Manuel de l’évaluateur du volet Transformation 2022

Sur cette page

• Objet
  • Mot de remerciement
• Aperçu du concours 2022 du volet Transformation
• Principes de l’évaluation du mérite
  • Équité
  • Préjugés
  • Confidentialité et conflit d’intérêts
• Rôles et responsabilités
  • Comité directeur
  • Comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel
• Demandes et documents d’évaluation
  • Demande incomplète ou non conforme
  • Admissibilité des candidats
  • Recherche autochtone
  • Indicateurs de mérite
  • Sources de préoccupation
  • Budget
• Accès aux demandes à évaluer
  • Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel
  • Évaluateurs experts
• Processus d’évaluation
  • Étape de la lettre d’intention
  • Étape de la demande
  • Étape du jury
  • Approbation du comité directeur
• Traitement des documents utilisés dans l’évaluation du mérite
• Information d’ordre juridique et éthique
  • Conduite responsable de la recherche
  • Confidentialité
  • Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Loi canadienne sur les droits de la personne
  • Loi sur les langues officielles

Objet

Ce manuel est destiné aux évaluateurs du concours 2022 du volet Transformation du fonds Nouvelles frontières en recherche. Il décrit les activités des évaluateurs experts ainsi que des membres et présidents du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel et définit les politiques, les lignes directrices et les livrables qui y sont associés. Comme le nombre de lettres d’intention qui seront soumises est inconnu au moment de publier ce manuel, les processus décrits sont fournis à titre indicatif et pourront être modifiés au besoin. Les candidats qui consultent le manuel doivent garder à l’esprit que son contenu a pour but d’orienter les évaluateurs et de mettre l’accent sur des principes, et non de leur fournir un ensemble de règles.

Mot de remerciement

Au nom du Comité de coordination de la recherche au Canada (CCRC), nous vous remercions d’accepter de participer au processus d’évaluation du concours 2022 du volet Transformation. La réussite du processus d’évaluation repose sur le dévouement de personnes comme vous, qui offrent généreusement leur temps et leur expertise. Le Comité et le milieu de la recherche vous sont grandement reconnaissants.

Les membres du comité d’évaluation et les évaluateurs experts doivent lire ce document dans son intégralité avant d’évaluer les demandes qui leur ont été attribuées. Vous pouvez demander en tout temps des précisions sur n’importe quel sujet au personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche.

Aperçu du concours 2022 du volet Transformation

Le volet Transformation du fonds Nouvelles frontières en recherche vise à soutenir des projets de recherche interdisciplinaires de grande envergure, dirigés par des Canadiens, qui s’attaquent à un défi de taille et qui ont le potentiel de réaliser des changements réels et durables (haut rendement). Le défi peut être d’ordre fondamental, et donner lieu à une percée scientifique, ou appliqué, et avoir une incidence sur le plan social, économique, environnemental ou de la santé. Le volet vise des projets d’avant-garde de calibre international, faisant appel à l’expertise mondiale en recherche lorsque c’est pertinent. Pour en savoir plus sur le concours 2022, y compris sur les critères d’admissibilité, veuillez consulter la description de l’occasion de financement. Les instructions relatives à l’avis d’intention, à la lettre d’intention et à la demande détaillée fournissent des précisions supplémentaires sur l’information à fournir à chaque étape du concours.

Principes de l’évaluation du mérite

Équité

Le succès du système d’évaluation du mérite du fonds Nouvelles frontières en recherche dépend de la volonté et de la capacité de tous les évaluateurs d’être impartiaux et raisonnables, de faire preuve d’un jugement rigoureux, de comprendre le contexte propre à chaque demande et d’en tenir compte de manière équitable.

Préjugés

Tous les évaluateurs sont tenus d’éviter en tout temps de laisser des préjugés inconscients influencer le processus décisionnel, qu’ils soient fondés sur une quelconque école de pensée, l’opposition entre la recherche fondamentale et la recherche appliquée, des sous-disciplines, des domaines ou des méthodes de recherche (y compris les nouveaux domaines et les nouvelles méthodes), la taille ou la réputation d’un établissement, l’âge, le sexe ou le genre d’un candidat ou d’autres facteurs personnels. Tous les évaluateurs sont mis en garde contre une évaluation qui serait fondée sur de tels facteurs. Avant de pouvoir examiner les demandes, les membres du comité d’évaluation doivent d’abord suivre en ligne le Module de formation portant sur les préjugés inconscients.

