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Le système de demande électronique du CRSH
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1. Quelle est la différence entre un numéro d'usager et un numéro d'identification du Conseil (NIC)?
Le NIC et le numéro d'usager ont deux fonctions différentes. Le numéro d'usager est un numéro confidentiel qui vous permet uniquement d'entrer dans le système de demande électronique du CRSH. Ce numéro vous est attribué lorsque vous vous inscrivez en ligne pour la première fois.
Le NIC est un numéro de référence qui permet de retrouver votre nom dans la base de données du CRSH et est utilisé pour se reporter rapidement à votre dossier. Vous devez mentionner votre NIC chaque fois que vous communiquez avec le CRSH par téléphone ou par courrier. Si vous n'avez pas de NIC, n'inscrivez rien dans la boîte : le CRSH vous en attribuera un lorsqu'il recevra votre demande.
2. Comment dois-je m’y prendre pour créer mon mot de passe?
Votre mot de passe doit contenir entre 6 et 10 caractères alphabétiques ou numériques. Le système reconnaît les lettres majuscules et minuscules. Nous vous recommandons de choisir une combinaison de chiffres et de lettres (mais pas de caractères spéciaux). Vous ne serez plus tenu de continuellement modifier votre mot de passe. Toutefois, pour votre propre protection, il est préférable de le faire régulièrement.
3. Que dois-je faire pour réactiver mon numéro d’usager et mon mot de passe?
Pour des raisons de sécurité, si vous entrez un numéro d'usager ou un mot de passe incorrect, votre compte sera désactivé après votre troisième tentative. Pour le faire réactiver, vous devez communiquer avec le service de dépannage par téléphone, au 613-995-4273, ou par courriel, à
soutienweb@sshrc-crsh.gc.ca.
4. Puis-je utiliser mon numéro d'usager et mon mot de passe à d'autres fins?
Le CRSH vous attribue un numéro d'usager et un mot de passe lorsque vous vous inscrivez à l’un de ses systèmes de demande électronique (c.-à-d. subventions, bourses, centres de données de recherche ou coûts indirects). Vous devez les utiliser seulement pour entrer dans ces systèmes.
5. Comment faire si je perds ou si j'oublie mon numéro d'usager et mon mot de passe?
Afin d'assurer un minimum de sécurité, nous vous suggérons de noter votre numéro d'usager et votre mot de passe et de les garder en lieu sûr. Si vous les perdez ou les oubliez, ne vous réinscrivez pas au système. Entrez plutôt votre numéro d’usager ou votre adresse électronique, cliquez sur « Oublié votre mot de passe? » et suivez les directives. Le système envoit votre mot de passe à l’adresse électronique que nous avons dans nos dossiers.
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6. Comment créer un curriculum vitæ ou remplir un formulaire?
Une fois connecté au système, vous arrivez à l'écran « Mon portfolio ». Un CV est automatiquement créé pour vous. Cliquez sur le bouton « Modifier » pour le remplir. Vous pouvez également créer un formulaire en cliquant sur le bouton « Créer un nouveau formulaire » pour créer un formulaire vierge. Une fois votre formulaire créé, vous pouvez cliquer sur le bouton « Modifier » pour avoir accès aux demandes en cours.
7. Puis-je créer plusieurs CV?
Les participants (c.-à-d. les candidats, les cochercheurs et les collaborateurs) doivent chacun remplir ou mettre à jour leur CV dans leur propre portfolio. Le système ne permet de créer ou de mettre à jour qu’un seul CV par numéro d'usager de manière à assurer la mise à jour des dossiers. Les candidats peuvent par contre créer plusieurs demandes.
8. Dois-je remplir un CV lorsque je fais une demande de maîtrise ou de doctorat dans le cadre du Programme de bourses d'études supérieures du Canada, ou encore une demande de bourse de doctorat ou de bourse postdoctorale du CRSH?
Non. Vous devez remplir le formulaire de demande électronique du CRSH du programme pour lequel vous faites demande ainsi que les annexes requises. Les renseignements à fournir normalement dans un CV sont demandés dans différents écrans du formulaire (c.‑à‑d. les adresses, la formation universitaire, l’expérience de travail, les prix et distinctions ainsi que les contributions à la recherche).
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9. Puis-je naviguer à l’aide des boutons de mon fureteur?
Vous ne pouvez pas utiliser les boutons de navigation de votre fureteur (soit les boutons « Précédent », « Suivant » et « Rafraîchir ») pour naviguer dans le système de demande électronique. Si vous les utilisez, vous risquez de perdre les données non sauvegardées.
