Manuel de l’évaluateur : Exploration 2020

Objet

Ce manuel est destiné aux évaluateurs du concours 2020 du volet Exploration du fonds Nouvelles frontières en recherche. Il décrit les activités des évaluateurs externes ainsi que des membres et des coprésidents du comité d’évaluation multidisciplinaire, en plus des politiques, des lignes directrices et des résultats attendus ayant trait à ces activités. Son contenu a été conçu de manière à orienter les évaluateurs et à mettre l’accent sur des principes, plutôt qu’à fournir aux candidats un ensemble de règles.

Mot de remerciement

Au nom du Comité de coordination de la recherche au Canada, nous vous remercions de participer au processus d’évaluation du concours 2020 du volet Exploration du fonds Nouvelles frontières en recherche. Le succès du processus d’évaluation repose sur le dévouement de personnes comme vous, qui offrent généreusement leur temps et leur expertise. Le Comité et le milieu de la recherche apprécient énormément vos efforts.

Il est essentiel que les membres du comité d’évaluation et les évaluateurs externes lisent au complet les sections pertinentes de ce document avant d’évaluer les demandes qui leur ont été attribuées. Vous pouvez demander des éclaircissements à tout moment auprès du personnel du fonds.

Aperçu du concours 2020 du volet Exploration

L’objet du volet Exploration est d’inspirer de la recherche à haut risque, à haut rendement et interdisciplinaire.

Les subventions du volet Exploration soutiennent les projets qui repoussent les limites dans de nouveaux domaines passionnants. Les chercheurs sont encouragés à penser « hors des sentiers battus », à entreprendre des projets de recherche qui défient les paradigmes actuels et à rassembler les disciplines de manière inattendue et selon des perspectives audacieuses et novatrices. Les propositions de projets de recherche à haut risque susceptibles de changer la donne sont fortement encouragées. Le volet Exploration reconnaît que l’innovation comporte souvent des risques; par conséquent, il est prévu qu’un certain nombre des projets financés n’atteindront pas leurs objectifs.

La diversité des perspectives est importante. Le fonds encourage les projets de recherche menés dans toutes les disciplines, allant des sciences humaines à la santé, en passant par les sciences naturelles et le génie.

Les processus d’évaluation du mérite du concours 2020 du volet Exploration diffèrent de ceux des concours précédents du même volet, et comprennent des éléments distincts de ceux qui sont utilisés dans les programmes phares des trois organismes.

Pour plus de précisions sur le concours 2020, y compris sur les exigences en matière d’admissibilité, consultez l’aperçu du concours. Les instructions relatives à l’avis d'intention de présenter une demande et à la présentation d'une demande fournissent plus de détails sur les renseignements exigés à chaque étape du concours.

Principes de l’évaluation du mérite

Équité

Le succès du système d’évaluation du mérite du fonds dépend de la volonté et de la capacité de tous les évaluateurs d’être impartiaux et raisonnables, de faire preuve d’un jugement rigoureux, de comprendre le contexte propre à chaque demande et d’en tenir compte de manière équitable.

Préjugés

Tous les évaluateurs sont tenus d’éviter en tout temps de laisser des préjugés inconscients influencer le processus décisionnel, qu’ils soient fondés sur une quelconque école de pensée, l’opposition entre la recherche fondamentale et la recherche appliquée, des sous-disciplines, des domaines ou des méthodes de recherche (y compris les nouveaux domaines et les nouvelles méthodes), la taille ou la réputation d’un établissement, l’âge, le sexe ou le genre d’un candidat ou d’autres facteurs personnels. Tous les évaluateurs sont mis en garde contre toute évaluation d’une demande qui serait fondée sur de tels facteurs. Avant d'examiner les demandes, les membres du comité d’évaluation doivent d’abord suivre en ligne le module de formation portant sur les préjugés inconscients.

Conflits d’intérêts et confidentialité

La Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche assure la gestion efficace des conflits d’intérêts de tout participant au processus d’évaluation et garantit, au cours du processus d’évaluation, la confidentialité des renseignements personnels et commerciaux communiqués au fonds.