Confidentialité et conflit d’intérêts

La Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche a pour but d’assurer la gestion efficace des situations de conflit d’intérêts dans lesquelles un participant au processus d’évaluation pourrait se trouver, ainsi que la confidentialité des renseignements personnels et des renseignements commerciaux communiqués au fonds dans le cadre du processus d’évaluation.

Conflit d’intérêts

Il incombe aux membres d’évaluer les mérites des demandes qui leur ont été attribuées, à l’exception de celles pour lesquelles ils sont en situation de conflit d’intérêts.

Il y a conflit d’intérêts quand il y a conflit entre les obligations et les responsabilités d’un participant à un processus d’évaluation et ses intérêts privés, professionnels, d’affaires ou publics. Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un membre du comité d’évaluation, un évaluateur expert, un répondant ou un observateur :

• pourrait tirer un avantage professionnel ou personnel du fait de l’évaluation de la demande;
• entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat (cela comprend les chercheurs principaux désignés, les cochercheurs principaux, les cocandidats et les collaborateurs) ou l’établissement d’un candidat;
• a un intérêt financier direct ou indirect lié à la demande évaluée.

Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel ou apparent lorsqu’un membre du comité d’évaluation, un évaluateur expert ou un observateur :

• est parent ou ami avec l’un des candidats ou entretient avec lui une relation personnelle;
• pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel par suite du financement de la demande;
• a des différends scientifiques ou personnels de longue date avec l’un des candidats;
• est affilié à l’établissement, l’organisme ou l’entreprise d’un candidat, ce qui comprend les hôpitaux de recherche et les instituts de recherche);
• est affilié sur le plan professionnel avec l’un des candidats car, au cours des six dernières années, il
  • a eu des interactions fréquentes et régulières avec l’un des candidats dans le cadre de fonctions exercées au sein d’un même service, d’un même établissement, d’un même organisme ou d’une même entreprise;
  • a été le superviseur ou le stagiaire de l’un des candidats;
  • a collaboré, publié ou partagé des fonds avec l’un des candidats ou prévoit le faire dans un proche avenir;
  • a été à l’emploi de l’établissement de l’un des candidats;
• estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de faire une évaluation impartiale de la demande.

Tous les membres sont assujettis aux mêmes lignes directrices en matière de conflits d’intérêts. Tout membre qui se trouve dans l’une de ces situations doit déclarer qu’il est en conflit d’intérêts et ne peut être présent lorsque la discussion porte sur la demande en cause. Le personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche et les coprésidents trancheront en cas d’incertitude. Un conflit d’intérêts peut être déclaré à tout moment durant le cycle du concours. Veuillez communiquer tout changement de situation, le cas échéant, au personnel du fonds.

Confidentialité

Les renseignements fournis par les candidats dans leur demande sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne sont communiqués qu’aux fins de l’évaluation. Les renseignements contenus dans les demandes, les cotes, les discussions du comité et les recommandations ayant trait à des demandes données sont des renseignements confidentiels et ne doivent jamais être divulgués. Seul le personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche peut divulguer l’information. Quelles que soient les circonstances, les membres du comité ne doivent jamais communiquer à quiconque les recommandations émanant des réunions d’évaluation du mérite; cette règle est valable également lorsque le concours est terminé et que l’on annonce à qui sont attribués les fonds.

Les recommandations de financement que fait le comité d’évaluation sont soumises à l’approbation du Comité de coordination de la recherche au Canada et peuvent être modifiées pour des raisons liées au budget ou à un manquement aux politiques.

Les membres ne doivent pas dévoiler aux candidats, ni à aucune autre personne ne faisant pas partie du comité, quelque renseignement que ce soit se rapportant à l’évaluation d’une demande donnée, ni formuler d’opinions quant aux probabilités de réussite ou d’échec d’un candidat. De leur côté, les candidats ne doivent pas communiquer avec les membres du comité pour s’informer de l’état de leur demande (cotes, classement, etc.). La loi garantit aux candidats l’accès à leur dossier de candidature. Par conséquent, tous les documents écrits ayant servi à l’évaluation de la demande sont mis à la disposition du candidat lorsqu’il est informé de la décision prise. Cela comprend les observations écrites des évaluateurs experts, mais exclut toute note et toute observation d’un membre du comité qui n’ont pas été communiquées par écrit aux autres membres du comité ou au personnel du fonds.