10. Comment savoir quels champs doivent obligatoirement être remplis?
Les titres des boîtes que vous devez absolument remplir sont écrits en caractères gras. Ces boîtes correspondent aux renseignements minimums nécessaires pour évaluer votre demande. Si vous oubliez de remplir l’une d’elles, le système vous en avertira lorsque vous cliquerez sur l'option « Vérifier » du CV ou du formulaire à l'écran « Mon portfolio ».
11. Puis-je utiliser la fonction « copier-coller » pour remplir les boîtes?
Vous pouvez taper directement dans les boîtes ou coller du texte provenant d'un document créé dans un logiciel de traitement de texte.
12. Puis-je utiliser des caractères spéciaux dans mon formulaire?
Vous ne pouvez utiliser que les caractères ordinaires (majuscules et minuscules). Le système n'accepte pas les caractères gras, le soulignement, l'italique, les formules ou l'écriture scripte, les apostrophes courbées ou droites, les guillemets doubles ou les longs tirets (c.-à-d. les caractères ne correspondant pas à ceux du code ASCII). Pour éliminer ces caractères, sauvegarder le fichier dans le format « Texte seulement ».
13. J'ai choisi une option à l'aide du bouton « Liste », mais je n'arrive pas à voir tout le texte. Que dois-je faire?
Après avoir choisi une option à l'aide du bouton « Liste », le texte apparaît dans la boîte. Il se peut qu'en raison de la taille limite des boîtes, vous ne voyiez le texte complet qu'une fois les données de l'écran sauvegardées et le formulaire imprimé. Cliquez sur le bouton « Visualiser » et imprimez le formulaire PDF pour vous assurez d'avoir fait la bonne sélection.
14. Que se passe-t-il lorsque je clique sur le bouton « Vérifier »?
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Vérifier », le système s'assure que vous avez rempli toutes les sections et tous les champs obligatoires du formulaire de demande ou du CV Le système produira alors un rapport de vérification qui vous indiquera les renseignements que vous devrez fournir ou corriger avant que le formulaire soit complet. Une fois vous aurez terminé de vérifier votre formulaire, la mention « Vérifié » sera indiquée dans le coin inférieur droit de la première page de votre formulaire ou de votre CV imprimé.
15. Pourquoi le message « S.V.P. VÉRIFIER » apparaît-il sur la première page de mon formulaire ou de mon CV?
Si le message « S.V.P. VÉRIFIER » apparaît sur la première page de votre CV ou de l'un de vos formulaires quand vous les visualiser, c'est que vous n'avez pas encore complété la vérification de vos données. Dans ce cas, allez à l’écran « Mon portfolio » et cliquez sur le bouton « Vérifier ». Le système créera un rapport de vérification qui permettra de confirmer que votre CV ou votre formulaire sont complets ou compilera une liste des champs à remplir ou à corriger. Une fois que vous aurez rempli ou corrigé ces champs, le message « S.V.P. VÉRIFIER » n'apparaîtra plus au moment de la visualisation.
16. Comment puis-je changer la langue utilisée dans les formulaires?
La langue utilisée dans les formulaires est déterminée au départ lorsque vous choisissez « Français » ou « Anglais » comme langue de correspondance à l'écran « Inscription ». Pour la changer après être passé par l'écran « Inscription », vous devez cliquer sur « English » dans la barre de menus supérieure. Cela vous permet de passer d’une langue à l’autre.
17. Mon formulaire est en français. Pourtant, dans les fenêtres contextuelles, les boutons indiquent « OK » et « Cancel » au lieu de « OK » et « Annuler ». Pourquoi?
Malheureusement, nous ne pouvons pas choisir la langue utilisée dans les fenêtres contextuelles. Le texte de la barre de titre et des boutons est déterminé par le fureteur, c'est-à-dire que si vous avez téléchargé la version française de Netscape, le texte sera en français; sinon, il sera en anglais.
18. J'ai rempli mon formulaire en français et les caractères me semblent étranges. Que dois-je faire?
Si vous utilisez Windows et que les caractères français que vous tapez vous semblent étranges, utilisez l'ensemble de caractères Roman-ISO.
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19. Mes données sont-elles sauvegardées automatiquement lorsque je passe d’un écran à un autre?
Le système vous demandera de sauvegarder vos données avant de passer à un autre écran. Nous vous recommandons de sauvegarder vos données régulièrement (soit toutes les 10 à 15 minutes). Par mesure de sécurité, votre séance de travail sera interrompue automatiquement une heure après votre dernière interaction avec le système, qu’il s’agisse d’une sauvegarde, d’une visualisation ou d’autre chose. Pour reprendre votre travail, vous devrez entrer de nouveau dans le système. Remarque : L'entrée de donnée et l'utilisation du bouton « Liste » ne sont pas considérées comme des types d’interaction avec le système.
