Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada
Foire aux questions
Soutien pour les coûts de maintien et (ou) de reprise
des activités de recherche

Seul l’administrateur principal choisi par l’établissement sera en mesure de voir et de soumettre, dans le portail Convergence, la demande ayant trait à l’étape 3 du Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada (le Fonds).

Si votre établissement n’a pas de compte Convergence ou si vous avez besoin d’aide pour les autorisations à accorder à cette personne, veuillez communiquer avec l’équipe du Fonds à crcef-fucrc@chairs-chaires.gc.ca.

Pour avoir accès à la demande dans le portail Convergence :

• cliquez sur l’onglet Administrateur de la recherche, dans le coin supérieur droit;
• à la page Administrateur de la recherche, sélectionnez l’onglet Demandes de l’établissement;
• cliquez sur le bouton au bas de la page pour créer une nouvelle demande. Vous aurez accès à la demande et pourrez la modifier tant qu’elle ne sera pas soumise.

À l’étape 3, la demande comprend six parties :

1. Détails de la demande
2. Rapports étape 2 (seuls les établissements financés à l’étape 2 doivent remplir cette partie)
3. Soutien étape 3
4. Documents d’appui
5. Attestation
6. Finaliser la demande

Les établissements (et leurs établissements affiliés, le cas échéant) doivent mettre en place un mécanisme ouvert et transparent pour la répartition interne des fonds de l’étape 3 entre leurs chercheurs, en conformité avec les exigences relatives à la prise de décision respectueuse de l’équité, de la diversité et de l'inclusion du Fonds. 

Les fonds de l’étape 1 gardés en réserve sont transférés à l’étape 3. Ils sont déduits de tout versement fait à l’établissement à l’étape 3.

Si jamais les fonds de l’étape 1 gardés en réserve devaient excéder la somme attribuée à l’étape 3 et que l’établissement devait démontrer des besoins supérieurs à la somme qui lui est attribuée à l’étape 3, le solde serait gardé en réserve jusqu’à la réattribution finale. Tous les fonds de l’étape 1 gardés en réserve seront déduits du versement final qui sera fait à l’établissement.

Prenons l’exemple d’un établissement qui a gardé en réserve une somme de 15 000 $ à l’issue de l’étape 1 et à qui une somme théorique de 10 000 $ est destinée à l’étape 3 :

• l’établissement a établi ses coûts totaux de maintien et de reprise des activités de recherche à 12 000 $;
• il a reçu un versement de zéro dollar (10 000 $ – 15 000 $ = -5 000 $) à l’étape 3 et a toujours 5 000 $ en réserve;
• les besoins non couverts à l’étape 3, qui s’élèvent à 2 000 $, feront l’objet de la réattribution finale;
• si l’établissement se voit attribuer une somme additionnelle de 1 000 $ dans le cadre de la réattribution finale, il devra remettre 4 000 $ (1 000 $ – 5 000 $ = -4 000 $) à la Division des finances du CRSH au moyen d’un chèque libellé à l’ordre du receveur général du Canada.

Si les fonds gardés en réserve excèdent les besoins démontrés par l’établissement à l’étape 3, le solde devra être remis au receveur général du Canada.

Prenons l’exemple d’un établissement qui a gardé en réserve une somme de 15 000 $ à l’issue de l’étape 1 et à qui une somme théorique de 10 000 $ est destinée à l’étape 3 :

• l’établissement a établi que ses besoins à l’étape 3 s’élevaient à 5 000 $;
• une fois approuvée la somme qui lui est attribuée à l’étape 3, il puise 5 000 $ dans sa réserve pour couvrir les dépenses autorisées de l’étape 3;
• il devra remettre le solde de 10 000 $ à la Division des finances du CRSH au moyen d’un chèque libellé à l’ordre du receveur général du Canada.

Oui. Dans la mesure où une somme théorique lui est destinée à l’étape 3, l’établissement peut présenter une demande à l’étape 3.

La somme théorique destinée à un établissement à l’étape 3 se fonde sur un calcul et représente une approximation des besoins. Quant à la somme qui lui est effectivement attribuée à l’étape 3, elle se fonde entièrement sur les besoins. Pour cette raison, avant de répartir les fonds entre leurs établissements affiliés, les universités peuvent attendre que les besoins soient établis et que les fonds leur soient attribués. La somme théorique doit guider les universités et leurs établissements affiliés dans la détermination de leurs besoins.

Oui, dans la mesure où il a fait état, à l’étape 2, de ses revenus provenant de la recherche subventionnée en 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018.

Pour chaque établissement demandeur, la somme maximale pouvant être versée à l’étape 3 est calculée en se fondant sur :

• les données de l’ACPAU sur les revenus de recherche totaux ou les données sur les revenus de recherche totaux fournies par les universités et les établissements de recherche en santé non affiliés qui ne figurent pas dans l’ensemble de données de l’ACPAU;
• la moyenne annuelle sur trois ans (de 2015-2016 à 2017-2018) des revenus totaux provenant de la recherche, toutes sources confondues.
  

