Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
du 1eravril 2015 au 31 mars 2016

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement conformément au même article de la Loi.

La Loi accorde aux Canadiens le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale en établissant les principes suivants : le public a le droit de consulter les documents de l’administration fédérale; les exceptions indispensables qui restreignent ce droit sont précises et limitées; les décisions relatives à la communication sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Administration de la Loi sur l’accès à l’information

Au CRSH, le gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et d’offrir du soutien et des conseils sur l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH et le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, relève du directeur exécutif de cette division. Durant la période visée par le présent rapport, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a consacré environ une journée et demie par semaine au traitement des demandes et à l’administration des diverses exigences du Conseil du Trésor relatives à la Loi.

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont traitées par le bureau de l’AIPRP. La Direction des programmes et d’autres directions répondent, au besoin, aux demandes de renseignements non officielles. Le bureau de l’AIPRP conserve tous les documents sur les demandes d’accès à l’information reçcues au cours des deux dernières années.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP présente un rapport mensuel au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels et au vice-président directeur de la Direction des affaires générales. Ce rapport mensuel dresse la liste des demandes officielles et non officielles présentées conformément à la Loi sur l’accès à l’information et des plaintes au bureau du Commissariat à l’information.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à l'information du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP

Arrêté de la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur l’accès à l’information est joint au présent rapport. L’arrêtéconfère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, la plupart des pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Rapport statistique de l’exercice financier 2015-2016

Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 est joint en annexe.

Au cours de l’exercice 2015-2016, dix-huit demandes officielles ont été présentées au CRSH en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une augmentation par rapport à l’exercice 2014-2015, au cours duquel le CRSH avait reçu neuf demandes officielles. Ce nombre est également  plus élevé que la moyenne de 12 demandes par exercice reçues au cours des quatre derniers exercices.

Demandes officielles reçues
2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016
Demandes officielles reçues 19 8 13 9 18

Six demandes provenaient du secteur universitaire et huit, du secteur privé. Une demande de l’exercice précédent avait été reportée à l’exercice 2015-2016, et elle a été complétée au cours de cet exercice. Deux demandes reçues durant l’exercice 2015-2016 ont été reportées au prochain exercice.

De l’ensemble des demandes complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport, trois demandes ont été traitées en moins de 15 jours et sept ont été traitées dans un délai de 15 à 30 jours. Cinq demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et deux demandes, dans un délai de 61 à 120 jours. Ces deux dernières demandes ont nécessité des consultations ou ont exigé énormément de temps pour la recherche de documents. Dix documents ont été transmis sur support électronique et deux sur support papier.

Dans le cas de onze demandes, certaines sections des documents ont fait l’objet d’une exception conformément au paragraphe 19(1) de la Loi sur l’accès à l’information, lequel traite des renseignements personnels relatifs à d’autres personnes que le demandeur. Dans le cas de quatre demandes, certaines sections des documents ont fait l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 20(1)b) de la Loi, qui porte sur les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers. Dans un cas, aucun document correspondant à la demande n’a pu être trouvé. Trois demandes ont été abandonnées.

Le CRSH a reçu huit demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada et il y a donné suite; il n’a reçu aucune demande de consultation provenant d’autres organismes au cours de l’exercice 2015-2016.

Initiation et formation

Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

Au cours de l’exercice 2015-2016, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a offert une séance de formation à quelque 15 membres du personnel (la séance a eu lieu à l’occasion de la formation annuelle proposée à tous les employés du CRSH). Cette séance  traitait des sujets tels que les principes qui sous-tendent la législation sur l’accès à l’information, les concepts et les définitions clés, les procédures du CRSH concernant le traitement des demandes d’accès tant officielles que non officielles et les responsabilités qui incombent aux employés en vertu de la Loi.

Le personnel de l’AIPRP a aussi envoyé une note de service à des fins d’information aux membres de la haute gestion de  la direction des Programmes de recherche pour souligner l’importance de la gestion des documents en ce qui concerne les demandes d’AIPRP.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à l’accès à l’information

Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice financier.  Le personnel de l’AIPRP au sein du CRSH a collaboré avec le personnel de la Direction des Programmes de recherche à la rédaction d’un document concernant l’accès à l’information dans nombreux protocoles d’entente, surtout en matière d’initiatives de financement conjoint. Il en résulte un document normalisé qui décrit les rôles et les responsabilités liés à la gestion des renseignements et au traitement des demandes d’accès à l’information. 

Une fois mis à jour, le chapitre Info Source 2015 du CRSH a été publié en mars 2016. Conformément aux exigences relatives à la publication décentralisée des chapitres d’Info Source, le chapitre du CRSH est harmonisé avec son architecture d’alignement des programmes 2015-2016. Plusieurs améliorations importantes ont été apportées à ce chapitre, pour donner suite à l’examen qu’a fait le CRSH du texte. Plus précisément, le CRSH a mis à jour sa banque de renseignements personnels pour la gestion des subventions et des bourses (CRSH PPU 055) dans le but d’inclure les renseignements personnels recueillis dans les rapports sur les réalisations mis à jour du CRSH  et pour les cas où le CRSH communique des renseignements personnels avec des organisations gouvernementales finançant conjointement des chercheurs du CRSH. Le CRSH lance un projet d’une durée de deux ans pour mettre à jour son chapitre Info Source et ses banques de renseignements personnels. Dans le cadre de ce projet, la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels seront effectuées de façon complètement transparente.      

Plaintes au commissariat à l’information du Canada

Deux plaintes liées à des demandes présentées au CRSH ont été déposées auprès du Commissariat à l’information du Canada au cours de l’exercice 2015-2016.Ces plaintes étaient liées aux exceptions invoquées et à l’obligation de prêter assistance.

Le Commissariat à l’information du Canada a enquêté sur des plaintes soumises au cours d’exercices antérieurs, et le CRSH a apporté sa pleine collaboration. Ces plaintes avaient trait en général à l’application de certaines exceptions et aux frais exigés pour les recherches. Au cours de l’exercice 2015-2016, la Commissaire à l’information du Canada a réglé une plainte après enquête et a remis un rapport de conclusions à leur égard.

Surveillance des délais de traitement

La directrice exécutive, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires.