans la conception de la recherche (le cas échéant).

Les membres sont priés de faire des observations sur :

  • les types de risques;
  • l’interdisciplinarité et la concordance avec les critères du programme (si la note attribuée est « échec »)
  • l’équité, la diversité et l'inclusion dans les pratiques de recherche (si la note attribuée est « échec »).

Les membres peuvent aussi faire des observations sur les sources de préoccupation que soulève la demande et ajouter des commentaires aux candidates et aux candidats (facultatif) qu'ils souhaitent transmettre au personnel du fonds et aux autres membres du comité.

Résultat

Les notes attribuées par les membres sont utilisées pour déterminer une note globale, par critère. La note globale pour l’interdisciplinarité et la concordance avec le programme et l’équité, la diversité et l’inclusion dans les pratiques de recherche peut être une réussite (lorsque tous les membres l’ont évalué comme une réussite), mixte (lorsque la majorité des membres l’ont évalué comme une réussite), ou un échec (lorsque la majorité des membres l’ont évalué comme un échec). Les notes globales attribuées aux autres critères correspondent à la moyenne des notes attribuées par les membres. Les demandes seront placées dans une fourchette de demandes cotées également.

Les membres du comité d’évaluation discuteront des demandes les mieux cotées. La ligne de démarcation entre ces demandes et les autres sera établie en fonction de la répartition des notes et du nombre de demandes reçues. Les membres du comité pourront également proposer que des demandes fassent l’objet de discussions, peu importe la note qu’elles auront obtenue. Les autres demandes ne feront pas l’objet de discussions et ne seront pas recommandées aux fins de financement.

Le Comité de coordination de la recherche au Canada a pris l’engagement de s’assurer qu’une proportion des subventions sera réservée pour les chercheures et les chercheurs en début de carrière. Cette proportion correspondra à la proportion des demandes reçues qui sont dirigées par celles-ci ou ceux-ci. Le programme surveille la proportion des demandes dirigées par celles-ci ou ceux-ci recommandées aux fins de financement. Il est possible que des projets à note plus faible dirigés par celles-ci ou ceux-ci soient recommandés, et ce, afin de respecter l’engagement du programme de les soutenir.

Réunion du comité d’évaluation multidisciplinaire

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire se réunissent pour discuter des demandes et déterminer celles dont le financement sera recommandé. Les demandes sont réparties entre les salles de réunion, et les membres du comité discutent des demandes examinées dans la salle de réunion à laquelle ils sont affectés. Chaque salle de réunion est présidée par trois coprésidentes et coprésidents représentant chacune ou chacun l’un des trois organismes (CRSH, CRSNG et IRSC). Des membres du personnel du FNFR sont aussi présents pour aider les coprésidentes et les coprésidents et répondre aux questions ayant trait aux politiques et au programme.

Discussions

Vingt minutes sont consacrées à la discussion de chaque demande. La discussion est modérée par l’une des coprésidentes ou l’un des coprésidents et se déroule selon les étapes suivantes :

  1. l’agente de programme ou l’agent de programme du FNFR présente la demande, les cinq membres du comité d’évaluation et la coprésidente ou le coprésident;
  2. la coprésidente ou le coprésident dirige la discussion en débutant par les critères de l’interdisciplinarité et de l’équité, de la diversité et de l’inclusion dans les pratiques de recherche;
    1. la première évaluatrice ou le premier évaluateur donne sa note (réussite ou échec) et une brève justification; les autres évaluatrices et évaluateurs désignés sont ensuite invités à tour de rôle, à présenter de l’information supplémentaire ou des points de vue différents;
    2. quand une évaluatrice ou un évaluateur présente son opinion, les autres membres peuvent prendre part à la discussion afin d’ajouter de l’information et des perspectives;
    3. si une évaluatrice ou un évaluateur révise ses notes pendant la discussion, elle ou il doit mettre ces notes à jour dans le portail Convergence après la discussion afin que son dossier d’évaluation soit à jour;
  3. les critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité font ensuite l’objet de discussions.
    1. la première évaluatrice ou le premier évaluateur désigné résume brièvement la proposition et donne ses notes et de brèves justifications; les autres évaluatrices et évaluateurs désignés sont ensuite invités, à tour de rôle à donner leurs notes et toute information supplémentaire;
    2. les autres évaluatrices et évaluateurs peuvent prendre part à la discussion et demander des précisions, si le temps le permet;
    3. si les évaluatrices désignées et les évaluateurs désignés révisent leurs notes pendant la discussion, elles et ils doivent mettre ces notes à jour dans le portail Convergence après la discussion.

Message aux candidates et aux candidats

Des observations succinctes sont préparées pour toutes les demandes qui font l’objet de discussions au cours des réunions virtuelles du comité d’évaluation et ne sont pas recommandées aux fins de financement. L’une des évaluatrices ou l’un des évaluateurs est nommé d’avance pour diriger la rédaction d’un message aux candidates et aux candidats contenant des commentaires sur chaque demande.

Traitement des documents utilisés dans l’évaluation par les pairs

Les documents relatifs à l’évaluation du mérite contiennent des renseignements personnels ainsi que des renseignements dont la divulgation non autorisée risquerait vraisemblablement de porter un préjudice sérieux (tel qu’un traitement discriminatoire, une atteinte à la réputation ou la perte d’un avantage concurrentiel) à une personne, à un organisme ou au gouvernement. Ces documents sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Loi sur l’accès à l’information et à la Politique sur la sécurité du gouvernement. Il faut respecter certaines mesures afin de garantir que les renseignements qui se trouvent dans les demandes ainsi que la teneur des discussions en groupe demeurent strictement confidentiels. La collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et (ou) la suppression inappropriées ou non autorisées de ces renseignements peuvent entraîner une violation de la vie privée. Consultez le Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l’examen par les pairs pour des précisions à ce sujet.

Information d’ordre juridique et éthique

Conduite responsable de la recherche

Les organismes fédéraux qui subventionnent la recherche – à savoir le CRSH, le CRSNG et les IRSC – se sont engagés à mettre en place et à maintenir un environnement qui encourage et favorise la conduite responsable de la recherche. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche décrit les responsabilités et les politiques connexes qui s’appliquent aux chercheurs, aux établissements et aux organismes et qui, ensemble, contribuent à la mise en place d’un environnement de recherche favorable.

Confidentialité

Les membres nommés au comité doivent lire l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs, qui décrit les exigences et les attentes, et ils doivent accepter de le respecter.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le terme « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement concernant une personne identifiable. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels fournis par les candidates et les candidats ne doivent servir qu’à évaluer les demandes, à prendre des décisions relativement au financement et à répondre à des fins particulières décrites aux candidates et aux candidats au moment de recueillir leurs renseignements personnels. Il est rappelé aux membres que l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements à d’autres fins est illégale. Il est important que les membres du comité respectent strictement les lignes directrices énoncées dans l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs.

Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités du CRSH, du CRSNG et des IRSC sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette loi a pour objet de « compléter la législation canadienne en donnant effet […] au principe suivant : le droit de tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, à l’égalité des chances d’épanouissement et à la prise de mesures visant à la satisfaction de leurs besoins, indépendamment des considérations fondées sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée ».

Loi sur les langues officielles

Tous les membres du comité et le personnel du FNFR doivent connaître leurs obligations et leurs droits en vertu de la Loi sur les langues officielles.

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