Rôles et responsabilités

Comité directeur

Pour tous les concours du fonds Nouvelles frontières en recherche, le comité directeur est le Comité de coordination de la recherche au Canada. Il veille à ce que le processus d’évaluation se déroule avec rigueur, objectivité et transparence, dans le respect des normes d’excellence auxquelles s’attendent les organismes fédéraux de financement de la recherche et en conformité avec les objectifs du programme. Il prend également les décisions concernant le financement des demandes en fonction des recommandations du comité d’évaluation.

Comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel

Composition

Le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel est composé d’experts, dont des non-universitaires, qui représentent les diverses disciplines des organismes fédéraux de financement de la recherche (Conseil de recherches en sciences humaines [CRSH], Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie [CRSNG]) et Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC]). Pour obtenir une répartition équilibrée des membres, on tient compte de facteurs tels que le champ d’expertise, la langue, l’appartenance aux quatre groupes désignés (femmes, Autochtones, personnes de minorités visibles et personnes handicapées), la région, la taille de l’établissement, l’étape atteinte dans la carrière, la connaissance des pratiques exemplaires en matière d’équité, de diversité et d’inclusion et l’expérience en recherche par et avec des Autochtones. Les membres sont choisis de façon à ce que le comité puisse être en mesure d’évaluer des propositions présentées dans l’une ou l’autre des deux langues officielles du Canada.

Le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel présente au comité directeur du fonds ses recommandations quant aux demandes qui devraient passer à l’étape suivante du concours.

Présidents

Aux étapes de la lettre d’intention et de la demande détaillée, les présidents du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel assument un rôle de supervision générale et participent à l’évaluation des demandes. Les présidents doivent veiller à ce que les délibérations du comité se déroulent de manière harmonieuse, efficace et objective, conformément aux politiques du fonds. Ils instaurent un climat de travail positif, constructif et impartial en vue de l’évaluation des demandes.

Les présidents doivent :

• veiller à ce que la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche soit respectée avant, pendant et après la réunion;
• assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
• s’assurer que les demandes ayant trait à la recherche autochtone sont évaluées conformément aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone du CRSH;
• suivre en ligne le Module de formation portant sur les préjugés inconscients dans le processus d’évaluation par les pairs;
• participer aux réunions et discussions préparatoires et aux séances d’information avant la réunion d’évaluation du mérite;
• faire participer tous les membres du comité aux discussions portant sur les demandes;
• veiller à ce que les membres du comité tiennent compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
• guider les membres du comité vers une recommandation consensuelle, le cas échéant;
• aider à préparer les observations qui seront transmises aux candidats, le cas échéant;
• participer aux discussions portant sur les questions ayant trait aux politiques du fonds;
• participer aux discussions portant sur la composition du comité d’évaluation des prochains concours;
• s’assurer que tous les documents confidentiels qui leur ont été remis sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du fonds.

Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel et du jury

Les membres évaluent les demandes et formulent des recommandations au comité directeur du fonds en fonction de leur évaluation. Ils doivent en particulier :

• s’assurer de respecter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après les évaluations et (ou) la réunion;
• assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
• veiller à ce que les demandes ayant trait à la recherche autochtone soient évaluées conformément aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone du CRSH;
• suivre en ligne le Module de formation portant sur les préjugés inconscients dans le processus d’évaluation par les pairs;
• participer aux réunions et discussions préparatoires et aux séances d’information avant les évaluations et (ou) la réunion d’évaluation du mérite, le cas échéant;
• procéder à l’évaluation approfondie des demandes qui leur sont attribuées;
• fournir les cotes accordées aux demandes qui leur ont été attribuées dans les délais requis ou avant la réunion d’évaluation du mérite, selon le cas;
• s’assurer de tenir compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
• participer à l’évaluation des demandes qui leur ont été attribuées en faisant part de vive voix de leur évaluation aux membres du comité pendant la réunion, le cas échéant;
• contribuer à la préparation des observations qui seront transmises aux candidats, le cas échéant;
• participer à la discussion portant sur toutes les demandes pertinentes et à leur évaluation, selon leur rôle, le cas échéant;
• s’assurer que tous les documents qui leur ont été remis sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du fonds.

Personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche

Les membres du personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche qui assistent habituellement aux réunions d’évaluation du mérite sont le directeur, le directeur adjoint et (ou) le gestionnaire et les agents de programme. Les membres du personnel doivent notamment :

• s’assurer que le comité respecte la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après la réunion d’évaluation;
• assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
• attribuer les demandes aux membres du comité;
• donner des conseils et des consignes au comité au sujet des politiques du fonds;
• veiller à ce que les membres du comité tiennent compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
• prendre des notes sur les aspects procéduraux des fonctions du comité;
• consigner les observations des membres du comité au sujet de chacune des demandes, le cas échéant;
• de concert avec les présidents, gérer les conflits d’intérêts, le cas échéant;
• consigner les préoccupations exprimées par le comité au sujet de questions auxquelles le personnel devra prêter attention par la suite;
• s’assurer que tous les documents fournis aux fins de l’évaluation sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du fonds;
• faciliter l’approbation finale des demandes recommandées par le comité directeur.

Demandes et documents d’évaluation

Demande incomplète ou non conforme

Il incombe aux candidats de fournir des renseignements complets et suffisants, conformément aux normes de présentation des pièces jointes du portail Convergence et aux instructions relatives à l’avis d’intention de présenter une demande, à la lettre d’intention de présenter une demande et à la demande détaillée. Tout problème concernant le contenu d’une demande doit être signalé au personnel du fonds, ce qui peut être fait à tout moment durant le concours. Afin d’assurer l’équité dans le déroulement du concours, les candidats doivent respecter les lignes directrices régissant la préparation des documents qui accompagnent la demande. Si le personnel détermine que les renseignements fournis sont incomplets ou qu’ils ne sont pas conformes aux lignes directrices ou aux instructions, la demande peut être rejetée.

Admissibilité des candidats

Le personnel du fonds est responsable des décisions concernant l’admissibilité. Les membres du comité d’évaluation qui éprouvent des doutes quant à l’admissibilité d’un chercheur doivent évaluer sa demande de la même manière que les autres et, dès que possible, aviser le personnel des problèmes qui pourraient se poser. On peut consulter les critères servant à déterminer l’admissibilité des candidats à la section Admissibilité de l’aperçu du concours.

Recherche autochtone

Lorsqu’un membre du comité d’évaluation ou un évaluateur expert se voit attribuer une proposition dans laquelle le candidat a répondu « Oui » à la question « Votre proposition a-t-elle trait à la recherche autochtone telle que le CRSH la définit? », il doit se reporter à l’Énoncé de principes en matière de recherche autochtone et aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone du CRSH, qui servent de références pour l’évaluation de toute demande ayant trait à la recherche autochtone. Ces lignes directrices sont fournies afin d’aider les évaluateurs à mieux comprendre la recherche autochtone et les activités qui s’y rattachent et à interpréter les critères d’évaluation propres au contexte de recherche autochtone.

Indicateurs de mérite

Les indicateurs de mérite sont des critères dont il faut tenir compte dans l’évaluation des demandes. Les échelles d’évaluation énoncent les principales caractéristiques dont les évaluateurs doivent tenir compte pour attribuer une cote à chaque critère. Bien que quatre cotes seulement soient fournies pour chaque échelle d’évaluation (sauf pour le critère d’interdisciplinarité et le critère d’équité, diversité et inclusion qui comprend les chercheurs en début de carrière), les membres peuvent choisir une cote située entre chacune de celles qui sont décrites, ce qui donne un barème de sept cotes.

Toutes les demandes sont évaluées en fonction des mêmes indicateurs de mérite. On incite les membres du comité d’évaluation à utiliser toute la gamme de cotes prévues, selon les besoins, afin d’assurer une répartition des cotes qui reflète la qualité des demandes évaluées. On s’attend à ce que les membres discutent des cotes et les justifient (ou les rajustent) aux étapes de la lettre d’intention et de la demande détaillée.

Sources de préoccupation

Tous les évaluateurs peuvent faire des observations sur toutes les sources de préoccupation (« autres considérations » dans le cas des évaluateurs experts) relevées dans une demande, dont celles qui ont trait aux critères de sélection, lesquels comprennent, entre autres, l’interdisciplinarité, l’équité, la diversité et l’inclusion, l’analyse comparative entre les sexes plus, la recherche autochtone et le budget.