Conflit d’intérêts

Il incombe aux membres d’évaluer les mérites des demandes qui leur ont été confiées, à l’exception de celles qui présentent un conflit d’intérêts.

Il y a conflit d’intérêts quand il y a conflit entre les obligations et les responsabilités d’un participant à un processus d’évaluation et ses intérêts privés, professionnels, d’affaires ou publics. Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un membre du comité d’évaluation, un évaluateur externe, un répondant ou un observateur :

• pourrait tirer un avantage professionnel ou personnel du fait de l’évaluation de la demande;
• entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat (cela comprend les chercheurs principaux désignés, les cochercheurs principaux, les cocandidats et les collaborateurs) ou l’établissement d’un candidat;
• a un intérêt financier direct ou indirect lié à la demande évaluée.

Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un membre du comité d’évaluation, un évaluateur externe ou un observateur se trouve dans l’une des situations suivantes :

• il est parent ou ami avec l’un des candidats ou entretient avec lui une relation personnelle;
• il pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel par suite du financement de la demande;
• il a des différends scientifiques ou personnels de longue date avec l’un des candidats;
• il est actuellement affilié à l’établissement, l’organisme ou l’entreprise d’un candidat, ce qui comprend les hôpitaux de recherche et les instituts de recherche;
• il est affilié sur le plan professionnel avec l’un des candidats car, au cours des six dernières années,
  • il a eu des interactions fréquentes et régulières avec l’un des candidats dans le cadre de fonctions exercées au sein d’un même service, d’un même établissement, d’un même organisme ou d’une même entreprise;
  • il a été le superviseur ou le stagiaire de l’un des candidats;
  • il a collaboré, publié ou partagé des fonds avec l’un des candidats ou prévoit le faire dans un proche avenir;
  • il a été à l’emploi de l’établissement de l’un des candidats;
• il estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de faire une évaluation impartiale de la demande.

Tous les membres du comité d’évaluation sont assujettis aux mêmes lignes directrices en matière de conflits d’intérêts. Tout membre qui se trouve dans l’une de ces situations doit déclarer qu’il est en conflit d’intérêts et quitter la pièce lorsque la discussion porte sur la demande en cause. Le personnel du fonds et les coprésidents trancheront en cas d’incertitude. Un conflit d’intérêts peut être déclaré à tout moment durant le cycle du concours. Veuillez communiquer tout changement de situation, le cas échéant, au personnel du fonds.

Confidentialité

Les renseignements fournis par les candidats dans leur demande sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ne sont communiqués qu’aux fins de l’évaluation. Les détails de la demande, les notes, les discussions du comité et les recommandations ayant trait à une demande donnée sont des renseignements confidentiels et ne doivent jamais être divulgués. Seul le personnel du fonds peut communiquer l’information. Quelles que soient les circonstances, les membres du comité ne doivent jamais communiquer à quiconque les recommandations émanant des réunions d’évaluation du mérite; ceci s’applique aussi quand le concours est terminé et que l’on annonce à qui sont attribués les fonds.

Les recommandations de financement que fait le comité d’évaluation sont soumises à l’approbation du comité directeur du fonds et peuvent être modifiées pour des raisons liées au budget, à une erreur administrative ou à un manquement aux politiques.

Les membres du comité d’évaluation ne doivent pas dévoiler aux candidats, ni à aucune autre personne ne faisant pas partie du comité, quelque renseignement que ce soit se rapportant à l’évaluation d’une demande donnée, ni formuler d’opinions quant aux probabilités de réussite ou d’échec d’un candidat.

De leur côté, les candidats ne doivent pas communiquer avec les membres du comité au sujet de l’état de leur demande (notes, classement, etc.). La loi garantit aux candidats l’accès à leur dossier de candidature. Par conséquent, tous les documents écrits ayant servi à l’évaluation d’une demande sont mis à la disposition du candidat quand il est informé de la décision prise. Cela comprend les observations écrites des évaluateurs externes, mais exclut toute note et toute observation d’un membre du comité qui n’ont pas été communiquées par écrit aux autres membres du comité ou au personnel du fonds.

