Rapport annuel de 2014-2015 sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH) est un organisme fédéral qui appuie la recherche et la formation avancée dans le domaine des sciences humaines et qui en fait la promotion.

Le CRSH a le plaisir de soumettre son rapport annuel sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, comme le prévoit l’article 72 de la Loi. Les rapports annuels sont déposés au Parlement conformément au même article de la Loi.

La Loi accorde aux Canadiens le droit d’accès aux documents de l’administration fédérale en établissant les principes suivants : le public a le droit de consulter les documents de l’administration fédérale; les exceptions indispensables qui restreignent ce droit sont précises et limitées; les décisions relatives à la communication sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Administration de la Loi sur l’accès à l’information

Au CRSH, le gestionnaire, accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) et opérations organisationnelles, est responsable de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et d’offrir du soutien et des conseils sur l’application de la Loi. Le bureau de l’AIPRP fait partie de la Division de la stratégie et du rendement organisationnels du CRSH et le gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, relève du directeur exécutif de cette division. Durant la période visée par le présent rapport, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a consacré environ une journée et demie par semaine au traitement des demandes et à l’administration des diverses exigences du Conseil du Trésor relatives à la Loi.

Les demandes officielles et les demandes non officielles complexes sont traitées par le bureau de l’AIPRP. La Direction des programmes et d’autres directions répondent, au besoin, aux demandes de renseignements non officielles. Le bureau de l’AIPRP conserve tous les documents sur les demandes d’accès à l’information reçcues au cours des deux dernières années.

Quand cela est jugé nécessaire, le président et les membres de la haute gestion sont tenus au courant des principales décisions prises quant à l’administration et à l’application de la Loi.

En ce qui concerne l’administration de la Loi, on sollicite les conseils de l’une ou plusieurs des entités ou personnes suivantes : le Secrétariat du Conseil du Trésor, un conseiller juridique du ministère de la Justice, le Commissariat à l'information du Canada, l’expert-conseil en matière d’AIPRP du CRSH ou d’autres bureaux du gouvernement fédéral chargés de l’AIPRP.

Arrêté de la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Un exemplaire de l’arrêté de délégation de pouvoirs du CRSH aux fins de la Loi sur l’accès à l’information est joint au présent rapport. L’arrêté confère aux titulaires des postes de vice-président directeur, de directeur exécutif, Stratégie et rendement organisationnels, et de gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, la plupart des pouvoirs et fonctions confiés au responsable d’un organisme fédéral en vertu de la Loi, et ce, dans la mesure où ceux-ci se rapportent au CRSH.

Rapport statistique de l’exercice financier 2014-2015

Le rapport statistique de la période allant du 1er avril 2014 au 31 mars 2015 est joint en annexe.

Au cours de l’exercice 2014-2015, neuf demandes officielles ont été présentées au CRSH en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Il s’agit d’une légère diminution par rapport à l’exercice 2013-2014, au cours duquel le CRSH avait reçu 13 demandes officielles. Ce nombre est également légèrement inférieur à la moyenne de 13 demandes par exercice reçues au cours des quatre derniers exercices.

Demandes officielles reçues
2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Demandes officielles reçues 13 19 8 13 9

Trois demandes provenaient du secteur universitaire et six, du secteur privé. Six demandes de l’exercice précédent avaient été reportées à l’exercice 2014-2015, et elles ont été complétées au cours de cet exercice. Une demande reçue durant l’exercice 2014-2015 a été reportée au prochain exercice.

De l’ensemble des demandes complétées au cours de l’exercice sur lequel porte ce rapport, sept demandes ont été traitées en moins de 15 jours et une demande a été traitée dans un délai de 15 à 30 jours. Trois demandes ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours et trois demandes, dans un délai de 61 à 120 jours. Ces trois dernières demandes, qui avaient été reportées de l’exercice 2013-2014, ont nécessité des consultations ou ont exigé énormément de temps pour la recherche de documents. Tous les documents ont été transmis sur support électronique.

Dans le cas de deux demandes, certaines sections des documents ont fait l’objet d’une exception conformément au paragraphe 19(1) de la Loi sur l’accès à l’information, lequel traite des renseignements personnels relatifs à d’autres personnes que le demandeur. Dans le cas de quatre demandes, certaines sections des documents ont fait l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 20(1)b) de la Loi, qui porte sur les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers. Dans deux cas, aucun document correspondant à la demande n’a pu être trouvé. Quatre demandes ont été abandonnées.

Le CRSH a reçu dix demandes de consultation provenant d’autres institutions du gouvernement du Canada et trois demandes de consultation provenant d’autres organismes au cours de l’exercice 2014-2015, et il y a donné suite.

Initiation et formation

Pendant tout l’exercice, on rappelle au personnel et aux membres de la haute gestion de consulter au besoin le bureau de l’AIPRP pour toute question pouvant être liée à l’application de la Loi et on les encourage à le faire.

Au cours de l’exercice 2014-2015, la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, a offert deux séances de formation à quelque 32 membres du personnel. Une séance a été offerte au Secrétariat des chaires, entité qui partage les locaux du CRSH et qui est composée d’employés du CRSH, du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie et des Instituts de recherche en santé du Canada. L’autre séance a eu lieu à l’occasion de la formation annuelle proposée à tous les employés du CRSH. Ces séances ont permis de traiter de sujets tels que les principes qui sous-tendent la législation sur l’accès à l’information, les concepts et les définitions clés, les procédures du CRSH concernant le traitement des demandes d’accès tant officielles que non officielles et les responsabilités qui incombent aux employés en vertu de la Loi.

Politiques, directives et procédures nouvelles ou révisées du CRSH touchant à l’accès à l’information

Aucune politique ou directive, nouvelle ou révisée, concernant l’accès à l’information n’a été officiellement mise en application au cours du dernier exercice financier. À compter du 1er avril 2014, le CRSH a commencé à se servir du logiciel Access Pro (outil de gestion de cas et de rédaction) pour traiter et suivre de près toutes les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ce logiciel a amélioré considérablement la capacité du bureau de l’AIPRP de suivre des échéanciers et de conserver des dossiers détaillés de toutes les activités effectuées en lien avec les demandes.

Une fois mis à jour, le chapitre Info Source 2014 du CRSH a été publié en janvier 2015. Conformément aux exigences relatives à la publication décentralisée des chapitres d’Info Source, le chapitre du CRSH est harmonisé avec son architecture d’alignement des programmes 2014-2015. Plusieurs améliorations importantes ont été apportées à ce chapitre, tant pour donner suite aux commentaires du Secrétariat du Conseil du Trésor au sujet du chapitre de 2013 que par suite de l’examen qu’a fait le CRSH du texte. Plusieurs catégories de documents propres au CRSH ont fait l’objet d’une mise à jour, un fichier de renseignements personnels ordinaire qui avait été désinscrit a été supprimé, et les sections suivantes ont été ajoutées : Manuels, Renseignemenets supplémentaires et Salle de lecture. Le CRSH mettra à jour son chapitre Info Source aussi souvent que ce sera nécessaire, afin qu’il demeure harmonisé avec son architecture d’alignement des programmes et qu’il présente l’information de façon claire et exacte.

Plaintes au commissariat à l’information du Canada

Six plaintes liées à des demandes présentées au CRSH ont été déposées auprès du Commissariat à l’information du Canada au cours de l’exercice 2014-2015.Ces plaintes étaient liées au caractère raisonnable des prorogations, aux frais exigés pour les recherches, aux exceptions invoquées et au degré d’exhaustivité de l’extraction des documents.

Le Commissariat à l’information du Canada a enquêté sur des plaintes soumises au cours d’exercices antérieurs, et le CRSH a apporté sa pleine collaboration. Ces plaintes avaient trait en général à l’application de certaines exceptions et à l’extraction des documents. Au cours de l’exercice 2014-2015, la Commissaire à l’information du Canada a réglé six plaintes après enquête et a remis un rapport de conclusions à leur égard.

Surveillance des délais de traitement

La directrice exécutive, Stratégie et rendement organisationnels, a été tenue régulièrement au courant (toutes les semaines habituellement) par la gestionnaire, AIPRP et opérations organisationnelles, des questions touchant aux demandes, notamment des délais de traitement, des consultations menées et de toutes les prorogations nécessaires. La transition à l’utilisation du logiciel Access Pro a amélioré considérablement la capacité du bureau de l’AIPRP de suivre le temps nécessaire pour traiter les demandes et y donner suite.