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Rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignement personnels de 2013-2014

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral autonome qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Adminstration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au sein du CRSH, le coordonnateur de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à la Loi. Les demandes officielles et les demandes non officielles sont acheminées au bureau du coordonnateur.

Durant la période couverte par le présent rapport, le coordonnateur a consacré en moyenne un jour et demi par semaine à l’administration des demandes (officielles et non officielles) et des diverses exigences du Conseil du Trésor relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre de ses responsabilités régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH s’assure que l’on remet aux candidats, aux évaluateurs, aux répondants et aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi ainsi que de la manière dont les renseignements qu’ils fournissent sont traités en fonction de la législation. Ces avis figurent dans les guides de programme, sur le portail menant au système de demande en ligne et dans d’autres documents pertinents envoyés aux candidats et aux évaluateurs des demandes.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite sont avisés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi et sont tenus de signer une déclaration indiquant qu’ils respectent le caractère confidentiel des documents utilisés aux fins de délibération.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils du Secrétariat du Conseil du Trésor, d’un conseiller juridique du ministère de la Justice, du Commissariat à l'information du Canada ou des bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Le bureau du coordonnateur conserve tous les documents sur les demandes d’accès aux renseignements personnels des deux dernières années.

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Vous trouverez ci-joint une copie de l’arrêté sur la délégation de pouvoirs du CRSH pour la Loi de l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président général, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels — à l’exception des alinéas 8(2)(e) et 8(2)(m), lesquels sont réservés au président, au vice-président général et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, – les fonctions et les pouvoirs confiés au responsable d’un organisme fédéral se rapportant aux termes de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci peuvent être exercés par le CRSH.

Rapport statistique de l’exercise financier 2013-2014

Vous trouverez ci-joint le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

Ce rapport indique qu’aucune (0) demande officielle n’a été reçue pendant la période couverte par le présent rapport, ce qui, pour le CRSH, ne correspond pas à la norme. Durant l’exercice 2012-2013, le CRSH avait reçu plus de demandes officielles [soit huit (8)] qu’à l’habitude.

Figure 1 Formal requests received

Demande officielles reçues

Demandes officielles reçues

Cette figure présente le nombre de demandes officielles présentées dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues par le CRSH au cours des cinq exercices allant de 2009 à 2014.

L'axe des abscisses présente les exercices, chacun étant représenté par une barre. L'axe des ordonnées présente le nombre de demandes reçues durant chaque exercice.

Les données figurant dans la figure se présentent comme suit :

  • 2009-2010 : 7 demandes officielles reçues
  • 2010-2011 : 2 demandes officielles reçues
  • 2011-2012 : 3 demandes officielles reçues
  • 2012-2013 : 8 demandes officielles reçues
  • 2013-2014 : 0 demande officielle reçue

Neuf (9) demandes de renseignements personnels non officielles ont été reçues et traitées par le coordonnateur durant l’exercice. Il n’est pas rare que le CRSH reçoive plus de demandes non officielles que de demandes officielles.

Rapports d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2013-2014, le CRSH et le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) ont renouvelé leurs discussions concernant l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privé en lien avec le nouveau Portail de recherche. Le CRSH et le CRSNG mèneront ensemble l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privé au cours de la prochaine année. Le rapport devrait être terminé durant l’exercice 2014-2015. En outre, le CRSH travaille présentement à la rédaction d’un rapport d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en lien avec son nouveau système sur les rapports liés aux réalisations. Ce rapport devrait être terminé en 2014-2015.

Initiation et formation

Au cours de l’exercice 2013-2014, le coordonnateur a offert trois (3) séances de formation à dix (10) membres du personnel du CRSH. Ces séances ont permis de traiter de sujets tels que les principes de la législation sur la protection des renseignements personnels, les procédures du CRSH concernant le traitement de demandes connexes ainsi que les procédures sur l’utilisation, la protection, la conservation et la disposition des renseignements personnels sous la garde et le contrôle du CRSH.

Divulgation en vertue du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la présente période de production de rapports, le CRSH n’a présenté aucune communication en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi, qui concerne la communication de renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifient la divulgation ou que l’individu concerné en tirerait un avantage. 

Changements importants apportés à la structure, aux programmes, aux opérations ou aux politiques

Le CRSH s’est efforcé de mettre en place le logiciel Access Pro (un outil de gestion de cas et de rédaction) durant l’exercice 2013-2014. Il commencera à se servir de ce logiciel pour traiter toute demande liée à la protection des renseignements personnels présentée à compter du 1er avril 2014. En décembre 2013, le CRSH a engagé un nouveau coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

En collaboration avec le CRSNG, le CRSH a établi un protocole relatif aux atteintes à la protection et à la sécurité des renseignements personnels, lequel est entré en vigueur le 8 octobre 2013. S’accompagnant d’un formulaire de rapport en cas d’atteinte à la vie privé, ce protocole vise à gérer tout incident issu de la divulgation non autorisée de renseignements personnels et à s’assurer que le processus d’élaboration de rapports est complet et uniforme – quitte à prendre, au besoin, des mesures correctives ou préventives. Le protocole et le formulaire connexe sont affichés dans le site Intranet du CRSH.

En décembre 2013, la décentralisation de l’obligation de publication dans Info Source est entrée en vigueur. Depuis, le CRSH publie son propre chapitre d’Info Source dans son site Web. En outre, il continue à mettre à jour ce chapitre, au besoin, afin de l’harmoniser à son architecture d’alignement des programmes et de présenter clairement ses renseignements.

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte liée à une demande présentée au CRSH en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2013-2014.

Surveillance des délais de traitement

La directrice exécutive, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (à toutes les semaines habituellement) par le coordonnateur de l’AIPRP des questions touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH a entamé sa transition vers l’utilisation du logiciel Access Pro, l’outil qu’emploiera le CRSH dès le 1er avril 2014 pour surveiller le délai de traitement des demandes de protection de la vie privée et les demandes de correction des renseignements personnels.

Appels interjetés auprès de la cours fédérale

Un appel a été soumis à la Cour fédérale concernant la demande présentée au CRSH dans un exercice précédent. Le résultat de l’affaire n’est pas encore connu.

Juin 2014