Rôles et responsabilités

Comité directeur et stratégique du programme

Le Comité de coordination de la recherche au Canada assure l’orientation stratégique et la supervision du fonds Nouvelles frontières en recherche. Il est le comité directeur de haut niveau. Comme il s’agit d’un programme interorganisme, sa supervision est confiée au comité directeur du fonds, qui est composé des présidents des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et du Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Le comité directeur du fonds prend les décisions concernant le financement des demandes en fonction des recommandations du comité d’évaluation. Il veille également à ce que le processus d’évaluation se déroule avec rigueur, objectivité et transparence, dans le respect des normes d’excellence attendues des organismes subventionnaires et en conformité avec les objectifs du programme.

Comité d’évaluation multidisciplinaire

Composition du comité

Le comité d’évaluation multidisciplinaire est formé d’experts représentant les diverses disciplines de recherche des trois organismes fédéraux qui subventionnent la recherche, à savoir le CRSH, le CRSNG et les IRSC. Pour obtenir une répartition équilibrée des membres, on tient compte de facteurs tels que le champ d’expertise, la langue, l’appartenance aux quatre groupes désignés – femmes, Autochtones, personnes handicapées et personnes de minorités visibles. On tient aussi compte de la région, de la taille de l’établissement, de l’étape à laquelle le candidat est parvenu dans sa carrière, de la connaissance des pratiques exemplaires en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, de l’expérience en recherche par et avec des Autochtones, ainsi que de l’inclusion de personnes qui ne font pas partie du milieu universitaire. Les membres sont choisis de façon à ce que le comité puisse être en mesure d’évaluer des propositions présentées dans les deux langues officielles du Canada.

Le comité d’évaluation multidisciplinaire présente au comité directeur du fonds ses recommandations sur les demandes qui doivent être financées.

Coprésidents

Les coprésidents doivent faire en sorte que le comité d’évaluation multidisciplinaire fonctionne de manière harmonieuse, efficace et objective, conformément aux politiques du fonds. Les coprésidents instaurent un climat positif, constructif et équitable en vue de l’évaluation des demandes. Ils assument un rôle de supervision générale et participent aussi à l’évaluation des demandes.

Les coprésidents :

• veillent au respect de la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après la réunion;
• assurent l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veillent à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
• s’assurent que les demandes ayant trait à la recherche autochtone sont évaluées conformément aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone;
• suivent en ligne le module de formation sur les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs;
• participent aux réunions ou discussions préparatoires et aux séances d’information avant la réunion d’évaluation du mérite;
• font participer tous les membres du comité à l’évaluation des demandes;
• veillent à ce que les membres du comité tiennent compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
• guident les membres du comité vers l’atteinte d’une recommandation consensuelle, le cas échéant;
• aident à préparer les observations qui seront transmises aux candidats, le cas échéant;
• participent aux discussions sur les questions ayant trait aux politiques du fonds;
• participent aux discussions portant sur la composition du comité d’évaluation multidisciplinaire des prochains concours;
• s’assurent que tous les documents confidentiels qui leur ont été remis sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du fonds.

Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire évaluent les demandes et formulent des recommandations au comité directeur du fonds Nouvelles frontières en recherche en fonction de leur évaluation. Ils doivent en particulier :

• s’assurer de respecter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après les évaluations et la réunion;
• assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
• s’assurer que les demandes ayant trait à la recherche autochtone sont évaluées conformément aux Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone;
• suivre en ligne le module de formation sur les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs;
• participer à des réunions et à des discussions préparatoires et à des séances d’information avant les évaluations et la réunion d’évaluation du mérite, le cas échéant;
• procéder à l’évaluation approfondie des demandes qui leur sont attribuées;
• tenir compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
• attribuer des notes aux demandes qu’ils ont évaluées avant l’échéance et avant la réunion d’évaluation du mérite, le cas échéant;
• participer à l’examen des demandes qui leur ont été attribuées en faisant part de vive voix de leur évaluation à tous les membres du comité pendant la réunion, le cas échéant;
• participer à la discussion portant sur toutes les demandes pertinentes et à leur examen, selon leur rôle, le cas échéant;
• préparer les observations qui seront transmises aux candidats, le cas échéant;
• s’assurer que tous les documents qui leur ont été remis sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du fonds.