Imprimer un formulaire ou un CV
20. Que dois-je vérifier avant d'imprimer mon formulaire?
Pour visualiser et imprimer un formulaire, vous avez besoin du logiciel Adobe Reader. Si votre ordinateur n’a pas accès à un réseau ou qu’Adobe Reader n’y est pas installé, vous pouvez télécharger le logiciel gratuitement (minimum de 8,6 Mo) à l’adresse
http://get.adobe.com/reader/.
Remarque : Le système de demande électronique du CRSH supporte la version 5.x d’Adobe Reader et ses versions subséquentes.
Pour installer Adobe Reader 5.x ou une version subséquente :
- Ouvrez Netscape ou Internet Explorer.
- Allez sur le site d’Adobe Acrobat à l’adresse http://get.adobe.com/reader/
- Rendez-vous au bas de la page et cliquez sur « Télécharger Reader ».
- Faites défiler la page jusqu’aux étapes 1, 2 et 3.
- À l’étape 1, sélectionnez la plateforme qui correspond à celle de votre ordinateur (p. ex. Windows 98 ou Windows 2000).
- À l’étape 2, tapez votre nom et votre adresse électronique.
- À l’étape 3, cliquez sur « Télécharger ». L’opération prendra quelques minutes. Le message suivant apparaîtra : « Merci! Le téléchargement d’Adobe Reader est en cours. » Le sablier vous indiquera que le téléchargement a débuté. Si ce message n’apparaît pas après quelques minutes, fermez votre fureteur, ouvrez-le de nouveau et recommencez. Il est possible que le serveur soit occupé.
- Après une courte pause, une fenêtre de dialogue apparaîtra et vous demandera :
1. si vous voulez exécuter le programme à partir du site; OU
2. si vous voulez sauvegarder le programme sur le disque.
Sélectionnez le premier choix puis cliquez sur « OK ».
- Une nouvelle fenêtre apparaîtra et vous demandera si vous voulez « installer et exécuter le programme Adobe Reader 5.x ou une version subséquente ». Cliquez sur « Oui ».
- Adobe Reader terminera son éclatement et une fenêtre apparaîtra à l’écran afin de commencer l’installation. Vous devez cliquer sur « Suivant » jusqu’à ce que l’installation soit terminée. À la fin, cliquez sur « OK ».
- Fermez votre fureteur.
- Une fois l’installation terminée, vous verrez l’icône d’Adobe Reader 5.x sur votre bureau.
- Quittez Adobe Reader.
- Redémarrez votre ordinateur.
21. Comment dois-je m’y prendre pour imprimer mon formulaire?
Pour imprimer votre formulaire ou votre CV, cliquez sur le bouton « Visualiser » qui se trouve au haut et au bas de chaque écran ou retournez à l'écran « Mon portfolio », dans quel cas sélectionnez le formulaire ou le CV que vous souhaitez imprimer et cliquez sur le bouton « Visualiser ». Cette action lancera le logiciel Adobe Reader et y transférera les renseignements que vous avez entrés dans chaque écran. Vous pourrez ensuite imprimer votre document en cliquant sur le bouton « Imprimer » de la barre d'outils. Pour imprimer sur des feuilles de 8 ½ po x 11 po, sélectionnez l'option « Ajuster » dans la fenêtre de dialogue « Imprimer » afin de rester à l'intérieur des marges.
Vous pouvez imprimer un formulaire à tout moment pendant que vous le remplissez. Une fois que vous avez terminé de remplir votre formulaire, vous pouvez vérifier si vous avez fourni tous les renseignements nécessaires en cliquant sur le bouton « Vérifier » dans l'écran « Mon portfolio ». La mention « Vérifié » sera indiquée dans le coin inférieur droit de la première page du formulaire ou du CV imprimé.
22. J'ai des problèmes d’imprimante. Que dois-je faire?
Les imprimantes ne sont pas toutes capables d'imprimer des formulaires. Si votre imprimante refuse d'imprimer correctement votre formulaire, sauvegardez le fichier (format PDF) sur une disquette et imprimez-le à partir d'une imprimante à grande capacité et à grande vitesse d'un établissement près de chez vous (bibliothèque, université, etc.).
Remarque : Si le message « Erreur 404 » s’affiche à l'écran lorsque vous tentez d'imprimer votre formulaire, attendez 5 à 10 secondes avant de réessayer. Cliquez sur le bouton « Précédent » dans la barre d’outils de votre fureteur, puis cliquez de nouveau sur le bouton « Visualiser ».
