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Inscription et entrée dans le système

1. Comment dois-je m’y prendre pour créer mon mot de passe?

Votre mot de passe doit contenir entre 6 et 10 caractères alphabétiques ou numériques. Le système reconnaît les lettres majuscules et minuscules. Nous vous recommandons de choisir une combinaison de chiffres et de lettres (mais pas de caractères spéciaux). Vous ne serez plus tenu de modifier périodiquement votre mot de passe. Toutefois, pour votre protection, il est préférable de le faire régulièrement.

2. Que dois-je faire pour réactiver un compte désactivé?

Pour des raisons de sécurité, si vous entrez un mot de passe incorrect, votre compte sera désactivé après votre troisième tentative. Pour le faire réactiver, vous devez communiquer avec le service de dépannage par téléphone (613-995-4273) ou par courriel soutienweb@sshrc-crsh.gc.ca. Le compte sera réactivé dans l’heure qui suit.

3. Comment faire si j’oublie mon mot de passe?

Afin d'assurer un minimum de sécurité, nous vous suggérons de noter votre mot de passe et de les garder en lieu sûr. Si vous l’oubliez, ne vous réinscrivez pas au système. Entrez plutôt votre adresse de courriel, cliquez sur « Oublié votre mot de passe? » et suivez les directives. Le système vous enverra votre mot de passe à l’adresse de courriel qui figure dans nos dossiers.

4. Comment dois-je m’y prendre pour changer de mot de passe?

Pour changer votre mot de passe, vous devez :

  • entrer dans le système à l’aide de votre adresse de courriel principal et de votre mot de passe courant;
  • cliquer sur « Mon compte » au haut du Portfolio;
  • entrer votre mot de passe courant et votre nouveau de mot de passe, puis confirmer votre nouveau de mot de passe;
  • cliquer sur « Sauvegarder » afin d’activer votre nouveau de mot de passe.
5. Comment dois-je m’y prendre pour changer mon adresse de courriel principale?

Pour changer votre adresse de courriel principale, vous devez :

  • entrer dans le système à l’aide de votre adresse de courriel principal et de votre mot de passe courant;
  • cliquer sur « Mon compte » au haut du Portfolio;
  • entrer votre nouvelle adresse de courriel et cliquer sur « Sauvegarder ».

Votre adresse de courriel principale ne changera pas avant que vous ayez reçu la confirmation message confirmant que votre adresse de courriel est valide.



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Créer un formulaire ou un CV électronique

6. Comment remplir un formulaire électronique ou créer un curriculum vitæ (CV)?

Une fois connecté au système, vous arrivez à l'écran « Mon portfolio ». Un CV est automatiquement créé pour vous. Cliquez sur votre nom pour le remplir. D’autre part, vous pouvez créer un formulaire vierge en cliquant sur le bouton « Créer un nouveau formulaire ». Une fois votre formulaire créé, vous pouvez cliquer sur le nom de l’occasion de financement pour avoir accès aux demandes en cours.

7. Puis-je créer plusieurs CV?

Les participants (c.-à-d. les candidats, les cocandidats et les collaborateurs) doivent chacun remplir ou mettre à jour leur CV dans leur propre compte. Le système ne permet de mettre à jour qu’un seul CV par numéro dusager de manière à assurer la mise à jour des dossiers. Les candidats peuvent par contre créer plusieurs demandes.

8. Dois-je remplir un CV lorsque je remplis une demande dans le cadre d’un programme de bourse de doctorat?

Non. Les renseignements à fournir normalement dans un CV sont automatiquement remplis dans différents écrans du formulaire de demande de bourse (p. ex. les adresses, la formation universitaire, l’expérience de travail, les prix et distinctions ainsi que les contributions à la recherche).



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Remplir un formulaire ou un CV électronique

9.Puis-je naviguer à l’aide des boutons de mon fureteur?