Personnel du fonds Nouvelles frontières en recherche

Le personnel du fonds est habituellement représenté au cours des réunions d’évaluation du mérite par le directeur, le directeur adjoint et (ou) le gestionnaire et les agents de programme. Le personnel doit notamment :

• s’assurer que le comité respecte la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche avant, pendant et après la réunion;
• assurer l’intégrité et la qualité du processus d’évaluation du mérite et veiller à ce que chaque demande fasse l’objet d’une évaluation équitable (à ce que le processus d’évaluation du mérite se déroule de façon impartiale et soit équitable envers tous les candidats) en fonction de tous les critères;
• attribuer les demandes aux membres du comité d’évaluation;
• donner des conseils et des consignes au comité au sujet des politiques du fonds;
• veiller à ce que les membres du comité tiennent compte de tous les documents dans l’évaluation des demandes;
• prendre des notes sur les aspects procéduraux des fonctions du comité;
• consigner les observations des membres du comité au sujet de chacune des demandes, le cas échéant;
• de concert avec les coprésidents, gérer les conflits d’intérêts, le cas échéant;
• consigner les préoccupations exprimées par le comité au sujet de questions auxquelles le personnel devra prêter attention par la suite;
• s’assurer que tous les documents fournis aux fins de l’évaluation sont traités en toute sécurité et éliminés conformément aux politiques du fonds;
• faciliter l’approbation finale des demandes recommandées par le comité directeur du fonds.

Demandes et documents d’évaluation

Demande incomplète ou non conforme

Les candidats doivent fournir des renseignements complets et suffisants, conformément aux Normes de présentation et présentation des pièces jointes du portail Convergence et aux instructions de soumission de l’avis d’intention de présenter une demande et de présentation d’une demande. Tout problème concernant le contenu de la demande doit être signalé au personnel du fonds, ce qui peut être fait à tout moment durant le concours. Afin d’assurer l’équité dans le déroulement du concours, les candidats doivent respecter les lignes directrices régissant la préparation des documents qui accompagnent la demande. Si le personnel détermine que les renseignements fournis sont incomplets ou qu’ils ne sont pas conformes aux lignes directrices ou aux instructions, la demande peut être rejetée.

Admissibilité des candidats

Le personnel du fonds est responsable des décisions concernant l’admissibilité. Les membres du comité d’évaluation qui éprouvent des doutes quant à l’admissibilité d’un chercheur doivent évaluer sa demande de la même manière que les autres et, dès que possible, aviser le personnel du fonds de problèmes d’admissibilité possibles. On peut consulter les critères servant à déterminer l’admissibilité des candidats à la section Admissibilité de l’aperçu du concours.

Recherche autochtone

Si un membre du comité ou un évaluateur externe reçoit une proposition dans laquelle la réponse à la question « Votre proposition est-elle liée à la recherche autochtone telle que le CRSH la définit? » est « Oui », il doit utiliser l’Énoncé de principes en matière de recherche autochtone et les Lignes directrices pour l’évaluation du mérite de la recherche autochtone comme références pour l’évaluation de cette demande qui a trait à la recherche autochtone ou comporte de la recherche autochtone. Ces balises sont fournies pour aider les évaluateurs à mieux comprendre la recherche autochtone et les activités qui y sont reliées et à interpréter les critères d’évaluation propres au contexte de recherche autochtone.

Indicateurs de mérite

Les indicateurs de mérite comprennent des indicateurs de réussite ou d’échec sur l’interdisciplinarité et la concordance avec les critères du programme et en matière d’équité, de diversité et d’inclusion, de même qu’une échelle d’évaluation des indicateurs de haut risque, de haut rendement et de faisabilité. Les échelles d’évaluation énoncent les principales caractéristiques dont les membres du comité d’évaluation doivent tenir compte pour attribuer une note. Bien que quatre notes seulement soient fournies pour chaque échelle d’évaluation, les membres peuvent choisir une note située entre chacune de celles qui sont décrites, ce qui donne un barème de sept notes :

Toutes les demandes sont évaluées en fonction des mêmes indicateurs de mérite. On incite les membres du comité d’évaluation à utiliser toute la gamme de notes prévues, selon les besoins, afin d’assurer une répartition des notes qui reflète la qualité des demandes évaluées. On s’attend à ce que les membres discutent des notes et les justifient (ou les rajustent) à l’étape de la demande.

