Introduction
Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.
Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement conformément au même article de la Loi.
la Loi accorde aux Canadiens le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale en établissant les principes suivants : le public a le droit de consulter les documents de l’administration fédérale; les exceptions indispensables qui restreignent ce droit sont précises et limitées; les décisions relatives à la communication sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.
Administration de la Loi sur l’accès à l’information
Au CRSH, le gestionnaire, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et Opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et d’offrir du soutien et des conseils sur l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH et le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, relève du directeur exécutif de cette division. Durant la période visée par le présent rapport, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a consacré environ trois journées par semaine au traitement des demandes et à l’administration des diverses exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor relatives à la Loi.
Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont traitées par le bureau de l’AIPRP. La Direction des programmes et d’autres directions du CRSH répondent, au besoin, aux demandes de renseignements non officielles. Le bureau de l’AIPRP conserve tous les documents sur les demandes d’accès à l’information reçues au cours des deux dernières années.
Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente un rapport mensuel au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels et au vice-président directeur de la Direction des affaires générales. Ce rapport mensuel dresse la liste des demandes officielles et non officielles présentées conformément à la Loi sur l’accès à l’information et des plaintes au bureau du Commissariat à l’information.
En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à l’information du Canada (CIC), l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.
Arrêté de la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur l’accès à l’information est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, la plupart des pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.
Rapport statistique de l’exercice financier 2016-2017
Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 est joint en annexe.
Au cours de l’exercice 2016-2017, 69 demandes officielles ont été présentées au CRSH en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une augmentation par rapport à l’exercice 2015-2016, au cours duquel le CRSH avait reçu 18 demandes officielles. Ce nombre est également plus élevé que la moyenne de 12 demandes par exercice reçues au cours des quatre derniers exercices.
Cinquante demandes provenaient du secteur universitaire, sept du secteur public et douze du secteur privé. Deux demandes de l’exercice précédent ont été reportées à l’exercice 2016-2017 et ont été traitées au cours de cet exercice. Cinq demandes reçues durant l’exercice 2016-2017 ont été reportées au prochain exercice.
De l’ensemble des demandes complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport, dix demandes ont été traitées en moins de 15 jours et 27 ont été traitées dans un délai de 15 à 30 jours. Dix-sept demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et 12 demandes, dans un délai de 61 à 120 jours.
L’augmentation importante du nombre et de la complexité des demandes a donné lieu à une charge de travail beaucoup plus élevée et à un plus grand nombre de consultations de tiers. Par conséquent, le CRSH a dû demander un nombre supérieur à la normale de prorogations en 2016-2017.
Vingt-six documents ont été transmis sur support électronique et 32 sur support papier.
Les statistiques démontrent qu’une vaste gamme de dispositions d’exemption ont été appliquées durant l’exercice 2016-2017. Les dispositions d’exemption utilisées à plusieurs reprises dans une seule demande sont signalées seulement une fois par demande. En ordre décroissant, le CRSH utilise le plus souvent le paragraphe 19(1) et les alinéas 20(1)(b), 21(1)(b), 21(1)(a), 20(1)(c) et 20(1)(d).
Dans quatre cas, aucun document correspondant à la demande n’a pu être trouvé. Une demande a été abandonnée.
Le CRSH a reçu 13 demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada et il y a donné suite; il n’a reçu aucune demande de consultation provenant d’autres organismes au cours de l’exercice 2016-2017.
Initiation et formation
Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.
En 2016-2017, le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, a offert la séance de formation annuelle générale à tout le personnel du CRSH. De plus, environ 10 employés ont assisté à une séance ouverte additionnelle. Une séance de formation a également été offerte à près de 20 membres de l’équipe de gestion du CRSH. Ces séances traitaient des principes de la Loi sur l’accès à l’information, des concepts et des définitions clés, des procédures du CRSH pour le traitement des demandes officielles et informelles d’accès à l’information, et des responsabilités des employés à l’égard de la Loi. Le CRSH a ajouté une séance de formation interne à la Feuille de route d’accréditation des gestionnaires pour 2017-2018.
Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à l’accès à l’information
Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice financier. Le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des programmes de recherche à la rédaction d’un document concernant l’accès à l’information dans nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint. Il en résulte un document normalisé qui décrit les rôles et les responsabilités liés à la gestion des renseignements et au traitement des demandes d’accès à l’information.
Plaintes au commissariat à l’information du Canada
Le CRSH a été avisé que 24 plaintes relatives aux demandes présentées au CRSH ont été déposées auprès du CIC au cours de l’exercice 2016-2017. Ces plaintes portaient sur les exceptions appliquées, les temps de réponse, et les omissions de fournir tous les dossiers relatifs aux demandes. La majorité des plaintes ont été déposées par la même personne.
En 2016-2017, Le CRSH a présenté des arguments juridiques au CIC concernant cinq enquêtes relatives à des plaintes et a reçu les conclusions de six enquêtes relatives à des plaintes. De ces six plaintes, une a été annulée par le CIC, une a été jugée non fondée, et les quatre autres ont été résolues. Les autres enquêtes sont en cours.
Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune contestation judiciaire relative à l’accès à l’information au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.
Le CRSH n’a fait l’objet d’aucune vérification relative à l’application des lois relatives à l’AIPRP au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport.
Surveillance des délais de traitement
Le directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par le gestionnaire, AIPRP et Opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires.