Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont présentés au Parlement conformément au même article de la Loi.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi pour satisfaire aux diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi. Le gestionnaire est appuyé par deux analystes des politiques et par un agent de l’AIPRP. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire relève du directeur exécutif de cette division.

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux examinateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi, ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la Loi. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH, et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels concernant les subventions et les bourses se trouve également dans le site Web du CRSH.

En 2021-2022, le bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi la mise à jour de son infrastructure de gestion des renseignements personnels, y compris l’achèvement des consultations sur son cadre de gestion des renseignements personnels et de son protocole connexe. En 2021-2022, le cadre de gestion des renseignements personnels et son protocole connexe ont été présentés à des comités de gestion internes aux fin d’approbation.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, qui tient le vice-président directeur (vice-président depuis novembre 2021), Affaires générales au courant. Ce dernier présente l’information au président, au besoin.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 1^er mars 2015. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH :

• vice-président directeur (vice-président depuis novembre 2021), Affaires générales
• directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels
• gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles

Les exceptions sont les alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés au président et au vice-président directeur (vice-président depuis novembre 2021).

Rapport statistique de l’exercice financier 2021-2022

Le CRSH a reçu 10 demandes officielles au cours de la période visée par le présent rapport; le même nombre que l’exercice précédent.

Le CRSH a complété 11 demandes au cours de la période visée par le présent rapport. Une demande présentée en 2021-2022 a été reportée à l’année financière 2022-2023 pour être complétées au cours de cet exercice.

Le bureau de l’AIPRP a traité trois demandes d’accès à des renseignements personnels non officielles au cours de l’exercice. Le CRSH reçoit maintenant un plus grand nombre de demandes officielles que de demandes non officielles, ce qui représente un renversement.

Des onze demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH s’est chargé de deux dans un délai de 1 à 15 jours, de trois dans un délai de 16 à 30 jours et de six dans un délai de 31 à 60 jours. Cette année, cinq demandes ont été complétées au cours des 30 premiers jours suivant leur réception et 100 % des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi, y compris les sursis autorisés en vertu de la Loi. La plupart des demandes avaient trait aux demandes de subvention et de bourse d’étudiants, ce qui exigeaient une consultation avec les établissements des répondants et donc un sursis autorisé par la Loi au-delà des 30 premiers jours suivant la réception.

Des 11 demandes complétées, huit comptaient des documents à fournir, dont 100 % ont été communiqués en partie et en format électronique.

Selon les statistiques, très peu d’exemptions ont été appliquées au cours de l’exercice 2021-2022. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande. Le CRSH s’en est remis à l’article 26 pour huit demandes.

Dans trois cas, aucun document correspondant à la demande n’a été trouvé.

Aucune demande de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice.

Initiation et formation

Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

L’équipe de l’AIPRP a fourni de la formation à des membres du personnel sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités des employés par rapport à la Loi. En raison de la pandémie de COVID-19, aucune formation sur l’AIPRP n’a été offerte en 2021-2022. L’équipe de l’AIPRP a toutefois communiqué son cadre de gestion des renseignements personnels et son protocole connexe au sein de l’organisme.

Le CRSH a créé et offert des cours de formation formels aux membres du personnel qui doivent accéder directement à des renseignements personnels de nature délicate ou qui doivent analyser de tels renseignements. La formation s’inscrit dans le cadre de l’initiative conjointe du CRSH, du CRSNG et des IRSC visant à recueillir des données sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour l’ensemble des candidats, des cocandidats, des collaborateurs et des membres de comités. Au total, l’équipe de l’AIPRP du CRSH a donné de la formation à 41 membres du personnel en 2021-2022. L’initiative se poursuivra au cours de l’exercice 2022-2023, selon les besoins.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice. En raison de la pandémie de COVID-19, le traitement des demandes et les procédures relatives à l’AIPRP sont devenus entièrement numériques. Auparavant, les processus tels que la soumission de documents par les bureaux de première responsabilité et les communications et les communiqués de documents aux demandeurs étaient souvent sur papier.

Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction et à l’amélioration de textes concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.

Le CRSH a poursuivi des consultations au sujet de son cadre de gestion des renseignements personnels et de son protocole connexe, qu’il compte mettre en œuvre conjointement avec le CRSNG. En 2021-2022, les comités de gestion internes ont approuvé l’ébauche du cadre de gestion des renseignements personnels et son protocole connexe.

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été déposée au Commissariat au cours de l’exercice 2020-2021 relativement à la collecte et à la divulgation de renseignements personnels.

Aucune enquête était toujours en cours à la fin de l’exercice.

Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liés à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.

Surveillance des délais de traitement

Le directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et tous les sursis nécessaires.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée a été signalée au cours de la période visée par ce rapport.

Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CRSH a poursuivi deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice 2021-2022, une pour le système de demande du portail Convergence, l’autre pour le fonds Nouvelles frontières en recherche. En 2021-2022, le CRSH a aussi lancé les travaux sur une nouvelle évaluation des impacts sur la vie privée du sondage sur l’équité, la diversité et l’inclusion. Au 31 mars 2022, les risques clés de cette nouvelle évaluation avaient été élaborés.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où la personne concernée en aurait tiré un avantage.

Date de modification :

2022-10-31