Types de risques

Tous les évaluateurs doivent recueillir, à des fins d’analyse, de l’information sur l'ensemble des types de risques présents dans les projets de recherche proposés en se servant de la liste suivante :

• la remise en question des perspectives ou des paradigmes de recherche actuels;
• l’utilisation d’équipement, de techniques ou d’approches qui se sont avérés – ou sont présumés – être extrêmement difficiles;
• le recours à une association sans précédent de disciplines ayant des points de vue différents;
• le fait d’aborder le projet d’un point de vue interdisciplinaire inhabituel en vue d’utiliser des approches novatrices pour résoudre des problèmes existants;
• les autres risques (indiquer chacun d’eux dans une zone de texte);
• l’absence de risques.

Sources de préoccupation

Tous les évaluateurs peuvent faire des observations sur toutes les sources de préoccupation relevées dans la demande, par exemple celles qui sont ont trait aux critères de sélection, y compris à l'équité, la diversité et l'inclusion (membres du comité d’évaluation seulement) et à l’interdisciplinarité, à l’analyse comparative entre les sexes plus ou l’analyse comparative fondée sur le sexe et le genre, à la recherche autochtone, au budget et autres.

Les candidats ne doivent indiquer aucun renseignement qui permet d’identifier les membres de l’équipe (noms, groupes de recherche, départements, établissements et autres) dans cette section.

Budget

Le budget proposé ne constitue pas un critère de sélection. Il n’est habituellement pas abordé par les évaluateurs, sauf s’il peut avoir une incidence sur l’évaluation de la faisabilité du projet, en ce qui a trait à la possibilité de mener à bien la recherche avec les ressources proposées. Toutefois, si un évaluateur constate une dépense qui n’est pas admissible en vertu du Guide d’administration financière des trois organismes ou qui, selon lui, est largement surestimée, il doit porter ce fait à l’attention du personnel du fonds.

Accès aux demandes à évaluer

Tous les membres du comité d’évaluation et évaluateurs externes ont accès aux demandes à évaluer par l’entremise du portail Convergence. Cet accès ne leur est accordé que pour les demandes qui leur ont été attribuées.

Membres du comité d’évaluation multidisciplinaire

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire reçoivent un courriel contenant des instructions détaillées leur demandant d’ouvrir une session dans le portail Convergence et d’entrer leurs renseignements biographiques, y compris leurs champs de recherche, dans leur profil personnel. À la suite de cette étape, ils reçoivent un courriel leur demandant d’accepter les modalités du portail Convergence. Ils ne peuvent poursuivre le processus d’évaluation qu’après avoir accepté les modalités. Une fois celles-ci acceptées, deux nouveaux onglets apparaissent dans l’écran d’accueil après que le membre a ouvert une session dans le portail Convergence : Comités – Conflits et Comités – Attributions. Si les modalités sont acceptées avant que les demandes n’aient été attribuées, les deux onglets resteront vides jusqu’à l’attribution des demandes.

Peu après la date limite pour la présentation des demandes, les membres reçoivent un courriel les informant que les demandes qui leur ont été attribuées sont prêtes sous l’onglet Évaluateur – Attribution. Tout problème ayant trait à l’attribution des demandes doit être signalé au personnel du fonds le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Évaluateurs externes

Les évaluateurs externes reçoivent un courriel contenant des instructions détaillées leur demandant d’ouvrir une session dans le portail Convergence et d’entrer leurs renseignements biographiques, y compris leurs champs de recherche, dans leur profil personnel. À la suite de cette étape, ils reçoivent un courriel leur demandant d’accepter les modalités du portail Convergence. Ils ne peuvent poursuivre le processus d’évaluation qu’après avoir accepté les modalités.

Une fois les modalités acceptées, un nouvel onglet apparaît à l’écran d’accueil après que l’évaluateur a ouvert une session dans le portail : Évaluateur – Attribution. Si les modalités sont acceptées avant que les demandes ne soient attribuées, cet onglet reste vide jusqu’à l’attribution des demandes.

Peu après la date limite pour la présentation des demandes, les évaluateurs externes reçoivent un courriel les informant que les demandes qui leur ont été attribuées sont prêtes sous l’onglet Évaluateur – Attributions. Tout problème ayant trait à l’attribution des demandes doit être signalé au personnel du fonds le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Processus d’évaluation

Étape de la demande

Le processus d’évaluation des demandes a pour but de déterminer les demandes les plus méritoires à recommander à des fins de financement par le comité d’évaluation multidisciplinaire.

Évaluation par les évaluateurs externes

Les évaluations externes portent sur les propositions. Les évaluateurs font des observations sur les critères de haut risque, de haut rendement et d’interdisciplinarité ainsi que sur celui de la faisabilité en ce qui concerne le plan de recherche uniquement. L’évaluation externe est à double insu : les candidats ignorent l’identité des évaluateurs externes, et ces derniers ne reçoivent pas de renseignements qui leur permettraient d’identifier une équipe de recherche. Les évaluateurs externes ont accès au résumé de l’avis d’intention et à la section Analyse comparative entre les sexes plus/Analyse comparative fondée sur le sexe et le genre, à la proposition de recherche, à la justification budgétaire et aux références documentaires de la demande. Les évaluateurs externes n’ont pas accès à la section sur l’équité, la diversité et l'inclusion ni aux pièces jointes comprenant les renseignements biographiques.

Attribution des demandes

Chaque demande est attribuée à trois évaluateurs externes qui possèdent une expertise dans le champ de recherche sur lequel porte la demande. En général, les évaluateurs externes évaluent une ou deux demandes, mais ils peuvent être invités à en évaluer jusqu’à cinq. Puisque les projets sont interdisciplinaires, les évaluateurs externes font des observations sur tous les aspects de la proposition qu’ils sont à l’aise d’évaluer et de noter ceux qu’ils ne sont pas à l’aise d’évaluer.

Processus d’évaluation externe

Les évaluateurs externes font des observations sur les critères de risque élevé, de haut rendement, d’interdisciplinarité et de faisabilité du projet proposé en se posant les questions suivantes :

• le projet est-il à haut risque? (oui/non)
  • description des points forts et des points faibles
• le projet promet-il un haut rendement? (oui/non)
  • description des points forts et des points faibles
• le projet est-il faisable? (oui/non)
  • description des points forts et des points faibles
• le projet est-il interdisciplinaire? (réussit/échec)
  • description des points forts et des points faibles
• Types de risques
• y a-t-il des sources de préoccupation ou des observations au sujet de la proposition?

Évaluation par le comité d’évaluation multidisciplinaire

Attribution des demandes

Chaque demande est attribuée à cinq membres du comité d’évaluation multidisciplinaire aux fins d’évaluation. Deux à trois des membres se voient attribuer les demandes en fonction de leur expertise qui correspond aux principaux champs de recherche de la proposition. Les autres membres n’ont pas d’expertise disciplinaire et fournissent une évaluation d’un point de vue interdisciplinaire ou non expert. Les capacités linguistiques et les conflits d’intérêts institutionnels sont pris en compte pour l’attribution des demandes aux membres.

Vérification des conflits d’intérêts

Peu après la date limite, les membres du comité d’évaluation reçoivent un courriel les informant que la liste des demandes qui leur sont attribuées est prête. Ils doivent ouvrir une session dans le portail Convergence, prendre connaissance du résumé de chacune des demandes qui leur sont attribuées et signaler tout conflit d’intérêts. Une fois qu’un membre a coché toutes les demandes qui lui sont attribuées pour lesquelles il y a conflit d’intérêts, il a immédiatement accès aux demandes pour lesquelles il n’a pas signalé de conflit d’intérêts. Quelques changements peuvent être apportés à l’attribution des demandes quand des conflits d’intérêts sont signalés par les membres. Tous les problèmes doivent être signalés au personnel du fonds le plus rapidement possible et quelle que soit l’étape où en est le processus.

