Comment faire une demande
Système de présentation électronique des demandes au Programme de subventions ordinaires de recherche du CRSH : Foire aux questions
Les questions et les réponses ci-dessous concernent les modifications apportées au processus de présentation des demandes liées au Programme de subventions ordinaires de recherche du CRSH, processus qui sera mis en œuvre à l’été 2009 pour le concours d’octobre 2009.
Processus de présentation des demandes
Quelles modifications apportera-t-on au processus de présentation des demandes liées au Programme en 2009?
Ce changement fait-il partie du projet du Système d’entreprise de gestion des octrois (SEGO) du CRSH?
Les candidats devront-ils tous utiliser ce nouveau processus?
En quoi ce changement est-il avantageux pour les candidats, les cocandidats et les collaborateurs?
Les comptes actuels du CRSH seront-ils toujours actifs?
Les candidats pourront-ils joindre le curriculum vitæ commun?
Les candidats pourront-ils mettre à jour leur curriculum vitæ du CRSH après la date limite du concours?
Les candidats peuvent-ils faire parvenir leur demande directement au CRSH?
Qu’est-ce qu’une pièce jointe électronique (téléchargement)?
Comment créer un document PDF?
Processus concernant les administrateurs de recherche
Qu’est-ce qu’un portfolio d’administrateur de recherche?
Quelles fonctions le dossier d’administrateur de recherche comportera t-il?
Les administrateurs de recherche joueront-ils plusieurs rôles?
Les administrateurs de recherche pourront-ils consulter le formulaire de demande, le curriculum vitæ et les instructions?
Sera-t-il possible de gérer les dates limites des universités de manière à éviter que des demandes ne soient présentées à la dernière minute?
Les administrateurs de recherche peuvent-ils faire parvenir des commentaires aux candidats lorsqu’une demande est renvoyée à ces derniers?
Les candidats ou les administrateurs de recherche peuvent-ils faire passer le statut d’une demande à « Retirée » (p. ex. si un cochercheur n’est pas en mesure de participer) après qu’elle a été envoyée à l’administrateur de recherche?
Qu’est-ce qui se produit si l’administrateur de recherche clique par erreur sur le bouton « Envoyer au CRSH » pour une demande en particulier?
Les administrateurs de recherche seront-ils en mesure de déterminer si l’un de
leurs chercheurs a été inclus à titre de cochercheur dans une demande présentée par
un autre établissement?
Les administrateurs de recherche seront-ils informés qu’une demande est « en
cours »? Peuvent-ils consulter la demande si elle est « en cours »?
Les administrateurs de recherche prévoient recevoir un très grand nombre de
demandes peu de temps avant la date limite. Le système en ligne du CRSH sera-t-il
en mesure de gérer une grande quantité de demandes à un moment aussi critique?
Approbation
Sans signature, comment sera-t-il possible de garantir l’approbation d’un établissement dans le cadre de ce processus?
Le CRSH continuera-t-il à exiger l’approbation des demandes et des curriculum vitæ
des candidats?
Le CRSH continuera-t-il à exiger l'approbation des curriculum vitæ des
cochercheurs et des collaborateurs?
Aide
Avec qui dois-je communiquer si j’ai besoin d’aide?
Quand ce soutien est-il offert?
Processus de présentation des demandes
1. Quelles modifications apportera-t-on au processus de présentation des demandes liées au Programme en 2009?
Ce processus deviendra complètement automatisé à la mi-juillet 2009. Le processus précédent demeurera en place, mais il permettra désormais de joindre aux demandes et aux curriculum vitæ du CRSH des pièces jointes électroniques (téléchargements), d’envoyer des invitations électroniques à des cochercheurs et à des collaborateurs ainsi que d’éliminer le besoin de signatures et d’impression de documents.
2. Ce changement fait-il partie du projet du Système d’entreprise de gestion des octrois (SEGO) du CRSH?
Non, car le SEGO est une initiative distincte. Le nouveau système de présentation des demandes liées au Programme améliorera le processus actuel permettant aux chercheurs et aux administrateurs de recherche d’utiliser le système en ligne du CRSH.