L’enveloppe de 125 millions de dollars de l’étape 3 est répartie entre les établissements admissibles en se fondant sur la proportion des revenus totaux de l’établissement provenant de la recherche subventionnée (y compris la recherche subventionnée par les gouvernements).

Les revenus provenant de la recherche sont tirés des sources suivantes :

• sources non gouvernementales;
• gouvernement fédéral (y compris, sans s’y limiter, le Conseil de recherches en sciences humaines, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie, la Fondation canadienne pour l’innovation, les Instituts de recherche en santé du Canada et Santé Canada);
• gouvernements provinciaux (gouvernements des provinces et des territoires du Canada);
• administrations municipales;
• gouvernements étrangers.

À l’étape 3, le financement se fonde sur la somme théorique destinée à chaque établissement ayant démontré des besoins jusqu’à concurrence de cette somme.

Afin de réduire au minimum les fonds non utilisés, dans tous les cas où un établissement demandeur n’aura pas établi de besoins ou n’aura pas demandé un financement jusqu’à concurrence de la somme théorique qui lui est destinée, les fonds feront l’objet d’une réattribution finale calculée au prorata entre les établissements demandeurs ayant démontré des besoins excédant la somme théorique maximale prévue pour eux à l’étape 3.

Les dépenses qui sont extraordinaires, qui s’ajoutent à des dépenses déjà couvertes par d’autres sources de financement et qui auront été engagées entre le 15 mars 2020 et le 15 novembre 2020 pourront être couvertes par le Fonds, jusqu’à concurrence de 75 p. 100. Les dépenses engagées devront avoir été payées par le projet ou par d’autres sources jusqu’à ce qu’un remboursement partiel (pouvant atteindre 75 p. 100) soit reçu.

Les dépenses associées à la diminution des activités de recherche ne sont pas admissibles.

Les établissements doivent s’assurer que toutes les dépenses satisfont aux critères d’admissibilité de l’étape 3 et que des pièces justificatives appropriées peuvent être produites à des fins de suivi, de production de rapports et d’audit. La documentation doit être conservée en dossier pour la totalité (100 p. 100) des dépenses admissibles, même si le financement demandé au Fonds ne pourra excéder 75 p. 100 des dépenses admissibles.

Les critères utilisés par un établissement pour choisir les projets dont les dépenses admissibles seront couvertes doivent être affichés dans son site Web public.

Dans la mesure où ils satisfont aux critères d’admissibilité de l’étape 3, les coûts associés au personnel de recherche peuvent être admissibles à un remboursement partiel jusqu’à concurrence de 75 p. 100 à l’étape 3 pour la période allant du 30 août 2020 au 15 novembre 2020.

Non. Pour être remboursés, les dépenses admissibles doivent avoir été engagées directement par les projets. Toutefois, les frais d’utilisation exigés des projets de recherche par les établissements ou les plateformes communes pour la reprise des activités de recherche (installations de soins aux animaux, laboratoires numériques par exemple) sont admissibles dans la mesure où ils satisfont aux critères d’admissibilité de l’étape 3.

Prenons l’exemple de l’installation de soins aux animaux d’un établissement qui a engagé des coûts extraordinaires pour désinfecter les lieux avant leur réouverture. Les « frais d’utilisation » que l’installation exige des projets de recherche sont admissibles s’ils :

• ont été communiqués de façon transparente aux responsables des projets de recherche;
• sont traçables au moyen de factures.

Non, les coûts ayant trait à l’administration, tels que les coûts indirects, les frais généraux et les frais de transaction, ne sont pas des dépenses admissibles.

Oui, il est possible de demander le remboursement de toutes les dépenses admissibles peu importe d’où est provenu leur paiement. Déterminer la source de revenu exacte et, dans certains cas, le pourcentage qui peut être attribué à chaque source, est complexe et ne mènerait pas nécessairement à une répartition exacte. C‘est pourquoi la source de revenu n’est pas prise en considération dans l’établissement des dépenses admissibles à l’étape 3.

Oui. Les dépenses des projets de recherche financés par une subvention de démarrage sont admissibles. Il doit s’agir de dépenses qui satisfont aux critères régissant les dépenses admissibles à l’étape 3.

Oui. Si le doctorant ou la doctorante a reçu une allocation de recherche, les dépenses imputées à cette allocation sont admissibles dans la mesure où elles satisfont aux critères régissant les dépenses admissibles à l’étape 3.

