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Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels du du 1eravril 2015 au 31 mars 2016

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement, conformément au même article de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, le gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, relève du directeur exécutif de cette division. Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont acheminées par le bureau de l’AIPRP, qui conserve tous les documents sur les demandes d’accès aux renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années. Durant la période visée par le présent rapport, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles a consacré en moyenne une journée et demie par semaine à l’administration des demandes (officielles et non officielles) et des diverses exigences du Conseil du Trésor relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux évaluateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la législation. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels est également fournie sur le site Web du CRSH, en ce qui concerne aussi bien les subventions que les bourses.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les examinateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente un rapport mensuel au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels et au vice-président directeur de la Direction des affaires générales. Ce rapport mensuel dresse la liste des demandes officielles et non officielles présentées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, expose les situations où il y a eu une atteinte à la protection de la vie privée et les mesures d’atténuation prises en conséquence, et présente les plaintes faites au bureau du Commissariat à la protection de la vie privée.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à l'information du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles — à l’exception des alinéas 8(2)e) et 8(2)m), lesquels sont réservés au président, au vice-président directeur et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels — tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Rapport statistique de l’exercice financier 2015-2016

Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 est joint en annexe.

Deux demandes officielles ont été présentées pendant la période visée par le présent rapport, soit un nombre plus bas qu’en 2014-2015, exercice au cours duquel quatre demandes officiellesavaient été reçues.. Ce nombre est aussi légèrement inférieur à la moyenne de quatre demandes officielles par exercice reçues au cours des quatre derniers exercices financiers.

Demandes officielles reçues
2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Demandes officielles 2 3 8 0 4

De l’ensemble des demandes complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport, une demande a été traitée en moins de 15 jours et dans l’autre cas, aucun document correspondant à la demande n’a pu être trouvé. Les documents ayant trait à la seule demande ont été transmis en partie sur support électronique.

Neuf demandes de renseignements personnels non officielles ont été reçues et traitées par le bureau de l’AIPRP durant l’exercice. Le CRSH reçoit habituellement davantage de demandes non officielles que de demandes officielles. Aucune demande de consultation d’autres institutions gouvernementales ou d’autres organismes n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice financier.

Initiation et formation

Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

Au cours de l’exercice 2015-2016, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a offert une séance de formation à quelque 15 membres du personnel (une occasion de formation et d’apprentissage annuelle proposée à tous les employés du CRSH). Cette séance traitait des sujets tels que les principes qui sous-tendent la législation sur la protection des renseignements personnels, les concepts et les définitions clés, les procédures du CRSH concernant le traitement des demandes tant officielles que non officielles, ainsi que les méthodes employées pour recueillir, utiliser, protéger, conserver et éliminer les renseignements personnels sous la garde et le contrôle du CRSH. Le bureau de l’AIPRP a aussi mis en place, avec l’aide du Bureau de la sécurité organisationnelle, une séance d’apprentissage sur les « 10 choses à savoir » au sujet des atteintes à la sécurité et à la protection de la vie privée. Environ 60 membres du personnel du CRSH ont assisté à cette présentation donnée par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, et par l’agente de sécurité de l’organisme.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

Le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des Programmes de recherche à la rédaction d’un document concernant l’accès à l’information de plusieurs protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint. Il en résulte un document normalisé qui décrit les rôles et les responsabilités liés à la gestion des renseignements et au traitement des demandes d’accès à l’information.

Le personnel du CRSH, en collaboration avec le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), a aussi mis au point un organigramme qui présente de manière efficace les étapes et les processus à suivre suite à un cas d’atteinte à la protection de la vie privée. Cet organigramme appuie le protocole sur l’atteinte à l’intégrité des renseignements personnels et à la sécurité qui est entré en vigueur en 2013. Ce protocole fournit aux organismes un processus clair et défini s’ils doivent donner suite à un incident ayant trait à la divulgation non autorisée de renseignements personnels ou à une atteinte à la vie privée.

Une fois mis à jour, le chapitre Info Source 2015 du CRSH a été publié en mars 2016. Conformément aux exigences relatives à la publication décentralisée des chapitres d’Info Source, le chapitre du CRSH est harmonisé avec son architecture d’alignement des programmes 2015-2016. Plusieurs améliorations importantes ont été apportées à ce chapitre, par suite de l’examen qu’a fait le CRSH du texte. Plus précisément, le CRSH a mis à jour sa banque de renseignements personnels pour la gestion des subventions et des bourses (CRSH PPU 0055) dans le but d’inclure les renseignements personnels recueillis dans les rapports sur les réalisations mis à jour du CRSH et pour les cas où le CRSH communique des renseignements personnels avec des organisations gouvernementales finançant conjointement des chercheurs du CRSH. Le CRSH lance un projet d’une durée de deux ans pour mettre à jour son chapitre Info Source et ses banques de renseignements personnels. Dans le cadre de ce projet, la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels seront effectuées de façon complètement transparente.      

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte liée à une demande présentée au CRSH en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2015-2016.

Surveillance des délais de traitement

La directrice exécutive, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires. La transition à l’utilisation du logiciel Access Pro a amélioré considérablement la capacité du bureau de l’AIPRP de suivre le temps nécessaire pour traiter lesdemandes et y donner suite.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par ce rapport.

Rapports d’évaluation des faceurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2015-2016, les organismes ont mené une évaluation officielle des facteurs relatifs à la vie privée en lien avec le portail de recherche et la plateforme Microsoft Dynamics CRM 1.0 pour la gestion des subventions et des bourses. La transition au portail de recherche et à la plateforme technologique CRM vise à moderniser et à remplacer la technologie en place et, ainsi, à améliorer les systèmes de gestion des subventions et des bourses des organismes.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée visait à obtenir une évaluation éclairée des risques touchant à la vie privée associés à l’utilisation du portail de recherche et de la plateforme CRM et à présenter des recommandations visant à ramener à un niveau acceptable les risques cernés.Un plan d’action a été mis en place et approuvé pour répondre à ces risques que l’évaluation a permis de trouver. Un plan d’action a été élaboré et approuvé pour remédier aux risques que l’évaluation a permis de cerner. Le plan d’action ayant émané de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a recommandé l’exécution de sept activités de suivi. Quatre d’entre elles ont été menées à bien, et le CRSH est en train de mettre à exécution les trois autres (qui ont trait à la formation des employés, à l’élimination de documents et aux révisions à apporter au protocole d’entente qui permet à la Direction des services administratifs communs de mettre l’information en commun).

Le CRSH a aussi créé sur son site Web une section sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui affiche un sommaire et les points saillants de cette évaluation.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où l’individu concerné en aurait tiré un avantage.