Règlement administratif du conseil
1. Dans le cadre de ce règlement administratif, le terme « Loi » signifie la Loi sur le Conseil de recherches en sciences humaines.
Réunions du conseil
Réunions ordinaires
2. Le Conseil se réunit au moins deux fois par année, à l'heure, à la date et à l’endroit de son choix au Canada.
Réunions extraordinaires
3. (1) Le président ou le vice-président peut convoquer une réunion extraordinaire du Conseil.
(2) À la demande écrite d'au moins un tiers des membres du Conseil, le président ou le vice-président convoque une réunion extraordinaire.
(3) La réunion extraordinaire convoquée par le président ou le vice-président conformément à l’article (2) ne peut avoir lieu moins de deux semaines et plus de quatre semaines après la date de réception de la demande visée à l’article précédent.
Avis de réunion
4. (1) Sous réserve des dispositions du paragraphe (3), le président ou le vice-président envoie un avis écrit à chaque membre du Conseil au moins deux semaines avant une réunion ordinaire et au moins une semaine avant une réunion extraordinaire tel que visé à l’article 3(2). L'avis est envoyé au lieu de résidence des membres ou à tout autre endroit qu’ils ont indiqué.
(2) l'avis visé au paragraphe (1) doit indiquer les principaux points à l'ordre du jour de la réunion.
(3) Le président ou le vice-président donne un avis écrit de tout projet de règlement administratif au moins deux semaines avant la réunion du Conseil à laquelle le projet sera débattu et en envoie une copie à chacun des membres.
(4) La version approuvée du procès-verbal de la réunion d'un comité permanent du Conseil qui s'est tenue après la dernière réunion du Conseil et l’ébauche du procès-verbal de la dernière réunion du Conseil doivent accompagner tout avis visé au paragraphe (1).
Quorum
5. (1) Aux réunions du Conseil, le quorum est constitué par la majorité des membres.
(2) À défaut de quorum à une réunion du Conseil, la majorité des membres présents peut ajourner la réunion. Si le quorum est constitué par la suite, la réunion peut reprendre et les travaux peuvent se dérouler tel qu'il avait été prévu.
Vote
6. (1) Chaque membre du Conseil a droit à un vote et les décisions sont prises en fonction de la majorité des voix.
(2) En cas de partage, le membre du Conseil présidant la réunion vote à nouveau et sa voix a prépondérance.
Bureau du conseil
Pouvoirs et fonctions
7. (1) Composé du président, du vice-président et de six autres membres du Conseil, le Bureau du Conseil est constitué en vertu du paragraphe 11(1) de la Loi.
(2) Conformément au paragraphe 11(2) de la Loi, le Conseil attribue au Bureau du Conseil l’autorité :
(a) d’exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions du Conseil entre les réunions, sous réserve de dispositions ou d’exclusions par résolution du Conseil.
Réunions
8. À la demande du président ou du vice-président, le Bureau du Conseil se réunit aussi souvent que l'exige la bonne marche des travaux du Conseil et la mise en application de ses décisions.
Quorum
9. Aux réunions du Bureau du Conseil, le quorum est constitué par la majorité des membres.
Vote
10. Les décisions du Bureau du Conseil se prennent en fonction de la majorité des voix. En cas de partage, la question débattue doit être soumise au Conseil.
Présidence des réunions du conseil et du bureau du conseil
11. (1) Le vice-président conduit toutes les réunions du Conseil et du Bureau du Conseil.
(2) Quand le vice-président n’est pas présent à la réunion du Conseil ou du Bureau du Conseil, les membres présents élisent un président parmi eux.
Réunions par téléphone
12. Un membre peut participer aux réunions du Conseil, du Bureau du Conseil ou d’un comité au moyen d'un appareil permettant à tous les participants de communiquer de façon simultanée. Le membre prenant ainsi part à une réunion est considéré comme y étant présent.
Comité de vérification
13. Le Conseil doit assurer l’établissement d’un comité de vérification chargé de fournir des avis au Conseil quant aux fonctions de vérification et de contrôle financier.
Comités
14. (1) Conformément au paragraphe 13(1) de la Loi, le Conseil peut constituer par résolution des comités permanents, spéciaux ou autres.
(2) Pour chaque comité établi conformément à l’article 14(1), le Conseil doit, par résolution :
(a) déterminer le mandat du comité;
(b) déterminer le nombre de membres du Conseil devant siéger à ce comité;
(c) nommer les membres du comité.
(3) Le président et le vice-président doivent tenir le rôle de membres de droit au sein de tous les comités du Conseil, à moins d’être exclus par résolution du Conseil.
(4) Si un comité consultatif est constitué conformément à l’article 14(1), le Conseil peut nommer par résolution des personnes qui ne sont pas membres du Conseil, en plus des membres actuels.
Divulgation d'intérêt
15. (1) Tous les membres doivent se conformer aux dispositions en matière de conflits d’intérêts exposées dans la loi fédérale pertinente ainsi qu’à toute directive établie par résolution du Conseil. Ils doivent fournir au secrétaire général du Conseil les copies de tout document attestant de leur conformité.
(2) Les membres du Conseil doivent signaler tout risque de conflit d’intérêts, potentiel ou réel, dès qu’il se présente. Ils doivent alors s’abstenir de toute discussion ou décision sur le sujet, à moins que le Conseil estime qu’ils ne se trouvent pas dans une telle situation.
Signature et certification des documents
Contrats
16. (1) Les contrats ou autres documents écrits devant être signés ou certifiés au nom du Conseil peuvent l'être par le président ou toute autre personne autorisée à le faire par résolution du Conseil.
Sceau du Conseil
(2) Le sceau du Conseil correspond à la forme imprimée dans la marge du présent règlement administratif.
Garde des certificats
17. Les certificats, qu'il s'agisse d'obligations, d'actions, d'hypothèques ou d'autres titres ou placements, qui appartiennent au Conseil doivent être déposés dans un lieu sûr approuvé par résolution du Conseil et ils ne peuvent en être retirés que par le président ou toute autre personne autorisée à le faire par résolution du Conseil.
Approuvé en 1978
Modifié en février 1980
Modifié en mars 1985
Révision intégrale approuvée en août 1990
Modifié en juin 1999
Modifié en juillet 2001
Modifié en février 2007
Dernière modification en mars 2008 (CP 2009-379).
Secrétariat du Conseil