Guide des détenteurs de subventions
Aide aux ateliers et aux colloques de recherche
Cette section contient les règlements qui s’appliquent aux subventions destinées à l’Aide aux ateliers et aux colloques de recherche.
Dates à retenir
Conditions de base
Administration financière
À la fin de la subvention
Politiques
Pour nous joindre
Dates à retenir
| Paiement de la subvention |
Rapport d’activités |
État final
des dépenses |
Compte rendu |
|
Ateliers et colloques : le CRSH verse la subvention en une seule tranche, en février
pour le concours de l’automne, et en juillet pour le concours
du printemps |
Veuillez soumettre votre rapport
d'activités au CRSH dans les trois mois suivant la tenue
de l'événement.
Rapport d'activité pour atelier
Rapport d'activité pour colloque |
Veuillez soumettre votre état
final des dépenses au CRSH le 30 juin. |
Au courant des deux années suivant
l’événement – S’applique aux détenteurs
dont la subvention comprend une allocation pour la publication de
comptes rendus |
Conditions de base
Quelle est la période de validité de la subvention?
La période maximale de validité des subventions du CRSH
est d’un an. La période de validité de votre subvention
est indiquée sur votre avis d’attribution. Toute subvention doit
être affectée à la préparation et au suivi
de l’événement pour lequel le CRSH l’a accordée.
Puis-je utiliser les fonds de ma subvention après la fin de la période de validité
indiquée sur mon avis d’attribution?
Les détenteurs d’une subvention d’ateliers ou de colloques
ont droit à une prolongation automatique d’un an pour utiliser
les sommes non dépensées à la fin de la période
de validité de leur subvention. La prolongation automatique d’un
an d’une subvention n’est pas considérée comme
une subvention; le détenteur peut donc présenter une autre demande
et obtenir une nouvelle subvention durant l’année de prolongation.
Que se produit-il si je change de pays ou d’établissement?
Si vous changez d’établissement entre le moment où la subvention
vous est accordée et celui où l’événement
a lieu, veuillez communiquer avec un agent de la section Administration
des attributions de la Division des finances du CRSH qui vous dira comment
transférer votre subvention à un autre membre admissible
du comité organisateur.
Que se produit-il si je change de plans?
Changements de la date de l’événement : L’événement
peut être reporté à une date ultérieure dans
l’année financière pour laquelle la subvention a été
octroyée, à condition que le programme et les principaux
conférenciers invités restent fondamentalement les mêmes
que ceux qui ont été approuvés par le comité
de sélection. Bien que l’approbation préalable du CRSH ne
soit pas nécessaire, vous devez toutefois l’informer par écrit
du changement de date (avec copie à l’université).
Si l’événement est reporté à l’année
financière suivante, vous devrez soumettre par écrit au
CRSH une demande d’approbation expliquant les raisons de ce report et
confirmant que l’événement reste fondamentalement le même.
Le CRSH vous fera part rapidement de sa décision ainsi qu’à
votre université.
Changements au programme : Des changements mineurs (comme
le remplacement de conférenciers invités, l’ajout d’un sujet)
ne nécessitent pas l’approbation préalable du CRSH, pourvu
que l’événement reste fondamentalement le même. Des
changements importants (comme le changement du thème ou du sujet
principal de l’événement) exigent l’approbation écrite
du CRSH. Si vous avez des doutes sur l’importance du changement, veuillez
consulter un agent de programme du CRSH.
Changements de conférenciers invités : Il est
normal que certains des conférenciers invités à des
ateliers ou à des colloques doivent être remplacés
au dernier moment. L’approbation préalable du CRSH n’est
pas nécessaire pour ces changements, mais ceux-ci doivent être
indiqués dans le rapport d’activités qui sera remis
à la fin de la subvention.
Les renseignements que je fournis restent-ils confidentiels?
Le CRSH fait parvenir les résultats des concours aux administrateurs
universitaires de la recherche, qui en informent les candidats. En soumettant
leur demande par l’entremise de leur université, les membres du
corps professoral consentent implicitement à ce que les résultats
des concours soient divulgués à leur université.
Les administrateurs universitaires de la recherche et leur personnel doivent
s’assurer que ces résultats ne sont communiqués qu’aux candidats
et aux personnes qui participent directement à l’administration
des programmes de subventions.
Le CRSH s’attend à ce que les universités conservent
les documents en lieu sûr et qu’elles n’utilisent ni ne
divulguent les renseignements à d’autres fins. Lorsque les
documents ne sont plus utiles, les universités doivent les détruire
rapidement et de façon sécuritaire.
Quelles conditions sont rattachées à une subvention?
Votre subvention peut avoir des conditions particulières. Par
exemple, si vous n’avez pas soumis l’état des dépenses et
des revenus ou le rapport final de recherche de votre subvention précédente,
les versements de votre nouvelle subvention seront suspendus jusqu’à
ce que vous les soumettiez. Votre avis d’attribution explique en détail
quel rapport manque pour quelle subvention. Aucuns fonds ne seront débloqués
tant que toutes les conditions ne seront respectées.
Administration financière
Comment les subventions sont-elles versées?
La subvention est envoyée directement au service de la recherche
ou au service des finances de votre université pour être
déposée, en votre nom, dans un compte de subvention du Conseil
de recherches en sciences humaines. Ainsi, le service des finances de
l’université peut vous libérer de la plus grande partie
des tâches reliées à l’administration de la subvention
en assurant la garde des fonds, en versant les salaires, en réglant
les autres dépenses autorisées par vous ou votre représentant
désigné et en vous soumettant, ainsi qu’au CRSH, des rapports
périodiques sur le compte de la subvention.
Quand les subventions sont-elles versées?
Consultez la section Dates à retenir.
Qui peut autoriser les dépenses à partir de mon compte
de subvention?
À titre de candidat, vous devez autoriser toutes les dépenses
à acquitter à partir de votre compte de subvention en certifiant
que ces dépenses sont essentielles à l’événement
appuyé par la subvention. Personne d’autre ne peut engager ni autoriser
des dépenses à partir du compte de la subvention du CRSH
sans votre autorisation écrite, qui doit être fournie au
service des finances de votre université.
L’université est chargée d’administrer la subvention conformément
aux lignes directrices du CRSH et peut refuser de débloquer des
fonds pour une dépense que vous avez proposée ou autorisée
lorsque les règlements du CRSH ou les politiques de l’université
ne sont pas respectés. Les méthodes d’administration, de
gestion du personnel et de comptabilité doivent être conformes
aux normes, aux pratiques et aux politiques de votre université.
Si vous ne respectez pas les règlements énoncés
dans le présent guide, le CRSH peut bloquer ou fermer votre compte
de subvention ou tous les comptes de subventions du CRSH administrés
par votre université. Si vous autorisez le paiement de frais non
admissibles à partir de votre subvention du CRSH, vous devrez remettre
ces fonds dans le compte de la subvention ou les restituer au CRSH. Les
cas d’usage frauduleux des fonds du CRSH seront confiés aux autorités
compétentes.
Qui doit signer les documents?
Les états de dépenses doivent être signés
par le détenteur de la subvention et l’agent des finances de son
université, lequel peut choisir de signer individuellement chaque
état de dépenses ou joindre une note signée lorsqu’il
les envoie regroupés au CRSH.
Les pièces justificatives et les factures internes doivent être
signées par le détenteur de la subvention ou son représentant
désigné. Si les dépenses sont portées au compte
du département et qu’une écriture comptable interne
est utilisée pour transférer plus tard les dépenses
au compte de subvention du CRSH approprié, les détails des
dépenses doivent être inclus dans l’écriture
comptable.
Les dépenses que j’effectue à partir de ma subvention
sont-elles vérifiées par le CRSH?
Des agents de la section des examens et des enquêtes de la Division
des finances du CRSH visitent les universités chaque année
afin :
-
d’évaluer si les chercheurs bénéficient de l’appui
et des outils nécessaires pour administrer efficacement leurs
subventions;
-
de vérifier les politiques, contrôles et systèmes
en place relatifs à l’administration des subventions pour s’assurer
que les politiques et les règlements du CRSH sont respectés
et que les fonds de recherche sont bien administrés;
-
de s’assurer que les dépenses financées à même
les subventions sont conformes aux politiques, aux règlements
et aux lignes directrices du CRSH et aux fins pour lesquelles elles
sont prévues;
-
de partager et de diffuser de l’information sur les lignes directrices
et les attentes en matière d’imputabilité et d’intégrité
financières et scientifiques.
Vous devez conserver des relevés et des registres complets de
toutes les sommes reçues et de toutes les dépenses effectuées,
y compris les pièces justificatives, pendant les deux années
qui suivent la fin de la subvention. Le CRSH ou ses fondés de pouvoir
doivent, sur demande, avoir accès à ces relevés et
à ces registres pour les examiner.
Puis-je transférer des fonds d’une subvention du CRSH à
un autre compte?
Vous ne pouvez pas transférer des fonds d’un compte de subvention
du CRSH à un autre compte.
Quelles dépenses puis-je effectuer à
partir de ma subvention?
Ces subventions sont des formes d’appui limité permettant
d’aider à payer les frais de déplacement et de séjour
des principaux présentateurs et des étudiants canadiens
qui présentent une communication, ainsi que les frais généraux
d’organisation et l’édition des comptes rendus de ces
événements. Elles représentent une contribution partielle
et non totale aux dépenses entraînées par la tenue
de l’événement. Une description détaillée
des dépenses admissibles est présentée ci-dessous.
Participants
Seuls les présentateurs sont admissibles. Toutefois, les présentateurs
étudiants sont admissibles à un financement uniquement
s'ils sont citoyens canadiens ou résidents permanents du Canada.
Les fonctionnaires sont admissibles à condition que l’atelier
ou le colloque ne fasse pas partie de leurs fonctions habituelles, qu’ils
ne représentent pas leur employeur et qu’ils présentent
une communication sur leurs propres recherches, non sur les résultats
d’un travail effectué pour le compte de leur employeur ou
financé par celui-ci.
Frais de déplacement
Ces frais doivent respecter les taux habituels ou les politiques en
vigueur à votre établissement. Si aucune ligne directrice
n’existe à cet effet à votre établissement, les
lignes directrices du Conseil du Trésor du gouvernement du Canada
s’appliquent. Vous pouvez obtenir ces lignes directrices auprès
du CRSH.
Pour les déplacements en avion, vous devez obtenir le meilleur
taux disponible, ce dernier ne devant pas dépasser l’équivalent
du plein tarif en classe économique. Vous pouvez inclure les
frais de séjour pour les jours additionnels que vous devrez passer
pour bénéficier du tarif économique, pourvu que
le coût total du billet et de la prolongation du séjour
demeure inférieur au plein tarif en classe économique.
Si un surclassement est nécessaire pour des raisons médicales
ou autres, vous devez en obtenir le remboursement ailleurs, par exemple
auprès de votre régime d’assurance médicale. La
location ou l’indemnité pour l’usage d’une voiture ne sont admissibles
que si l’usage d’une voiture est indispensable. Les déplacements
locaux pour se rendre à l’université ou en revenir ne
peuvent pas être payés à partir d’un compte de subvention
du CRSH.
Sont admissibles les dépenses pour les soins ou la garde d’un
enfant pendant qu’une mère qui allaite ou un chef de famille
monoparentale est en voyage. Les coûts admissibles pour un chef
de famille monoparentale se limitent à la garde de nuit d’un
enfant pendant les déplacements.
Frais de séjour
Sont admissibles les frais de séjour pour la durée de
l’événement. Les participants nord-américains
qui doivent voyager pendant plus de quatre heures pour se rendre à
un atelier ou à un colloque qui a lieu en Amérique du
Nord peuvent ajouter une demi-journée à la durée
véritable de leur séjour, lorsqu’ils préparent
leur note de frais. Les participants de l’extérieur de l’Amérique
du Nord peuvent ajouter une journée entière à la
durée véritable de leur séjour. Les frais de séjour
doivent respecter les taux habituels ou les politiques en vigueur à
votre établissement.
Frais directs liés à la tenue de l’événement
Ces frais sont admissibles dans la mesure où
ils sont reliés directement à l’événement
ou au déplacement. On trouvera ci-après, à titre
d’exemple, une liste non exhaustive des frais
admissibles :
- les services de secrétaires et de commis;
- l’affranchissement postal;
- les frais d’appels interurbains uniquement;
- la publicité, la promotion et la diffusion (pour les ateliers, étant donné qu’ils sont organisés sur invitation seulement, il s’agit des frais liés aux publications);
- la traduction des documents de l'atelier ou du colloque seulement;
- l’interprétation;
- la publication du compte rendu;
- les salles de réunions.
Dois-je produire les reçus pour toutes les dépenses payées
à même la subvention?
Les détenteurs de subvention du CRSH doivent fournir des pièces
à l’appui de leurs dépenses, notamment des dépenses
internes et des dépenses partagées. Ces pièces justificatives
consistent en reçus originaux ou en factures originales ainsi qu’en
états de dépenses dans le contexte de l’atelier ou
du colloque. Les documents soumis doivent être conformes aux lignes
directrices de l’université.
Dans le cas des dépenses internes et des dépenses partagées,
le montant porté au compte de la subvention, la description de
la méthode de calcul appliquée et du bien ou du service
obtenu doivent figurer sur les pièces justificatives.
Dépenses relatives à des déplacements
Chaque voyageur qui souhaite porter ses dépenses au compte de
la subvention du CRSH doit préparer une demande de remboursement
pour chacun de ses déplacements. Dans le cas des voyageurs autres
que le détenteur de la subvention, il faut préciser l’affiliation
des voyageurs au groupe de recherche du détenteur.
La demande de remboursement doit être signée par le directeur
du département ou le doyen afin d’attester de la pertinence du
déplacement pour l’événement subventionné.
Dans la plupart des universités, le bureau des finances ou le
bureau des ressources humaines est chargé de recueillir et de
conserver la documentation relative aux dépenses admissibles.
Vous devez inclure dans votre réclamation les renseignements
suivants :
- l’objet du voyage;
- les dates et les destinations;
- les documents officiels précisant les dates des ateliers
et des colloques;
- le détail des allocations journalières, y compris
le détail de tout véhicule utilisé;
- les reçus originaux, comme les factures d’hôtel, les
contrats de location de voiture, etc. (les reçus et les relevés
de carte de crédit ne sont pas acceptés);
- la signature du requérant par laquelle il certifie que les
dépenses inscrites sur la réclamation sont conformes
aux fins pour lesquelles la subvention a été octroyée,
qu’elles n’ont pas été remboursées par d’autres
sources et que les remboursements obtenus d’autres sources seront
divulgués à l’université.
Billets d’avion
Les reçus originaux des billets d’avion doivent accompagner
la réclamation du détenteur de la subvention. Les cartes d’embarquement
ne sont pas acceptées à la place des reçus, sauf
dans le cas des billets d’avion électroniques.
Rémunération et avantages sociaux du personnel
Vous devez fournir les dossiers d’emploi signés dans lesquels
figurent le nom des employés, leur catégorie, leur salaire,
leur période d’emploi et une description de tout avantage social
payé à même la subvention.
Depuis le 1er avril 2010, le versement d’honoraires aux conférenciers invités est considéré comme une dépense admissible.
Quelles sont les dépenses non admissibles?
Les dépenses non admissibles comprennent toutes les dépenses
qui n’ont pas été effectuées pour des objectifs
légitimes dans le cadre de l’atelier ou du colloque. Vous
trouverez ci-après, à titre d’exemple, une liste non
exhaustive de dépenses non admissibles :
- toute dépense effectuée avant l’attribution d’une
subvention (à l’exception des billets d’avion);
- les droits d’inscription;
- l’achat de matériel ou de logiciel informatiques;
- l’achat ou la location d’équipement de bureau ordinaire
tel que des bureaux, des chaises, des classeurs, des photocopieuses,
des télécopieurs et des répondeurs automatiques;
- les frais de réception, par exemple les banquets ou les boissons alcoolisées;
- les déplacements habituels entre le domicile et le lieu de
travail.
Si vous n’êtes pas certain qu’une dépense soit admissible,
veuillez consulter un agent de la section Administration des attributions de
la Division des finances du CRSH pour demander des précisions avant
d’engager la dépense.
À la fin de la subvention
Quels rapports devrai-je soumettre?
Consultez la section Dates à retenir .
Le service des finances de mon université peut-il soumettre les
états de dépenses en version électronique?
Le CRSH accepte les états informatisés pourvu qu’ils
soient présentés selon le modèle du formulaire
adopté par les trois Conseils.
Où dois-je expédier des exemplaires du compte rendu de
l’atelier ou du colloque?
Lorsque des fonds du CRSH sont utilisés pour la publication du
compte rendu d’une rencontre, vous ou votre éditeur devez en expédier
un ou plusieurs exemplaires à la :
Bibliothèque nationale du Canada, Acquisitions pour Canadiana
et bureau du dépôt légal, 395, rue Wellington, Ottawa
(Ontario) K1A 0N4.
(Si vous avez imprimé moins de 100 exemplaires, n’en envoyez
qu’un; si vous avez imprimé plus de 200 exemplaires, envoyez-en
deux.)
Qui conserve les droits d’auteur et la propriété intellectuelle
relatifs à la recherche présentée?
Les droits d’auteur et la propriété intellectuelle
relatifs à une recherche effectuée grâce à
l’aide financière du CRSH demeurent la propriété
du chercheur ou de l’université du chercheur, et non de l’organisateur
de l'atelier ou du colloque.
À la diffusion des résultats de ma recherche, dois-je mentionner l'aide que j'ai reçue du CRSH?
Il est important que les contribuables canadiens sachent comment leurs impôts
sont dépensés. Par conséquent, le CRSH demande que vous,
en tant que bénéficiaire de fonds du gouvernement canadien, mentionniez
l'aide reçue du Conseil de recherches en sciences humaines
dans chaque document d'atelier ou de colloque, publication et reportage médiatique
sur les activités financées grâce à une de ses subventions.
Veuillez consulter la Politique
du CRSH sur l'archivage des données de recherche ainsi que les normes graphiques pour l'utilisation du « logo » du CRSH.
Politiques
Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche
Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains
Politique de non-discrimination du CRSH
Pour nous joindre
Pour obtenir de plus amples renseignements sur votre subvention, veuillez communiquer avec un agent de la section Administration des octrois de la Division des finances du CRSH par téléphone au 613-995-2694 ou par courriel à awdad@sshrc-crsh.gc.ca.
Vous pouvez également écrire à l'adresse suivante :
Conseil de recherches en sciences humaines
350, rue Albert
C.P. 1610
Ottawa (Ontario) K1P 6G4
Télécopieur : 613-996-0458