3. Les candidats devront-ils tous utiliser ce nouveau processus?
Oui. Tous les candidats, les cochercheurs et les collaborateurs devront utiliser le nouveau processus de présentation électronique des demandes liées au Programme.
4. En quoi ce changement est-il avantageux pour les candidats, les cochercheurs et les collaborateurs?
Les candidats seront en mesure de faire parvenir leur demande et leur curriculum vitæ du CRSH sous forme de pièces jointes électroniques (téléchargements). De plus, toujours de façon électronique, les candidats pourront inviter des cochercheurs et des collaborateurs à participer à leur processus de demande. Ces derniers pourront également joindre à la demande leur curriculum vitæ du CRSH sous forme électronique. Il ne sera donc plus nécessaire d’imprimer des formulaires de demande et des curriculum vitæ ou de demander des signatures.
5. Les comptes actuels du CRSH seront-ils toujours actifs?
Oui. Tous les comptes en ligne demeureront actifs. Les candidats et les administrateurs de recherche s’inscriront ou se connecteront à l’actuel système en ligne du CRSH pour remplir, consulter ou envoyer un formulaire de demande dans le cadre du Programme.
6. Les candidats pourront-ils joindre le curriculum vitæ commun?
Non. Il faudra créer et joindre le curriculum vitæ électronique du CRSH.
7. Les candidats pourront-ils mettre à jour leur curriculum vitæ du CRSH après la date limite du concours?
Lorsque les candidats auront joint leur curriculum vitæ électronique du CRSH à leur demande, le système utilisera cette version dans le cadre du concours. Toutefois, ils pourront consulter et mettre à jour leur curriculum vitæ du CRSH au besoin pour d’autres programmes.
8. Les candidats peuvent-ils faire parvenir leur demande directement au CRSH?
Non. Les demandes doivent être envoyées au CRSH par un administrateur autorisé (l’administrateur de recherche) d’un établissement admissible. Dès qu’un candidat présente une demande, l’administrateur de recherche peut la consulter en format PDF. Si une demande nécessite une modification, l’administrateur de recherche la renvoie au candidat. Si la demande est complète et approuvée par l’administrateur de recherche, celui-ci la fait parvenir au CRSH.
9. Qu’est-ce qu’une pièce jointe électronique (téléchargement)?
Il n’est plus nécessaire de joindre des annexes imprimées (p. ex. résumé de la recherche, description détaillée et justification de budget) au formulaire modifié de présentation d’une demande liée au Programme. Le candidat doit créer une version PDF de chaque document et la joindre à sa demande électronique. Si le fichier que le candidat tente de joindre ne répond pas aux exigences liées à la longueur des pages ou à la taille du papier, un message d’erreur apparaît. Aucune impression n’est nécessaire, et les candidats peuvent consulter leur demande et ses pièces jointes en tout temps.
10. Comment créer un document PDF?
Le système PDF, initialement créé par Adobe Systems, est un format de fichier qui permet de conserver la plupart des caractéristiques d’un document source sans égard au type de demande, de plateforme ou de matériel informatique utilisé pour créer le document. Si vous ne disposez pas d’un programme de conversion PDF, vous pouvez télécharger une version gratuite de PrimoPDF ou alors convertir le document à l’aide de sa version en ligne. Les utilisateurs de Macintosh disposent d’un outil de conversion PDF, qui fait partie de la fonction d’impression de leur système.
Processus concernant les administrateurs de recherche
11. Qu’est-ce qu’un portfolio d’administrateur de recherche?
Il s’agit d’une zone de travail électronique sécurisée qui est offerte par le CRSH à chaque établissement. Seuls ceux qui disposent, au nom d’un établissement, du pouvoir de modifier des demandes ou alors d’en renvoyer ou d’en faire parvenir au CRSH y ont accès.
12. Quelles fonctions le portfolio d’administrateur de recherche comportera t-il?
Le portfolio permettra aux administrateurs de recherche de consulter une liste à jour de toutes les demandes en cours de leur établissement. (Par contre, ni l’administrateur de recherche ni le CRSH ne seront en mesure de consulter une demande avant qu’elle ne leur ait été présentée.) Quand un candidat aura envoyé une demande, l’administrateur de recherche pourra la consulter en format PDF. Si une demande doit être modifiée, l’administrateur de recherche la renverra au candidat. Si elle est complète et approuvée par l’administrateur de recherche, celui-ci la fera parvenir au CRSH.
13. Les administrateurs de recherche joueront-ils plusieurs rôles?
Oui. Le système attribue trois rôles aux administrateurs de recherche :
- administrateur de recherche responsable : Cette personne peut examiner des demandes et en renvoyer à des candidats, a le pouvoir, au nom de son établissement, d’approuver des demandes et de les faire parvenir au CRSH et peut attribuer différents rôles d’administrateur de recherche à d’autres personnes de son établissement. Seul ce rôle sera préattribué;
- administrateur de recherche : Cette personne peut examiner des demandes et en renvoyer à des candidats et a le pouvoir, au nom de son établissement, d’approuver des demandes et de les faire parvenir au CRSH;
- administrateur de recherche adjoint : Cette personne peut examiner des demandes et en renvoyer à des candidats, mais ne peut exercer aucun pouvoir au nom de son établissement.
14. Les administrateurs de recherche pourront-ils consulter le formulaire de demande,
le curriculum vitæ et les instructions?
Oui. En entrant dans le système, un administrateur de recherche s’inscrira ou aura accès au système en ligne du CRSH et pourra choisir le rôle de candidat ou celui d’administrateur de recherche responsable, d’administrateur de recherche ou d’administrateur de recherche adjoint. En sélectionnant « candidat », l’administrateur de recherche pourra créer et consulter le formulaire de demande ou le curriculum vitæ ainsi que consulter les directives, ce qui lui permettra d’offrir un soutien direct aux candidats.
15. Sera-t-il possible de gérer les dates limites des universités de manière à éviter que des demandes ne soient présentées à la dernière minute?
Non. Pour le Programme de subventions ordinaires de recherche uniquement, les candidats et les administrateurs de recherche auront jusqu’à 20 h (heure normale de l’Est) le jour de la date limite pour faire parvenir les demandes de leur établissement au CRSH. Le bouton « Soumettre » disparaîtra ensuite du dossier des candidats pour toutes les demandes liées au Programme, et aucune autre modification ne pourra y être apportée.
16. Les administrateurs de recherche peuvent-ils faire parvenir des commentaires aux candidats lorsqu’une demande est renvoyée à ces derniers?
Non. À cette étape, la fonction « Renvoyer » ne permet pas de faire parvenir des commentaires aux candidats. Toutefois, ceux-ci recevront un message électronique automatique indiquant que leur demande leur a été renvoyée et qu’ils devraient vérifier leurs messages ou communiquer avec leur administrateur de recherche pour obtenir des précisions. Le statut de ce formulaire de demande passera de « Soumis » à « Renvoyé » dans le dossier du candidat.
17. Les candidats ou les administrateurs de recherche peuvent-ils faire passer le statut
d’une demande à « Retirée » (p. ex. si un cochercheur n’est pas en mesure de
participer) après qu’elle a été envoyée à l’administrateur de recherche?
Cette fonction ne sera pas incluse dans le cadre du concours de l’automne 2009. Toutefois, si un administrateur de recherche reçoit une demande de retrait de la part d’un candidat, il peut renvoyer la demande à celui-ci avant la date limite.
18. Qu’est-ce qui se produit si l’administrateur de recherche clique par erreur sur le bouton « Envoyer au CRSH » pour une demande en particulier?
Étant donné que le traitement interne de la demande débute au moment où elle est envoyée au CRSH, l’administrateur de recherche doit communiquer avec le service de dépannage et demander à ce que le statut de la demande redevienne « Envoyé » ou « Soumis ». Quand le statut aura été modifié par l’équipe de soutien technique, il passera à « Envoyé » dans le dossier de l’administrateur de recherche.
19. Les administrateurs de recherche seront-ils en mesure de déterminer si l’un de
leurs chercheurs a été inclus à titre de cochercheur dans une demande présentée par
un autre établissement?
Cela ne sera pas possible pour le concours de l’automne 2009, mais sera pris en considération comme fonction potentielle dans le cadre du concours de l’an prochain. Par contre, à partir de la date limite, le CRSH fournira à chaque établissement une liste de tous les candidats et cochercheurs faisant partie de demandes externes.
20. Les administrateurs de recherche seront-ils informés qu’une demande est « en
cours »? Peuvent-ils consulter la demande si elle est « en cours »?
Oui. Dès qu’une demande sera créée, une mention apparaîtra dans le dossier d’un administrateur de recherche. Toutefois, ni l’administrateur de recherche ni le CRSH ne pourront consulter une demande avant qu’elle ne leur ait été envoyée.
21. Les administrateurs de recherche prévoient recevoir un très grand nombre de
demandes peu de temps avant la date limite. Le système en ligne du CRSH sera-t-il
en mesure de gérer une grande quantité de demandes à un moment aussi critique?
Le système gère actuellement les demandes envoyées dans le cadre du processus. Par contre, l’équipe technique prévoit une charge supplémentaire en raison du processus lié aux pièces jointes et des demandes de dernière minute. On consolidera l’infrastructure et on la mettra à l’essai avant sa mise en œuvre.
Approbation
22. Sans signature, comment sera-t-il possible de garantir l’approbation d’un établissement dans le cadre de ce processus?
L’approbation, par les établissements, des demandes envoyées au CRSH demeure obligatoire et sera effectuée de manière électronique par l’administrateur de recherche ou son délégué. Toutes les demandes doivent être approuvées par l’administrateur de recherche et envoyées au CRSH par ce dernier.
23. Le CRSH continuera-t-il à exiger l’approbation des demandes et des curriculum vitæ des candidats?
Non. Le fait d’envoyer une demande à l’administrateur de recherche équivaut à l’approbation électronique d’un candidat et remplace sa signature manuscrite.
24. Le CRSH continuera-t-il à exiger l'approbation des curriculum vitæ des
cochercheurs et des collaborateurs?
Non. L’acceptation de l’invitation électronique d’un candidat à participer au processus de demande équivaut à l’approbation électronique d’un cochercheur ou d’un collaborateur et remplace sa signature manuscrite.
Aide
25. Avec qui dois-je communiquer si j’ai besoin d’aide?
Si vous éprouvez des problèmes avec le système en ligne du CRSH, veuillez communiquer avec son service de dépannage au numéro 613-995-4273 ou par courrier électronique. Nous pourrons vous aider plus rapidement si vous nous laissez un message détaillé comprenant votre nom, votre code régional et votre numéro de téléphone, votre question et le nom du programme sur lequel porte votre demande de renseignements.
Si vous avez des questions particulières concernant le Programme, veuillez communiquer avec la Division des subventions de recherche et de diffusion de la recherche au 613-992-3145.
26. Quand ce soutien est-il offert?
L’aide en ligne est offerte de 8 h à 17 h (heure normale de l’Est) du lundi au vendredi. Durant la période de pointe de présentation des demandes (p. ex. habituellement six semaines avant la date limite d’un important programme), la période d’aide en ligne sera prolongée, comme cela est indiqué ci-dessous.
Heures prolongées durant la période de pointe de présentation des demandes |
Du 14 au 18 septembre 2009 |
De 8 h à 18 h |
Du 21 au 25 septembre 2009 |
De 8 h à 19 h |
Du 28 septembre au 6 novembre 2009 |
De 8 h à 20 h |
Du 9 au 20 novembre 2009 |
De 8 h à 18 h |