Oui. Les dépenses doivent satisfaire aux critères régissant les dépenses admissibles à l’étape 3. Une « plateforme scientifique » est une plateforme gérée par des chercheurs et non une « plateforme institutionnelle ». Il n’est pas nécessaire que les dépenses imputées au compte d’une telle plateforme soient facturées à un projet de recherche pour être admissibles, la plateforme elle-même étant admissible car considérée comme étant un projet. Si la plateforme scientifique est financée par les frais d’utilisation facturés aux chercheurs (et que ces frais d’utilisation sont des dépenses admissibles), il incombe à l’établissement de s’assurer que le remboursement des dépenses est demandé une seule fois.

Ils peuvent être admissibles s’ils satisfont aux critères d’admissibilité de l’étape 3.

Oui, ces coûts sont admissibles.

Oui, dans la mesure où les dépenses dont le remboursement est demandé ne sont pas couvertes par d’autres mesures fédérales de portée générale en lien avec la COVID-19 (comme la subvention salariale d’urgence du Canada), par des fonds accordés en lien avec la COVID-19 par des organismes fédéraux qui subventionnent la recherche ou par des fonds accordés par la Fondation canadienne pour l’innovation.

À titre d’indication générale :

• les projets financés par les trois organismes dont seule la durée a été prolongée sont admissibles à l’étape 3;
• les projets financés par les trois organismes qui ont été prolongés et ont droit à un soutien salarial (soutien annoncé le 22 avril 2020) sont admissibles à l’étape 3, mais un salaire donné ne peut faire l’objet de deux mesures différentes pour une même période.

Oui, dans la mesure où ils sont payés par un projet de recherche précis. À titre d’exemple, les frais additionnels exigés par une installation institutionnelle de soins aux animaux pour couvrir des dépenses engagées afin de nettoyer des cages et de relancer une lignée en raison de la COVID-19 seraient admissibles si ces dépenses peuvent être associées au compte d’un projet de recherche.

Il n’est pas nécessaire que les transactions soient effectuées dans un système de gestion financière, mais il doit y avoir facturation au niveau du projet pour satisfaire aux exigences de tenue des comptes du Fonds. Cela doit se faire en toute transparence de sorte que les responsables du projet de recherche sont au courant des frais facturés à leur projet. Il doit y avoir des factures pour la totalité (100 p. 100) des coûts, même si le Fonds ne rembourse que 75 p. 100 de ces coûts.

Ils peuvent être admissibles s’ils satisfont aux critères d’admissibilité de l’étape 3.

Les coûts associés à des pertes ne sont pas admissibles, mais les coûts de remplacement le sont, dans la mesure où ils sont assumés par un projet de recherche précis. À titre d’exemple, si des échantillons ont été endommagés au cours de la pandémie et qu’il a fallu les remplacer, les coûts de remplacement sont admissibles, mais les coûts engagés pour l’obtention des échantillons qui ont été endommagés ne le sont pas.

Non, ils ne sont pas admissibles car on estime qu’il s’agit de dépenses associées à la diminution des activités.

Les indemnités journalières pour les animaux en vue du maintien des activités de recherche et le coût d’achat d’animaux pour en accroître le nombre constituent des coûts admissibles, dans la mesure où leur paiement provient d’un projet de recherche précis.

On trouvera dans la description du Fonds d’urgence pour la continuité de la recherche au Canada des exemples de coûts admissibles associés au maintien des activités de recherche.

Par coûts engagés pendant la période d’admissibilité, on entend les dépenses admissibles (pour des produits ou services) engagées ou comptabilisées pendant la période allant du 15 mars au 15 novembre 2020. Les transactions peuvent être payées et les factures peuvent être reçues jusqu’au 31 mars 2021, date de fin de la subvention, tel qu’indiqué dans l’avis d’attribution. Les produits peuvent être reçus et les services peuvent être rendus jusqu’au 31 mars 2021.

Ils doivent faire rapport sur l’utilisation des fonds de l’étape 2 en remplissant le formulaire de demande de l’étape 3 même s’ils ne demandent pas de financement à l’étape 3.

Compte tenu de la nature du financement à l’étape 3, qui est fondée sur les coûts engagés, la demande et le rapport sont présentés simultanément. Les établissements financés devront produire un rapport final confirmant les données figurant dans les rapports des étapes 1 et 2 et l’utilisation finale des fonds de l’étape 3.

Les établissements financés sont tenus de conserver des données comptables précises et détaillées relativement aux projets soutenus à l’étape du maintien et de la reprise des activités (il faut indiquer la somme affectée pour couvrir chaque type de dépense, et ce, pour chaque projet). Les établissements financés devront conserver cette information en dossier pendant au moins cinq ans (soit jusqu’à l’exercice 2025-2026) à des fins de suivi financier et d’audit.

Tous les établissements qui reçoivent des fonds doivent satisfaire aux obligations en matière de production de rapports. Les universités qui reçoivent des fonds pour leurs établissements affiliés doivent présenter un rapport consolidé.

Les fonds doivent être remis avec le rapport final. Des instructions seront fournies au cours des prochaines semaines.