Vous ne pouvez pas utiliser les boutons de navigation de votre fureteur (à savoir, les boutons « Précédent », « Suivant » et « Rafraîchir ») pour naviguer dans le système de demande électronique. Si vous les utilisez, vous risquez de perdre les données non sauvegardées.

10. Comment savoir quels champs doivent obligatoirement être remplis?

Les titres des boîtes que vous devez obligatoirement remplir sont écrits en caractères gras. Ces boîtes correspondent aux renseignements minimums nécessaires pour que votre demande puisse être évaluée. Si vous oubliez de remplir l’une d’elles, le système vous en serez averti lorsque vous cliquerez sur la fonction « Vérifier » du CV ou du formulaire à l’écran « Mon portfolio ».

11. Puis-je utiliser la fonction « copier-coller » pour remplir les boîtes?

Vous pouvez taper directement dans les boîtes ou coller du texte provenant dun document créé dans un logiciel de traitement de texte. Nous recommandons de copier et de coller le texte afin d’éviter les délais d’inactivité et la perte de données.

12. Puis-je utiliser des caractères spéciaux dans mon formulaire?

Vous ne pouvez utiliser que les caractères ordinaires (majuscules et minuscules). Le système n'accepte pas les caractères gras, le soulignement, l’italique, les formules ou l'écriture scripte, les apostrophes courbées ou droites, les guillemets doubles ou les longs tirets (c.-à-d. les caractères ne correspondant pas à ceux du code ASCII). Pour éliminer ces caractères, sauvegarder le fichier dans le format « Texte seulement ».

13. J’ai choisi une option à l’aide du bouton « Liste », mais je n’arrive pas à voir tout le texte. Que dois-je faire?

Après avoir choisi une option à l’aide du bouton « Liste », le texte apparaît dans la boîte. Il se peut qu’en raison de la taille limite des boîtes, vous ne voyiez le texte complet qu'une fois les données de l’écran sauvegardées et le formulaire imprimé. Cliquez sur le bouton « Visualiser » et imprimez le formulaire PDF pour vous assurer d’avoir fait la bonne sélection.

14. Que se passe-t-il lorsque je clique sur « Vérifier »?

Lorsque vous cliquez sur « Vérifier », le système s'assure que vous avez rempli toutes les sections et tous les champs obligatoires du formulaire de demande ou du CV. Le système produira alors un rapport de vérification qui vous indiquera les renseignements que vous devrez fournir ou corriger avant que le formulaire soit complet. Une fois vous aurez terminé de vérifier votre formulaire, la mention « Vérifié » sera indiquée dans le coin inférieur droit de la première page de votre formulaire ou de votre CV imprimé.

15. Pourquoi le message « S.V.P. VÉRIFIER » ou « ÉBAUCHE » apparaît-il sur la première page de mon formulaire électronique ou de mon CV?

Si le message « S.V.P. VÉRIFIER » ou « ÉBAUCHE » apparaît sur la première page de votre CV ou d'un formulaire quand vous les visualisez, c’est que vous n'avez pas encore complété la vérification de vos données. Dans ce cas, allez à l’écran « Mon portfolio » et cliquez sur le bouton « Vérifier ». Le système créera un rapport de vérification qui permettra de confirmer que votre CV ou votre formulaire sont complets ou compilera une liste des champs à remplir ou à corriger. Une fois que vous aurez rempli ou corrigé ces champs, le message « S.V.P. VÉRIFIER » ou « ÉBAUCHE » n'apparaîtra plus quand vous les visualiserez.

16. Comment puis-je sélectionner la langue utilisée dans les formulaires?

La langue utilisée dans les formulaires est déterminée en fonction de la langue dans laquelle se présente la liste des formulaires disponibles. Par exemple, si la liste des formulaires disponibles est en français, la langue utilisée dans ces formulaires sera le français.

17. Comment puis-je changer la langue utilisée dans les formulaires électroniques?

Pour changer la langue utilisée dans les formulaires électroniques ou dans votre CV après être passé par l'écran « Inscription », vous devez cliquer sur « English » dans la barre de menus supérieure. Cela vous permet de passer d’une langue à l’autre.

18. Mon formulaire est en français. Pourtant, dans les fenêtres contextuelles, l’un des boutons indique « Cancel » au lieu de « Annuler ». Pourquoi?

Malheureusement, nous ne pouvons pas choisir la langue utilisée dans les fenêtres contextuelles. Le texte de la barre de titre et des boutons est déterminé par le fureteur, c'est-à-dire que si vous avez téléchargé la version française d’Internet Explorer ou de Firefox, le texte sera en français; sinon, il sera en anglais.

19. J'ai rempli mon formulaire en français et les caractères me semblent étranges. Que dois-je faire?

Si vous utilisez Windows et que les caractères français que vous tapez vous semblent étranges, utilisez l’ensemble de caractères Roman-ISO.

  1. Ouvrez le Panneau de configuration de votre ordinateur et cliquez sur « Options » de langues et de régions.
  2. Cliquez sur « Options » avancées.
  3. Faites dérouler la liste des tableaux de conversion des pages de codes et sélectionnez « 28591 (ISO 8859-1 Latin 1) ».
  4. Cliquez sur « Appliquer », puis sur « OK ».

20. Quel type de documents puis-je joindre aux formulaires électroniques?

Toutes les pièces jointes doivent être sauvegardées en format PDF. Le système de demande électronique n’accepte aucun autre format (comme Word, Excel, etc.). Les pièces jointes doivent toutes respecter les critères définis en terme de longueur de page et de taille du papier (p. ex. la description détaillée peut comprendre un maximum de six pages de 8 ½ po sur 11 po).



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Sauvegarder un formulaire ou un CV électronique

21. Mes données sont-elles sauvegardées automatiquement lorsque je passe d’un écran à un autre?

Non. Le système vous demandera de sauvegarder vos données avant de passer à un autre écran. Nous vous recommandons de sauvegarder vos données régulièrement (soit toutes les 10 à 15 minutes). Par mesure de sécurité, votre séance de travail sera interrompue automatiquement une heure après votre dernière interaction avec le système, qu’il s’agisse d’une sauvegarde, d’une visualisation ou d’autre chose. Pour reprendre votre travail, vous devrez entrer de nouveau dans le système.

Remarque : L’entrée de données et l’utilisation du bouton « Liste » ne sont pas considérées comme des interactions avec le système.



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Imprimer un formulaire ou un CV électronique

22. Comment dois-je m’y prendre pour imprimer mon formulaire ou mon CV?

Pour imprimer votre formulaire ou votre CV, cliquez sur le bouton « Visualiser » qui se trouve au haut et au bas de chaque écran ou retournez à l'écran « Mon portfolio », dans quel cas sélectionnez le formulaire ou le CV que vous souhaitez imprimer et cliquez sur « Visualiser ». Cette action lancera le logiciel Adobe Reader et y transférera les renseignements que vous avez entrés dans chaque écran. Vous pourrez ensuite imprimer votre document en cliquant sur le bouton « Imprimer » de la barre d’outils. Pour imprimer sur des feuilles de 8 ½ po sur 11 po, sélectionnez l’option « Ajuster » dans la fenêtre de dialogue « Imprimer » afin de rester à l'intérieur des marges.

Vous pouvez imprimer un formulaire à tout moment pendant que vous le remplissez. Une fois que vous avez terminé de remplir votre formulaire, vous pouvez vérifier si vous avez fourni tous les renseignements nécessaires en cliquant sur « Vérifier » dans l'écran « Mon portfolio ». La mention « Vérifié » sera indiquée dans le coin inférieur droit de la première page du formulaire ou du CV imprimé.

23. J’ai des problèmes d’imprimante. Que dois-je faire?

Les imprimantes ne sont pas toutes capables d’imprimer des formulaires. Si votre imprimante refuse d'imprimer correctement votre formulaire, sauvegardez le fichier en format PDF sur un dispositif à mémoire portable et imprimez-le à partir d'une imprimante à grande capacité et à grande vitesse d'un établissement près de chez vous (p. ex. une bibliothèque, une université, etc.) ou essayez d’imprimer votre formulaire une page à la fois.

Remarque : Si le message « Erreur 404 » s’affiche à l'écran lorsque vous tentez d'imprimer votre formulaire, attendez de 5 à 10 secondes avant de réessayer. Cliquez sur le bouton « Précédent » dans la barre d’outils de votre fureteur, puis cliquez de nouveau sur « Visualiser ».

24. Comment dois-je m’y prendre pour soumettre mon CV en même temps que mon formulaire électronique?

Lorsque vous avez rempli votre formulaire de demande et que vous vous êtes assuré qu'il est complet, votre CV (en tant que candidat) et ceux de tout membre de votre équipe seront soumis électroniquement en même temps que votre formulaire. Pour soumettre votre formulaire, vous devez cliquer sur le bouton « Soumettre », qui apparaît dans l’écran « Mon Portfolio » à côté du bouton « Visualiser/Imprimer ».



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Remplir un formulaire PDF

25. Pouvez-vous me conseiller sur la façon de remplir un formulaire PDF?

Nous vous recommandons de rassembler vos données à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. Une fois que vous avez préparé votre document, vous pouvez copier et coller ces renseignements dans le formulaire PDF. Vous pouvez aussi imprimer une copie vierge du formulaire et préparer une ébauche à la main. Une fois que votre ébauche est terminée, transcrivez vos données dans le formulaire PDF à l’aide du logiciel Adobe Reader. Relisez-vous attentivement. Vous pourrez imprimer vos données lorsque vous aurez quitté le champ que vous avez rempli. Lorsque vous êtes certain qu’il n’y a plus d’erreur, imprimez une copie de la page puis passez à la suivante.

26. Puis-je sauvegarder mes données dans la version PDF du formulaire?

Adobe Reader ne permet pas de sauvegarder un fichier PDF. Vous devez vous procurer Adobe PDF Writer si vous désirez sauvegarder des fichiers PDF.



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Soutien technique

27. Avec qui dois-je communiquer si j’ai besoin d’aide?

Si vous rencontrez des problèmes avec le système de demande électronique du CRSH, communiquez avec le service de dépannage, par téléphone (613-995-4273) ou par courriel soutienweb@sshrc-crsh.gc.ca.

Nous pourrons vous aider plus rapidement si vous laissez un message détaillé comprenant votre nom, votre numéro de téléphone précédé de l’indicatif régional, votre question ainsi que le titre de l’occasion de financement qui la concerne.

Si vous avez des questions particulières liées à l’occasion de financement à la quelle vous présentez une demande (p. ex. exigences d’admissibilité, annexes du formulaire, etc.), communiquez avec l’équipe portefeuille qui en est responsable.

28. À quel moment le soutien technique est-il offert?

Le soutien technique est offert du lundi au vendredit, de 8 h 30 à 16 h 30 (HE).

Pendant les périodes de pointe, les heures de service sont prolongées.

Heures de service prolongées - Période de pointe
Du 6 au 9 septembre 2016 8 h à 18 h
Du 12 au 16 septembre 2016 8 h à 19 h
Du 19 septembre 2016 au 10 novembre 2016 8 h à 20 h
Du 14 au 18 novembre 2016 8 h à 18 h

29. À quel moment l’entretien et la mise à niveau du système sont-ils effectués?

L’entretien et la mise à niveau du système ont lieu du lundi au vendredi de 21 h à 22 h et, au besoin, le samedi de 8 h à 12 h. Normalement, le système continue de fonctionner durant ces heures.