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Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels Du 1eravril 2017 au 31 mars 2018

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement conformément au même article de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelle, qui est appuyé par un analyste, Affaires générales, relève du directeur exécutif de cette division. Durant la période visée par le présent rapport, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles a consacré environ trois jours par semaine et l’analyste, Affaires générales, a consacré un jour au traitement des demandes et à l’administration des diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor relatives à la Loi.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux examinateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la législation. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH, dans le Guide des membres de comité de sélection du CRSH, et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à a divulgation des renseignements personnels est également fournie dans le site Web du CRSH, en ce qui concerne les subventions que les bourses.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente un rapport bimensuel au vice-président directeur de la Direction des affaires générales et au président. Ce rapport bimensuel dresse la liste des demandes officielles et non officielles présentées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, expose les situations où il y a eu une atteinte à la protection de la vie privée et les mesures d’atténuation prises en conséquence, et présente les plaintes faites au bureau du Commissariat à la protection de la vie privée.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à la protection de la vie privée l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles–à l’exception des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés au président, au vice-président directeur et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels — tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Rapport statistique de l’exercice financier 2017-2018

Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 est joint en annexe.

Une demande officielle a été reçue au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport. Il s’agit d’une de moins qu’en 2017-2018. Ce nombre est légèrement inférieur à la moyenne de deux demandes officielles reçues chaque année au cours des quatre derniers exercices financiers.

Formal Requests Received

Trois demandes ont été complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.

Une demande de renseignements personnels non officielle a été reçue et traitée par le bureau de l’AIPRP durant l’exercice. Le CRSH reçoit habituellement davantage de demandes non officielles que de demandes officielles. Aucune demande de consultation d’autres institutions gouvernementales ou d’autres organismes n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice financier.

Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles–à l’exception des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés au président, au vice-président directeur et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels–tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Initiation et formation

Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

En 2017-2018, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a lancé un nouveau protocole de formation pour les employés du CRSH. Au lieu d’offrir la séance de formation annuelle générale à tout le personnel du CRSH, le gestionnaire a présenté des séances de formation mises à jour à six des sept divsions du CRSH. Au cours de ces séances, environ 85 membres du personnel du CRSH ont reçu une formation, qui traitait des principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des concepts et des définitions clés, des procédures du CRSH pour le traitement des demandes officielles et non officielles de protection des renseignements personnels, et des responsabilités des employés à l’égard de la Loi. Le CRSH a ajouté une séance de formation interne à la Feuille de route d’accréditation des gestionnaires pour l'exercice 2017-2018.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

Un protocole de protection des renseignements personnels a été introduit au Secrétariat des programmes interorganismes à l'intention des établissements concernant le traitement des données de déclaration volontaire sur l’équité, la diversité et l’inclusion. Le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH a collaboré avec le personnel des Programmes de recherche à la rédaction et à l’amélioration d’un document concernant la protection des renseignements personnels dans de nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint.

Le CRSH a entrepris un projet de deux ans pour mettre à jour son chapitre sur Info Source et les fichiers de renseignements personnels, qui devrait se terminer en juin 2018. Ce projet garantira la transparence totale de la manière dont le CRSH recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels.

Plaintes et enquêtes

Aucune plaintes concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l’exercice 2017-2018.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune contestation judiciaire relative à la protection des renseignments personnels au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.

Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification relative à l’application des lois relatives à l’AIPRP au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.

Surveillance des délais de traitement

Le directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenu régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par ce rapport.

Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Même si le CRSH n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au cours de l’exercice 2017-2018, une EFVP sur le Programme des chaires de recherche Canada 150 a été réalisée. La réponse et le plan d’action de la direction ont été approuvés, et le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH souhaite apporter des modifications qui comprennent la consolidation et la maturation des politiques et des pratiques en matière de protection des renseignements personnels en 2018-2019. Il est prévu que l’EFVP sera officiellement présentée au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissaire à la protection de la vie privée au cours du premier trimestre de l’exercice 2018-2019, ainsi qu’un fichier de renseignements personnels mis à jour, signalant la fin du processus. Une description complète sera fournie dans le rapport de l’du prochain exercice.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où la personne concernée en aurait tiré un avantage.