Les évaluateurs doivent fournir des précisions sur les sources de préoccupation qu’ils indiquent.

Budget

Le budget proposé ne constitue pas un critère de sélection. Il n’est habituellement pas abordé par les évaluateurs, sauf s’il peut avoir une incidence sur l’évaluation de la faisabilité du projet pour ce qui est de la possibilité de mener à bien la recherche avec les ressources proposées. Toutefois, si un membre constate une dépense qui n’est pas admissible en vertu du Guide d’administration financière des trois organismes ou qui, selon lui, est largement surestimée, il doit porter ce fait à l’attention du personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche.

Accès aux demandes à évaluer

Tous les évaluateurs ont accès aux demandes à évaluer par l’entremise du portail Convergence. Cet accès ne leur est accordé que pour les demandes qui leur ont été attribuées.

Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel

Les membres reçoivent un courriel contenant des instructions détaillées leur demandant d’ouvrir une session dans le portail Convergence et d’entrer leurs renseignements biographiques, y compris leurs champs de recherche, dans leur profil personnel. À la suite de cette étape, ils reçoivent un courriel leur demandant d’accepter les modalités du portail Convergence. Ils ne peuvent poursuivre le processus d’évaluation qu’après avoir accepté les modalités. Une fois celles-ci acceptées, deux nouveaux onglets apparaissent dans l’écran d’accueil du portail Convergence : Comités – Conflits et Comités – Attributions. Si les modalités sont acceptées avant que les demandes n’aient été attribuées, les deux onglets sont vides et le restent jusqu’à l’attribution des demandes.

Évaluateurs experts

Les évaluateurs experts reçoivent un courriel contenant des instructions détaillées leur demandant d’ouvrir une session dans le portail Convergence et d’entrer leurs renseignements biographiques, y compris leurs champs de recherche, dans leur profil personnel. À la suite de cette étape, ils reçoivent un courriel leur demandant d’accepter les modalités du portail Convergence. Ils ne peuvent poursuivre le processus d’évaluation qu’après avoir accepté les modalités. Une fois celles-ci acceptées, un nouvel onglet apparaît dans l’écran d’accueil du portail Convergence : Évaluateur – Attributions. Si les modalités sont acceptées avant que les demandes n’aient été attribuées, cet onglet reste vide jusqu’à l’attribution des demandes.

Peu après la date limite fixée pour la présentation des demandes, les évaluateurs experts reçoivent un courriel les informant que les demandes qui leur ont été attribuées sont prêtes sous l’onglet Évaluateur – Attributions. Tout problème ayant trait à l’attribution des demandes doit être signalé au personnel du fonds le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Processus d’évaluation

Étape de la lettre d’intention

L’objectif de cette étape est de déterminer les candidats qui sont les plus méritoires et qui seront invités à présenter une demande détaillée.

Calendrier

Évaluation par le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel (étape de la lettre d’intention)

Le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel se réunit virtuellement (à l’étape de la lettre d’intention) afin de déterminer quelles équipes de recherche seront invitées à présenter une demande détaillée.

Attribution des lettres d’intention

Chaque lettre d’intention est attribuée à cinq membres à des fins d’évaluation. Les compétences linguistiques et l’expertise sont prises en considération dans l’attribution des lettres d’intention.

Conflits d’intérêts

Peu après la date limite fixée pour la présentation des lettres d’intention, les membres reçoivent un courriel les informant que la liste des lettres qui leur sont attribuées est prête. Avant de pouvoir accéder à cette liste, les membres reçoivent des instructions concernant le signalement de tout conflit d’intérêts. Leur liste pourrait être légèrement modifiée s’ils signalent un conflit d’intérêts. Tout problème doit être porté à l’attention du personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche le plus rapidement possible.

Évaluation

Toutes les lettres d’intention admissibles doivent être évaluées et cotées conformément aux grilles d’évaluation s’appliquant aux cinq critères de sélection :

• haut risque : 20 p. 100 de la cote totale
• haut rendement : 60 p. 100 de la cote totale
• faisabilité : 20 p. 100 de la cote totale
• dans le cas de la faisabilité, l’évaluation porte seulement sur l’approche proposée en ce qui concerne le problème ou le défi; elle est relativement générale et correspond à la quantité d’information fournie à l’étape de la lettre d’intention
• interdisciplinarité (réussite/échec)
• équité, diversité et inclusion/chercheurs en début de carrière (réussite/échec)

Les membres peuvent attribuer l’une des sept cotes aux critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité (voir Indicateurs de mérite).

Les membres font aussi des observations sur les points suivants :

• interdisciplinarité (si la cote attribuée est « échec »)
• équité, diversité et inclusion/chercheurs en début de carrière (si la cote attribuée est « échec »)
• toute source de préoccupation ou toute observation en lien avec la proposition (budget ou analyse comparative entre les sexes plus p. ex.)

Résultats

Les cotes attribuées aux critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité sont compilées. La cote moyenne est utilisée pour calculer la cote globale de chaque critère. Les cotes globales sont calculées en fonction de la pondération du critère et servent à déterminer les lettres d’intention les mieux classées qui feront l’objet de discussions à la réunion. La ligne de démarcation est établie en fonction de la répartition des cotes et du nombre de lettres d’intention reçues. Les membres peuvent signaler toute lettre d’intention devant faire l’objet de discussions à la réunion, peu importe la cote globale obtenue.

Les cotes accordées aux critères d’interdisciplinarité et d’équité, diversité et inclusion/chercheurs en début de carrière sont consignées en tant que réussite, échec ou une combinaison des deux. Une lettre d’intention doit obtenir la cote Réussite pour ces deux critères pour que le candidat soit invité à présenter une demande détaillée.

Tous les candidats reçoivent une cote globale pour les critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité, ainsi qu’une cote réussite, échec ou une combinaison des deux pour les critères d’interdisciplinarité et d’équité, diversité et inclusion/chercheurs en début de carrière. Les observations du comité d’évaluation sont fournies pour les lettres d’intention faisant l’objet de discussions à la réunion. Aucune observation n’est faite concernant les lettres d’intention dont il n’est pas question à la réunion.

Détermination des lettres d’intention qui passent à l’étape de la demande détaillée

Après avoir discuté d’une lettre d’intention, les membres du comité décident par consensus si elle « devrait être invitée », « pourrait être invitée » ou « ne devrait pas être invitée » à passer à l’étape de la demande détaillée. Pour déterminer la répartition des lettres d’intention entre les catégories, les membres doivent prendre en considération toute l’information fournie et se concentrer sur la qualité de la lettre d’intention, selon les critères du fonds, tout en considérant la diversité comme une composante importante de la qualité. Le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel recommande au comité de gestion du fonds Nouvelles frontières en recherche une liste de 20 à 40 candidats à inviter à présenter une demande détaillée.

Étape de la demande détaillée

Le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel se réunit virtuellement (à l’étape de la demande détaillée) pour déterminer les propositions qui se démarquent par leur grande qualité, en fonction des critères de sélection, et les équipes qui seront invitées à présenter leur proposition au jury.

Calendrier

Évaluation par les évaluateurs experts (étape de la demande détaillée)

Les évaluateurs sont invités à commenter les points forts et les points faibles des propositions en fonction des critères d’interdisciplinarité, de haut risque, de haut rendement et de faisabilité. Ils doivent également signaler toute source de préoccupation.

Attribution des demandes

Chaque demande est attribuée à cinq évaluateurs experts qui ont tous accès à l’ensemble des sections de la demande (à l’exception des profils personnels des participants, des évaluateurs suggérés, des évaluateurs à exclure et des attestations).

Des téléconférences ou vidéoconférences avec les évaluateurs experts, animées par le personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche, sont organisées pour arriver à la rédaction du résumé du consensus. Le personnel du fonds rédige une version préliminaire du résumé du consensus, qu’il soumet à l’examen et à l’approbation des évaluateurs experts.

Évaluation par le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel (étape de la demande détaillée)

Attribution des demandes

Tous les membres du comité lisent l’ensemble des demandes (exception faite de celles pour lesquelles ils sont en situation de conflit d’intérêts) ainsi que le résumé du consensus des évaluateurs experts.

Conflits d’intérêts

Peu après la date limite fixée pour la présentation des demandes détaillées, les membres reçoivent un courriel les informant que la liste des demandes qui leur sont attribuées est prête. Avant de pouvoir avoir accès à cette liste, les membres reçoivent des instructions concernant le signalement de tout conflit d’intérêts.

