Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels
du 1^er avril 2019 au 31 mars 2020

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est l’organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont présentés au Parlement conformément au même article de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à l’administration de cette loi. Le gestionnaire est appuyé par un analyste des politiques et par un agent de l’AIPRP travaillant à temps partiel. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire relève du directeur exécutif de cette division. Pendant la période visée par le présent rapport, l’agent de l’AIPRP a consacré en moyenne une demi-journée par semaine et le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, et l’analyste des politiques ont chacun consacré en moyenne une journée et demie par semaine à traiter les demandes et à administrer les diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada se rapportant à la Loi.

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont gérées par le bureau de l’AIPRP. D’autres divisions du CRSH peuvent répondre à d’autres demandes d’information non officielles, selon la situation. Le bureau de l’AIPRP détient les dossiers complets de l’ensemble des demandes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux examinateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi, ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la Loi. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH, et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels concernant les subventions et les bourses se trouve également dans le site Web du CRSH.

En 2019-2020, le bureau de l’AIPRP du CRSH a poursuivi la mise à jour de son infrastructure de gestion des renseignements personnels et a entamé des consultations au sujet de son cadre de gestion des renseignements personnels et de son protocole connexe.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente régulièrement des rapports au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, qui tient le vice-président directeur de la Direction des affaires générales au courant. Ce dernier présente l’information au président, au besoin.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou de plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’arrêté de délégation de pouvoirs actuel a été approuvé le 1^er mars 2015. L’arrêté confère aux titulaires des postes suivants tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH :

• vice-président directeur, Affaires générales
• directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels
• gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles

Les exceptions sont les alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés au président et au vice-président directeur.

Rapport statistique de l’exercice financier 2019-2020

Le CRSH a reçu 10 demandes officielles au cours de la période visée par le présent rapport, comparativement à 15 demandes au cours de l’exercice précédent.

Le CRSH a complété 10 demandes au cours de la période visée par le présent rapport. Deux demandes présentées en 2019-2020 ont été reportées à l’année financière 2020-2021 pour être complétées au cours de cet exercice.

Le bureau de l’AIPRP a traité deux demandes d’accès à des renseignements personnels non officielles au cours de l’exercice. Le CRSH reçoit maintenant un plus grand nombre de demandes officielles que de demandes non officielles, ce qui représente un renversement.

Des dix demandes complétées au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH s’est chargé de quatre d’entre elles dans un délai de 16 à 30 jours, de cinq dans un délai de 31 à 60 jours et d’une demande dans un délai de 61 à 120 jours. Cette année, aucune demande n’a été complétée au cours des 30 premiers jours suivant leur réception, mais 90 p. 100 des demandes ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi, y compris les sursis autorisés en vertu de la Loi. La plupart des demandes avaient trait aux demandes de subvention et de bourse d’étudiants, ce qui exigeaient une consultation avec les établissements des répondants et donc un sursis autorisé par la Loi au-delà des 30 premiers jours suivant la réception.

Des 10 demandes complétées, neuf comptaient des documents à fournir, dont tous ont été divulgués en format électronique.

Selon les statistiques, très peu d’exemptions ont été appliquées au cours de l’exercice 2019-2020. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans le cadre d’une même demande ne sont signalées qu’une seule fois par demande. Le CRSH s’en est remis à l’article 26 pour neuf demandes.

Dans un des cas, aucun document correspondant à la demande n’a été trouvé.

Aucune demande de consultation d’autres établissements ou organismes gouvernementaux n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice.

Initiation et formation

Tout au long de l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

Au cours de l’exercice 2019-2020, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a offert des séances de formation à une dizaine de membres du personnel. Ces séances portaient sur les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les grandes notions et définitions, les procédures du CRSH pour traiter les demandes concernant les demandes de renseignements personnels officielles et non officielles et les responsabilités des employés par rapport à la Loi. Elles font partie des séances de formation internes du CRSH figurant dans la Feuille de route d’accréditation des gestionnaires.

Le CRSH a créé et offert des cours de formation formels aux membres du personnel qui doivent accéder directement à des renseignements personnels de nature délicate ou qui doivent analyser de tels renseignements. La formation s’inscrit dans le cadre de l’initiative conjointe du CRSH, du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) visant à recueillir des données sur l’équité, la diversité et l’inclusion pour l’ensemble des candidats, des cocandidats, des collaborateurs et des membres de comités. Au total, l’équipe de l’AIPRP du CRSH a donné des séances de formation à 42 membres du personnel. L’initiative se poursuivra au cours de l’exercice 2020-2021, selon les besoins.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

Le personnel du bureau de l’AIPRP du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction et à l’amélioration de textes concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.

Le CRSH a entamé des consultations au sujet de son cadre de gestion des renseignements personnels et de son protocole connexe s, qu’il compte mettre en œuvre conjointement avec le CRSNG au cours de l’exercice 2020-2021.

Le CRSH a apporté des changements à sa procédure en cas d’atteinte à la vie privée pour garantir une fermeture plus rapide des dossiers et une communication plus rapide avec les parties concernées. Les atteintes à la vie privée présentant des risques faibles ou moyens sont maintenant signalées au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, plutôt qu’au vice-président directeur, Affaires générales. Les changements s’inscrivent mieux dans les outils de gestion des atteintes à la vie privée et de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor et les procédures d’AIPRP du CRSNG, facteur important puisque les deux organismes partagent un protocole à suivre en cas d’atteinte à la vie privée. Le CRSH a également adopté une norme de service de 30 jours pour les atteintes substantielles à la vie privée et les atteintes à la vie privée présentant des risques élevées et de 60 jours pour les atteintes à la vie privée présentant des risques faibles ou moyens.

Plaintes et enquêtes

Quatre plaintes ont été déposées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2019-2020. Une des plaintes avait trait aux exemptions, alors que les trois autres étaient des plaintes de nature variable.

En 2019-2020, le CRSH a fourni des arguments juridiques au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant cinq plaintes et a reçu des conclusions pour trois plaintes. Les trois plaintes étaient sans fondement. Deux enquêtes étaient toujours en cours à la fin de l’exercice.

Le CRSH n’a reçu aucune contestation devant les tribunaux liés à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification liée à l’administration des lois de l’AIPRP au cours de la période visée par le présent rapport.

Surveillance des délais de traitement

Le directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (chaque semaine habituellement) par le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions concernant les demandes, notamment les délais de traitement, les consultations menées et tous les sursis nécessaires.

Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au Secrétariat du Conseil du Trésor, et le dossier a été clos au cours de la période visée par le présent rapport. L’atteinte substantielle à la vie privée avait trait à l’infraction d’un membre de comité à la politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche. À la suite de cette atteinte substantielle à la vie privée, le CRSH a mis à jour sa procédure connexe pour pouvoir donner suite à toutes les atteintes substantielles à la vie privée dans un délai de 30 jours, comme cela est décrit à la section Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH concernant la protection des renseignements personnels ci-dessus.

Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CRSH a lancé deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l’exercice 2019-2020, une pour le système de demande Convergence, l’autre pour le fonds Nouvelles frontières en recherche.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où la personne concernée en aurait tiré un avantage.

Date de modification :

2020-12-01