Évaluation

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire reçoivent l’accès à tout le contenu de l’avis d’intention de présenter une demande et de la demande, de même qu’aux évaluations externes.

Toutes les demandes admissibles doivent être évaluées et cotées conformément aux grilles d'évaluation pour les critères de sélection :

• haut risque : 40 p. 100 de la note totale;
• haut rendement : 40 p. 100 de la note totale;
• faisabilité : 20 p. 100 de la note totale;
• interdisciplinarité et concordance avec les critères du programme (réussite/échec);
• équité, diversité et inclusion (réussite/échec).

Les membres peuvent attribuer l’une des sept notes pour les critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité (indicateurs de mérite). En évaluant le critère de faisabilité, les membres doivent prendre en considération l’approche adoptée en matière de recherche autochtone (le cas échéant) ainsi que les aspects ayant trait à l’analyse comparative entre les sexes plus/analyse comparative fondée sur le sexe et le genre dans la conception de la recherche.

Les membres sont priés de faire des observations sur :

• les types de risques;
• l’interdisciplinarité et la concordance avec les critères du programme (si la note attribuée est « échec »)
• l’équité, la diversité et l'inclusion (si la note attribuée est « échec »).

Les membres peuvent aussi faire des observations sur les sources de préoccupation que soulève la demande.

Tous les membres du comité d’évaluation doivent indiquer leur demande la mieux notée parmi celles qu’ils ont évaluées.

Résultat

En fonction des notes établies par le comité d’évaluation multidisciplinaire, les demandes seront placées dans une fourchette de demandes cotées également.

Les demandes les mieux cotées ayant la note de passage pour l’interdisciplinarité la concordance avec les critères du programme et l’équité, la diversité et l’inclusion (ce qui signifie qu’au moins trois des cinq membres du comité leur ont attribué la note « réussite » à ces critères) seront recommandées aux fins de financement.

Si le nombre de demandes cotées également (celles d’une même fourchette) dépasse le budget du concours, les membres du comité d’évaluation discutent de toutes les demandes de cette fourchette dans le cadre de réunions virtuelles.

Les autres demandes ne feront pas l’objet de discussions et ne seront pas recommandées aux fins de financement.

Le Comité de coordination de la recherche au Canada a pris l’engagement de s’assurer qu’une proportion des subventions sera réservée pour les chercheurs en début de carrière. Cette proportion correspondra à la proportion des demandes reçues qui sont dirigées par des chercheurs en début de carrière. Le programme surveille la proportion des demandes dirigées par des chercheurs en début de carrière recommandées aux fins de financement. Il est possible que des projets à note plus faible dirigés par des chercheurs en début de carrière soient recommandés, et ce, afin de respecter l’engagement du programme de soutenir les chercheurs en début de carrière.

Réunion du comité d’évaluation multidisciplinaire

Les membres du comité d’évaluation multidisciplinaire se réunissent virtuellement pour discuter des demandes et déterminer celles dont le financement sera recommandé. Les membres du comité d’évaluation sont répartis en groupes, selon le nombre de demandes devant faire l’objet de discussions. Chaque groupe est présidé par trois coprésidents représentant les trois organismes (CRSH, CRSNG et IRSC). Des membres du personnel du fonds sont aussi présents pour aider les coprésidents et répondre aux questions ayant trait aux politiques et au programme.