Ils doivent ouvrir une session dans le portail Convergence, prendre connaissance du résumé de chacune des demandes qui leur sont attribuées et signaler tout conflit d’intérêts. Une fois qu’un membre a coché toutes les demandes qui lui sont attribuées pour lesquelles il y a conflit d’intérêts, il a immédiatement accès aux demandes pour lesquelles il n’a pas signalé de conflit d’intérêts. Quelques modifications peuvent être apportées à l’attribution des demandes quand des conflits d’intérêts sont signalés par les membres. Tous les problèmes doivent être signalés au personnel du fonds le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Évaluation

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel ont accès à tout le contenu de la lettre d’intention et de la demande détaillée.

Ils reçoivent les demandes qui leur sont attribuées et y ont accès avant de recevoir les évaluations des évaluateurs experts.

Les membres évaluent chaque demande et :

• valident les cotes accordées aux critères d’interdisciplinarité et d’équité, diversité et inclusion/chercheurs en début de carrière à l’étape de la lettre d’intention;
• accordent une cote en fonction des grilles d’évaluation aux critères de haut risque (25 p. cent), de haut rendement (25 p. cent) et de faisabilité (50 p. cent).

Les membres peuvent attribuer l’une des sept cotes prévues aux critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité (voir Indicateurs de mérite). En évaluant le critère de faisabilité, les membres doivent prendre en compte l’approche adoptée en matière de recherche autochtone (le cas échéant) ainsi que les facteurs relatifs à l’analyse comparative entre les sexes plus dans la conception de la recherche.

Résultats

Les cotes attribuées aux critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité sont compilées. La cote moyenne est utilisée pour calculer la cote globale de chaque critère. Les cotes globales sont calculées en fonction de la pondération du critère et des cotes globales accordées à chaque demande.

Réunion du comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel

Le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel se réunit virtuellement afin de déterminer quels candidats seront invités à présenter leur proposition au jury.

• Toutes les demandes font l’objet d’une discussion approfondie couvrant chacun des critères.
• Le lecteur principal de la demande lance la discussion, puis les autres membres sont invités à communiquer leur évaluation.
• Une fois que la discussion à propos d’une demande est terminée, les membres du comité décident si elle « devrait être présentée au jury », « pourrait être présentée au jury » ou « ne devrait pas être présentée au jury ». La décision doit faire consensus.
• Le comité choisit les dix à vingt meilleures demandes, selon les critères du programme, afin que les équipes soient invitées à présenter leur proposition au jury. Chacune des propositions choisies doit satisfaire aux normes d’excellence et être considérée comme susceptible d’être financée.
• Le comité prépare des observations à l’intention des candidats.

Étape du jury

L’objectif de cette étape est de déterminer les propositions à recommander à des fins de financement. Les membres du jury tiennent compte des objectifs du volet Transformation dans leurs délibérations ainsi que de la diversité des projets recommandés pour un financement quant aux sujets, à la géographie, aux équipes de recherche et aux impacts potentiels, y compris la diversité des groupes, des communautés et des personnes qui profiteront des résultats enregistrés par le projet.

Processus

Les équipes choisies par le comité d’évaluation multidisciplinaire/multisectoriel présentent leur proposition en personne au jury à Ottawa.

Composition du jury

Le jury est composé de dix à quinze membres canadiens et étrangers représentant différents secteurs (responsables des politiques, gouvernement, milieu universitaire, industrie, organismes sans but lucratif).

Évaluation par le jury

Avant la réunion

La réunion commence par une rencontre à huis clos (privée) des membres du jury, qui discutent de toutes les demandes et déterminent les questions à poser sur chacune d’elles. Il sera rappelé au jury qu’il doit tenir compte de la diversité des demandes à recommander pour un financement. La réunion passe ensuite au segment « présentation des projets ».

Présentation des projets par les candidats

Une heure est prévue pour la présentation de chaque projet au jury. Cette période comprend une présentation de 10 minutes (détails ci-dessous), suivie d’une séance de questions et réponses de 30 minutes. Les 20 dernières minutes sont réservées aux membres du jury, qui échangent leurs impressions sur la présentation.

La présentation des candidats, d’une durée de 10 minutes, peut inclure des éléments visuels ou autres, mais ce n’est pas obligatoire. Les candidats sont incités à mettre en évidence la manière dont le projet satisfait aux objectifs du volet Transformation (énumérés ci-dessous) et aux critères d'évaluation, ainsi qu’à fournir toute information supplémentaire. Les candidats sont également incités à aborder les aspects liés à la diversité dont le jury doit tenir compte dans ses délibérations.

Dans leur présentation, les candidats doivent démontrer comment le projet :

1. s’attaque à un problème ou à un défi bien défini;
2. propose une approche novatrice de calibre mondial qui diffère des approches les plus actuelles (critère de haut risque);
3. est interdisciplinaire (critère d’interdisciplinarité) et aborde le problème défini selon différentes perspectives;
4. a le potentiel (critère de faisabilité) d’être transformateur, ce qui est défini comme le potentiel de produire un changement ou un impact important et réel – un progrès notable ou une percée tangible plutôt qu’une avancée progressive (critère de haut rendement).

Jusqu’à cinq personnes, provenant d’horizons divers, peuvent présenter le projet au jury. Il peut s’agir, entre autres, de membres de l’équipe de recherche, de collaborateurs et d’administrateurs de l’établissement du chercheur principal désigné. Toutes les personnes présentes participent activement à la discussion avec le jury.

Après la réunion

À la fin de la réunion, le jury discute des mérites de toutes les présentations et parvient à un consensus sur les six à huit demandes (en fonction des montants demandés) dont il recommande le financement. Il est rappelé au jury qu’il doit considérer ses recommandations comme un tout : recommander des projets qui sont convaincants tout en tenant compte, comme il a été précisé précédemment, de la diversité quant aux sujets, à la géographie, aux équipes de recherche et aux impacts potentiels, en plus de la diversité des groupes, des collectivités et des personnes qui tireront parti des résultats du projet.

Approbation du comité directeur

Les décisions finales concernant le financement des demandes sont prises par le Comité de coordination de la recherche au Canada, en fonction des recommandations du comité d’évaluation et du jury.

Traitement des documents utilisés dans l’évaluation du mérite

Les documents relatifs à l’évaluation du mérite contiennent des renseignements personnels ainsi que d’autres renseignements dont la divulgation non autorisée risquerait vraisemblablement de porter un préjudice sérieux (tel qu’un traitement discriminatoire, une atteinte à la réputation ou la perte d’un avantage concurrentiel) à une personne, à un organisme ou au gouvernement. Par conséquent, ces documents sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Loi sur l’accès à l’information et à la Politique sur la sécurité du gouvernement. Il faut respecter certaines mesures afin de garantir que les renseignements qui se trouvent dans les demandes ainsi que la teneur des évaluations internes et externes et des discussions en groupe demeurent strictement confidentiels. La collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et (ou) la suppression inappropriées ou non autorisées de ces renseignements peuvent entraîner une violation de la vie privée. Se reporter au Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l'évaluation par les pairs pour plus de précisions à ce sujet.

Information d’ordre juridique et éthique

Conduite responsable de la recherche

Les organismes fédéraux qui subventionnent la recherche – à savoir le CRSH, le CRSNG et les IRSC – se sont engagés à mettre en place et à maintenir un environnement qui favorise et soutient la conduite responsable de la recherche. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche décrit les responsabilités et les politiques connexes qui s’appliquent aux chercheurs, aux établissements et aux organismes et qui, ensemble, contribuent à la mise en place d’un environnement de recherche favorable.

Confidentialité

Les membres nommés au comité doivent lire l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs, qui décrit les exigences et les attentes, et ils doivent accepter de le respecter.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le terme « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement concernant une personne identifiable. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels fournis par les candidats ne doivent servir qu’à évaluer les demandes, à prendre des décisions relativement au financement de celles-ci et à répondre à des fins particulières décrites aux candidats au moment de recueillir leurs renseignements personnels. Il est rappelé aux membres que l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements à d’autres fins est illégale. Il est important que les membres du comité respectent strictement les lignes directrices énoncées dans l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs.

Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités du CRSH, du CRSNG et des IRSC sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette loi a pour objet de compléter la législation canadienne en donnant effet au principe suivant : le droit de tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, à l’égalité des chances d’épanouissement et à la prise de mesures visant à la satisfaction de leurs besoins, indépendamment des considérations fondées sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre ou l’expression du genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée.

Loi sur les langues officielles

Tous les membres du comité et le personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche doivent connaître leurs obligations et leurs droits en vertu de la Loi sur les langues officielles.