Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2014-2015

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement, conformément au même article de la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels vise à compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au CRSH, le gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’offrir du soutien et des conseils sur les questions relatives à la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH, et le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, relève du directeur exécutif de cette division. Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont acheminées par le bureau de l’AIPRP, qui conserve tous les documents sur les demandes d’accès aux renseignements personnels reçues au cours des deux dernières années. Durant la période visée par le présent rapport, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles a consacré en moyenne une journée et demie par semaine à l’administration des demandes (officielles et non officielles) et des diverses exigences du Conseil du Trésor relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Dans le cadre des obligations que lui confère la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CRSH doit s’assurer que l’on remet aux candidats, aux évaluateurs externes, aux répondants, aux membres des comités d’évaluation du mérite du CRSH et aux observateurs des avis écrits les informant des droits et des responsabilités qui sont les leurs en vertu de la Loi ainsi que de la manière dont les renseignements auxquels ils ont accès ou qu’ils fournissent sont traités et protégés conformément à la législation. Ces avis figurent dans les guides des programmes, dans les systèmes électroniques de présentation des demandes et de gestion des subventions du CRSH et dans d’autres documents pertinents fournis au cours du processus de présentation et d’examen des demandes. De l’information se rapportant à la protection et à la divulgation des renseignements personnels est également fournie sur le site Web du CRSH, en ce qui concerne aussi bien les subventions que les bourses.

De plus, les membres des comités d’évaluation du mérite, les évaluateurs externes et les observateurs sont informés des obligations qui sont les leurs en vertu de la Loi et sont tenus de signer un accord sur les conflits d’intérêt et la confidentialité pour garantir que les documents fournis et utilisés tout au long du processus d’évaluation du mérite demeurent, en tout temps, strictement confidentiels.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à l'information du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, à l’exception des alinéas 8(2)e) et 8(2)m), lesquels sont réservés au président, au vice-président directeur et au directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels – tous les pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Rapport statistique de l’exercice financier 2014-2015

Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015 est joint en annexe.

Quatre demandes officielles ont été présentées pendant la période visée par le présent rapport, soit un nombre plus élevé qu’en 2013-2014, exercice au cours duquel aucune demande officielle n’avait été reçue, ce qui constitue une anomalie en quelque sorte pour le CRSH. Ce nombre est aussi légèrement supérieur à la moyenne de trois demandes officielles par exercice reçues au cours des quatre derniers exercices financiers.

Demandes officielles reçues
2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Demandes officielles 2 3 8 0 4

De l’ensemble des demandes complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport, trois demandes ont été traitées en moins de 15 jours et une a été traitée dans un délai de 31 à 60 jours. Dans un cas, aucun document correspondant à la demande n’a pu être trouvé. Les documents ayant trait aux trois autres demandes ont été transmis en partie sur support électronique.

Neuf demandes de renseignements personnels non officielles ont été reçues et traitées par le bureau de l’AIPRP durant l’exercice. Le CRSH reçoit habituellement davantage de demandes non officielles que de demandes officielles. Aucune demande de consultation d’autres institutions gouvernementales ou d’autres organismes n’a été reçue par le CRSH au cours de l’exercice financier.

Initiation et formation

Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

Au cours de l’exercice 2014-2015, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a offert deux séances de formation à quelque 32 membres du personnel. Une séance a été offerte au Secrétariat des chaires, entité qui partage les locaux du CRSH et qui est composée d’employés du CRSH, du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et des Instituts de recherche en santé du Canada. L’autre séance a eu lieu à l’occasion de la formation annuelle proposée à tous les employés du CRSH. Ces séances ont permis de traiter de sujets tels que les principes qui sous-tendent la législation sur la protection des renseignements personnels, les concepts et les définitions clés, les procédures du CRSH concernant le traitement des demandes tant officielles que non officielles, ainsi que les méthodes employées pour recueillir, utiliser, protéger, conserver et éliminer les renseignements personnels sous la garde et le contrôle du CRSH.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à la protection des renseignements personnels

À compter du 1er avril 2014, le CRSH a commencé à se servir du logiciel Access Pro (outil de gestion de cas et de rédaction) pour traiter et suivre de près toutes les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de l’exercice financier, le CRSH a élaboré un protocole de protection des renseignements personnels aux fins de ses rapports sur les réalisations. En règle générale, un tel protocole oriente les pratiques exemplaires liées au traitement des renseignements personnels à des fins non administratives (ne comportant aucun élément de prise de décision). Contrairement à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, un protocole de protection des renseignements personnels ne comprend aucune appréciation hiérarchisée des risques, mais porte sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée qu’un programme ou une initiative se propose d’adopter et qu’il compare à 10 principes de protection des renseignements personnels établis par l’Association canadienne de normalisation.

Avant de consentir cet effort, le CRSH n’avait pas encore mis au point un protocole général de protection des renseignements personnels à appliquer à des initiatives telles que les rapports sur les réalisations. Le protocole conçu vise donc à évaluer les pratiques de protection des renseignements personnels du CRSH et les processus opérationnels ayant trait au nouveau jeu d’outils de cueillette de données qu’on a appelés rapports sur les réalisations. Grâce à ces rapports, on pourra accorder davantage d’importance aux résultats et à l’impact du financement du CRSH. Le protocole de protection des renseignements personnels relatif aux rapports sur les réalisations décrit l’engagement à l’égard du respect des principes de protection de la vie privée identifiés et les stratégies connexes visant la cueillette, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Une fois mis à jour, le chapitre Info Source 2014 du CRSH a été publié en janvier 2015. Conformément aux exigences relatives à la publication décentralisée des chapitres d’Info Source, le chapitre du CRSH est harmonisé avec son architecture d’alignement des programmes 2014-2015. Plusieurs améliorations importantes ont été apportées à ce chapitre, tant pour donner suite aux commentaires du Secrétariat du Conseil du Trésor au sujet du chapitre de 2013 que par suite de l’examen qu’a fait le CRSH du texte. Plusieurs catégories de documents propres au CRSH ont fait l’objet d’une mise à jour, un fichier de renseignements personnels ordinaire qui avait été désinscrit a été supprimé, et les sections suivantes ont été ajoutées : Manuels, Renseignements supplémentaires et Salle de lecture. Le CRSH mettra à jour son chapitre Info Source aussi souvent que ce sera nécessaire, afin qu’il demeure harmonisé avec son architecture d’alignement des programmes et qu’il présente l’information de façon claire et exacte.

Le CRSH continue d’avoir recours et de se conformer au Protocole d’intervention en cas d’atteinte à la vie privée ou à la sécurité élaboré conjointement par le CRSNG et le CRSH, qui est en vigueur depuis 2013 et qui fournit aux organismes un processus clair et établi s’ils doivent donner suite à un incident ayant trait à la divulgation non autorisée de renseignements personnels ou à une atteinte à la vie privée.

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte liée à une demande présentée au CRSH en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels n’a été déposée auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de l’exercice 2014-2015.

Surveillance des délais de traitement

La directrice exécutive, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires. La transition à l’utilisation du logiciel Access Pro a amélioré considérablement la capacité du bureau de l’AIPRP de suivre le temps nécessaire pour traiter les demandes et y donner suite.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par ce rapport.

Rapports d’évaluation des faceurs relatifs à la vie privée

Au cours de l’exercice 2014-2015, les organismes ont coordonné conjointement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en lien avec le portail de recherche et la plateforme Microsoft Dynamics CRM pour la gestion des subventions et des bourses. La transition au portail de recherche et à la plateforme technologique CRM vise à moderniser et à remplacer la technologie en place et, ainsi, à améliorer les systèmes de gestion des subventions et des bourses des organismes.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée visait à obtenir une évaluation éclairée des risques touchant à la vie privée associés à l’utilisation du portail de recherche et de la plateforme CRM et à présenter des recommandations visant à ramener à un niveau acceptable les risques cernés. Bien que la plus grande partie du travail relatif à l’évaluation ait été accomplie en 2014-2015, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a pas été approuvée officiellement avant le mois d’avril 2015. On présentera donc un compte rendu complet à ce sujet dans les rapports statistiques et les rapports annuels du prochain exercice.

Divulgation en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CRSH n’a pas procédé, en application de l’alinéa 8(2)m) de la Loi, à la communication de renseignements personnels dans des cas où des raisons d’intérêt public en auraient justifié la divulgation ou dans des cas où l’individu concerné en aurait tiré un avantage.