Utiliser votre financement
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Guide des détenteurs de subventions
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Revues de recherche et sociétés savantes
Cette section présente les règlements régissant
les catégories de subventions suivantes : Aide aux revues
de recherche et de transfert et Subventions aux sociétés
savantes.
Dates à retenir
Conditions de base
Administration financière
À la fin de la subvention
Politiques
Pour nous joindre
Dates à retenir
Dates à retenir – Revues de recherche et sociétés
savantes
| Programme |
Paiement de la subvention |
État des revenus et des dépenses* |
Rapport financier |
Copie de la tables des matières de chaque numéro
publié** |
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Aide aux revues de recherche et de transfert
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Mars
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Annuellement, 90 jours après la fin de l'exercice financier de la revue
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(Dans le cas des revues, le rapport financier est
soumis sur le formulaire 647R – État des revenus et des dépenses)
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Au moment de la demande
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Subventions aux sociétés savantes
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Mars
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s. o.
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Au plus tard 90 jours après l'assemblée
annuelle de la société
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s. o.
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* Ce formulaire est envoyé directement à
tous les titulaires de subventions.
** Vous devez faire parvenir un exemplaire de chaque numéro
publié à l'aide de la subvention à la : Bibliothèque
du CRSH, C.P. 1610, Ottawa (Ontario) K1P 6G4.
Conditions de base
Quelle est la période de validité de la subvention?
Aide aux revues de recherche et de transfert : Le CRSH octroie et
verse les subventions selon son propre exercice financier, mais la période
de validité peut suivre l'exercice financier de la revue.
Subventions aux sociétés savantes : Ce programme fait
actuellement l'objet d'un examen. Jusqu'à la fin de cet examen,
votre subvention sera prolongée chaque année. Vous recevrez
directement les renseignements sur la prolongation de 2004. (Aucun nouveau
participant ne sera admis au programme avant la fin de l'examen).
Quelles conditions sont rattachées à une subvention?
Votre subvention peut avoir des conditions particulières. Par
exemple, si vous n'avez pas soumis le formulaire État des revenus
et des dépenses ou votre rapport financier d'une année précédente,
les versements de votre subvention seront suspendus jusqu'à ce
que vous les soumettiez.
Administration financière
Comment les subventions sont-elles versées?
Aide aux revues de recherche et de transfert : Le versement des
subventions se fait habituellement par chèque transmis aux universités.
Lorsque la revue s'administre elle-même ou est administrée
par une association, le chèque est envoyé à l'adresse
parmanente de la revue.
Subventions aux sociétés savantes : Le CRSH verse
la subvention directement au trésorier de la société.
Quand les subventions sont-elles versées?
Consultez la section Dates à retenir – Revues de
recherche et sociétés savantes .
Qui peut autoriser les dépenses à partir du compte de
subvention?
L'université ou l'organisme est chargé d'administrer la
subvention conformément aux lignes directrices du CRSH. Les méthodes
d'administration, de gestion du personnel et de comptabilité doivent
respecter les normes, pratiques et politiques de votre université
ou organisme.
Si vous ne respectez pas les règlements énoncés
dans le présent guide, le CRSH peut bloquer ou fermer votre compte
de subvention ou tous les comptes de subventions du CRSH administrés
par votre université ou organisme. Si vous autorisez le paiement de frais non
admissibles à partir de votre subvention du CRSH, vous devrez remettre
ces fonds dans le compte de la subvention ou les restituer au CRSH. Les
cas d'usage frauduleux des fonds du CRSH seront confiés aux autorités
compétentes.
Les dépenses que nous effectuons à partir de la subvention
sont-elles vérifiées par le CRSH?
Des agents de la section des examens et des enquêtes de la Division
des finances du CRSH visitent les universités ou organismes chaque
année afin :
-
de vérifier les politiques, contrôles et systèmes
en place relatifs à l'administration des subventions pour s'assurer
que les politiques et les règlements du CRSH sont respectés
et que les fonds sont bien administrés;
-
de s'assurer que les dépenses financées à même
les subventions sont conformes aux politiques, aux règlements
et aux lignes directrices du CRSH et aux fins pour lesquelles elles
sont prévues;
- de partager et de diffuser de l'information sur les lignes directrices
et les attentes en matière d'imputabilité et d'intégrité
financières et scientifiques.
Pouvons-nous transférer des fonds d'un exercice à un autre?
Aide aux revues de recherche et de transfert : Si le total des fonds
n'est pas dépensé au cours d'un exercice, vous pouvez en
reporter le solde à l'exercice suivant. Il n'est pas nécessaire
de faire approuver ce report par le CRSH; vous devez cependant l'indiquer
dans votre État des revenus et des dépenses. Si les surplus
cumulés de votre revue sont plus élevés que les dépenses
de fonctionnement d'une année, l'excédent peut être
déduit de votre prochaine subvention.
Pouvons-nous transférer des fonds d'une subvention du CRSH à
un autre compte?
Vous ne pouvez pas transférer des fonds d'un compte de subvention
du CRSH à un autre compte.
Quelles dépenses pouvons-nous effectuer à partir de la
subvention?
Aide aux revues de recherche et de transfert : Les subventions peuvent
servir à financer les frais associés à la préparation
et à la publication de la revue, soit les frais d'administration,
de traduction, d'impression, de marketing et de distribution.
Subventions aux sociétés savantes : La subvention
couvre les frais de déplacement et de séjour des membres
qui participent aux assemblées générales annuelles.
Dans la répartition de ces fonds, vous devez donner la priorité
à vos membres (en particuliers aux étudiants) plutôt
qu'aux cadres. Pour favoriser une répartition équitable,
vous êtes invité à accorder l'appui à des personnes
différentes chaque année, pour que le plus grand nombre
possible de membres profitent de la subvention.
Les frais de déplacement doivent respecter les taux habituels
ou les politiques en vigueur à votre établissement. Si aucune
ligne directrice n'existe à cet effet à votre établissement,
les lignes directrices du Conseil du Trésor du gouvernement du
Canada s'appliquent. Vous pouvez obtenir ces lignes directrices auprès
du CRSH.
Pour les déplacements en avion, vous devez obtenir le meilleur
taux disponible, ce dernier ne devant pas dépasser l'équivalent
du plein tarif en classe économique. Vous pouvez inclure les frais
de séjour pour les jours additionnels que vous devrez passer pour
bénéficier du tarif économique, pourvu que le coût
total du billet et de la prolongation du séjour demeure inférieur
au plein tarif en classe économique. Si un surclassement est nécessaire
pour des raisons médicales ou autres, vous devez en obtenir le
remboursement ailleurs, par exemple auprès de votre régime
d'assurance médicale. La location ou l'indemnité pour l'usage
d'une voiture ne sont admissibles que si l'usage d'une voiture est indispensable.
Les déplacements locaux pour se rendre à l'université
ou à l'organisme, ou en revenir, ne peuvent être payés
à partir d'un compte de subvention du CRSH.
Quelles sont les dépenses non admissibles?
Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :
- les frais de garde d'enfants : Les dépenses pour
les soins ou la garde d'un enfant pendant qu'une mère qui allaite
ou un chef de famille monoparentale est en voyage. Les coûts admissibles
pour un chef de famille monoparentale se limitent à la garde
de nuit d'un enfant pendant les déplacements.;
- les frais de divertissement;
- les frais de réception;
- les indemnités de cessation d'emploi;
- les déplacements habituels entre le domicile et le lieu de
travail.
Nota : Cette liste n'est pas exhaustive. Si vous avez des
doutes quant à l'admissibilité de certaines dépenses,
veuillez communiquer avec un agent universitaire de la recherche ou le
service des finances de votre université ou organisme pour obtenir
des éclaircissements. Si votre université ou organisme ne
peut répondre à votre question, votre agent universitaire
de la recherche communiquera avec le CRSH pour obtenir des précisions.
À la fin de la subvention
Quels rapports devrons-nous soumettre?
Consultez la section Dates à retenir – Revues de
recherche et sociétés savantes .
Pouvons-nous soumettre les états de dépenses en version
électronique?
Aide aux revues de recherche et de transfert : Le CRSH accepte les
états informatisés pourvu qu'ils soient présentés
en suivant le formulaire État des revenus et des dépenses
du programme Aide aux revues de recherche et de transfert (formulaire
647R ).
Subventions aux sociétés savantes : Le CRSH accepte
les états informatisés pourvu qu'ils soient présentés
selon le modèle du formulaire
adopté par les trois Conseils.
Pourrons-nous obtenir d'autres fonds?
Aide aux revues de recherche et de transfert : Le CRSH ne prend
aucun engagement de soutien financier au-delà de la durée
de la subvention.
À la diffusion des résultats de ma recherche, dois-je mentionner
l'aide que j'ai reçue du CRSH?
Il est important que les contribuables canadiens sachent comment leurs impôts
sont dépensés. Par conséquent, le CRSH demande que vous,
en tant que bénéficiaire de fonds du gouvernement canadien, mentionniez
l'aide reçue du Conseil de recherches en sciences humaines
dans chaque document d'atelier ou de colloque, publication et reportage médiatique
sur les activités financées grâce à une de ses subventions.
Veuillez consulter la Politique
du CRSH sur l'archivage des données de recherche ainsi que les normes graphiques pour l'utilisation du « logo » du CRSH
Politiques
Intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition
Politique de non-discrimination du CRSH
Énoncé de
politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains
Pour nous joindre
Pour obtenir de plus amples renseignements sur votre subvention, veuillez communiquer avec un agent de la section Administration des octrois de la Division des finances du CRSH par téléphone au 613-995-2694 ou par courriel à awdad@sshrc-crsh.gc.ca.
Vous pouvez également écrire à l'adresse suivante :
Conseil de recherches en sciences humaines
350, rue Albert
C.P. 1610
Ottawa, ON K1P 6G4
Télécopieur : 613-996-0458