Discussions

Vingt minutes sont consacrées à la discussion de chaque demande. La discussion est modérée par l’un des coprésidents et se déroule selon les étapes suivantes :

1. le coprésident présente la demande et invite tout membre du comité d’évaluation en conflit d’intérêts à quitter la réunion virtuelle;
2. le coprésident présente les cinq évaluateurs désignés pour la demande;
3. la discussion débute par les critères de l’interdisciplinarité et de l’équité, diversité et inclusion;
   1. le premier évaluateur donne sa note (réussite ou échec) et une brève justification; les autres évaluateurs désignés sont ensuite invités à tour de rôle, à présenter de l’information supplémentaire ou des points de vue différents;
   2. quand un évaluateur présente son opinion, les autres membres peuvent prendre part à la discussion afin d’ajouter de l’information et des perspectives;
   3. le coprésident évalue s’il y a consensus ou si un vote est nécessaire. Si un vote est nécessaire, les cinq évaluateurs désignés votent, la décision de la majorité l’emportant;
   4. si un évaluateur révise ses notes pendant la discussion, il doit mettre les notes à jour dans le portail Convergence après la discussion afin que son dossier d’évaluation soit à jour;
4. les critères de haut risque, de haut rendement et de faisabilité font ensuite l’objet de discussions.
   1. le premier évaluateur désigné résume brièvement la proposition et donne ses notes et de brèves justifications; les quatre autres évaluateurs sont ensuite invités, à tour de rôle à donner leurs notes et toute information supplémentaire;
   2. les autres évaluateurs peuvent prendre part à la discussion et demander des précisions, si le temps le permet;
   3. si un évaluateur révise ses notes pendant la discussion, il doit mettre les notes à jour dans le portail Convergence après la discussion.

Observations destinées aux candidats

Des observations succinctes sont préparées pour toutes les demandes qui ne sont pas recommandées aux fins de financement. L’un des évaluateurs est nommé d’avance pour diriger ce processus.

Traitement des documents utilisés dans l’évaluation par les pairs

Les documents relatifs à l’évaluation du mérite contiennent des renseignements personnels ainsi que des renseignements dont la divulgation non autorisée risquerait vraisemblablement de porter un préjudice sérieux (tel qu’un traitement discriminatoire, une atteinte à la réputation ou la perte d’un avantage concurrentiel) à une personne, à un organisme ou au gouvernement. Ces documents sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la Loi sur l’accès à l’information et à la Politique sur la sécurité du gouvernement. Il faut respecter certaines mesures afin de garantir que les renseignements qui se trouvent dans les demandes ainsi que la teneur des évaluations internes et externes et des discussions en groupe demeurent strictement confidentiels. La collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et (ou) la suppression inappropriées ou non autorisées de ces renseignements peuvent entraîner une violation de la vie privée. Se reporter au Guide sur le traitement des documents utilisés dans le cadre de l’examen par les pairs pour plus de précisions à ce sujet.

Information d’ordre juridique et éthique

Conduite responsable de la recherche

Les organismes fédéraux qui subventionnent la recherche – à savoir le CRSH, le CRSNG et les IRSC – se sont engagés à mettre en place et à maintenir un environnement qui encourage et favorise la conduite responsable de la recherche. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche décrit les responsabilités et les politiques connexes qui s’appliquent aux chercheurs, aux établissements et aux organismes et qui, ensemble, contribuent à la mise en place d’un environnement de recherche favorable.

Confidentialité

Les membres nommés au comité doivent lire l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs, qui décrit les exigences et les attentes, et ils doivent accepter de le respecter.

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le terme « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement concernant une personne identifiable. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels fournis par les candidats ne doivent servir qu’à évaluer les demandes, à prendre des décisions relativement au financement et à répondre à des fins particulières décrites aux candidats au moment de recueillir leurs renseignements personnels. Il est rappelé aux membres que l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements à d’autres fins est illégale. Il est important que les membres du comité respectent strictement les lignes directrices énoncées dans l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs.

Loi canadienne sur les droits de la personne

Les activités du CRSH, du CRSNG et des IRSC sont assujetties à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Cette loi a pour objet de « compléter la législation canadienne en donnant effet […] au principe suivant : le droit de tous les individus, dans la mesure compatible avec leurs devoirs et obligations au sein de la société, à l’égalité des chances d’épanouissement et à la prise de mesures visant à la satisfaction de leurs besoins, indépendamment des considérations fondées sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la situation de famille, les caractéristiques génétiques, la déficience ou l’état de personne graciée ».

Loi sur les langues officielles

Tous les membres du comité et le personnel du fonds doivent connaître leurs obligations et leurs droits en vertu de la Loi sur les langues officielles.