23. Dans le cas des demandes d’accès aux centres de données de recherche (CDR), comment dois-je m’y prendre pour soumettre mon CV en même temps que mon formulaire?
Lorsque vous avez rempli votre formulaire de demande d’accès aux CDR et que vous vous êtes assuré qu'il est complet, votre CV (en tant que candidat) et ceux de tous les membres de votre équipe seront soumis électroniquement en même temps que votre formulaire. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton « Soumettre », qui apparaît dans l'écran « Mon Portfolio » à côté du bouton « Visualiser/Imprimer ».
Ouvrir un formulaire PDF
24. À partir d’Internet Explorer ou de Netscape, j'ai de la difficulté à ouvrir la version PDF du formulaire de demande. Je remarque également que ma page est blanche quand je clique sur le bouton « Visualiser ». Que dois-je faire?
Nous avons découvert un problème avec Netscape et Internet Explorer. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Visualiser » pour imprimer votre formulaire, le fureteur vous indique que le document est prêt, mais l'écran demeure vide.
Si vous avez Adobe Reader 5.x, suivez les étapes suivantes :
- Lancez Adobe Reader 5.x.
- Sélectionnez le menu « Édition ».
- Sélectionnez « Préférences ».
- Sélectionnez « Général ».
- Sélectionnez « Options ».
- Dans la fenêtre « Options », enlevez la coche de la case « Afficher les fichiers PDF dans le fureteur » puis cliquez sur « OK ».
- Quittez Adobe Reader.
- Redémarrez votre ordinateur.
OU
Si vous avez Adobe Reader 6.x ou 7.x, suivez les étapes suivantes :
- Lancez Adobe Reader 6.x ou 7.x.
- Sélectionnez le menu « Édition ».
- Sélectionnez « Préférences ».
- Sélectionnez « Internet » dans la colonne de gauche.
- Dans la fenêtre « Options du fureteur », enlevez la coche de la case « Afficher les fichiers PDF dans le fureteur » puis cliquez sur « OK ».
- Quittez Adobe Reader.
- Redémarrez votre ordinateur.
Remplir un formulaire PDF
25. Pouvez-vous me conseiller sur la façon de remplir le formulaire PDF?
Nous vous recommandons de rassembler vos données à l’aide d’un logiciel de traitement de texte. Une fois que vous avez préparé votre document, vous pouvez copier et coller ces renseignements dans le formulaire PDF. Vous pouvez aussi imprimer une copie vierge du formulaire et préparer une ébauche à la main. Une fois que votre ébauche est terminée, transcrivez vos données dans le formulaire PDF à l'aide du logiciel Adobe Reader. Relisez-vous attentivement. Vous pourrez imprimer vos données lorsque vous aurez quitté le champ que vous avez rempli. Lorsque vous êtes certain qu'il n'y a plus d'erreur, imprimez une copie de la page puis passez à la suivante.
26. Puis-je sauvegarder mes données dans la version PDF du formulaire?
Adobe Reader ne permet pas de sauvegarder un fichier PDF. Vous devez vous procurer Adobe PDF Writer si vous désirez sauvegarder des fichiers PDF.
27. Pourquoi le symbole « + » apparaît-il sur la copie imprimée de mon formulaire PDF?
Si vous entrez plus de caractères que le nombre maximal autorisé, le symbole « + » apparaîtra à la fin de la zone de saisie. Éliminez les renseignements les moins pertinents et assurez-vous de respecter le nombre limite de caractères.
Aide
28. À qui puis-je demander de l'aide?
Nous pourrons vous aider plus rapidement si vous nous laissez un message détaillé comprenant votre nom, votre numéro de téléphone précédé de l’indicatif régional, votre question ainsi que le titre du programme auquel elle est liée.
Si vous rencontrez des problèmes avec le système de demande électronique du CRSH, communiquez avec le service de dépannage, par téléphone, au 613-995-4273, ou par courriel, à
soutienweb@sshrc-crsh.gc.ca.
Si vous avez des questions particulières liées au programme auquel vous faites demande (p. ex. exigences d’admissibilité, annexes du formulaire, etc.), communiquez avec l’agent qui en est responsable.
29. Quand l’aide est-elle offerte?
L'aide en ligne est disponible du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h (heure normale de l'Est).
Pendant les périodes de pointe (normalement les six semaines précédant la date limite d'un programme), les heures de service sont prolongées.
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Heures de service prolongées - Période de pointe
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| Du 14 au 18 septembre 2009 |
8 h à 18 h |
| Du 21 au 25 septembre 2009 |
8 h à 19 h |
| Du 28 septembre 2009 au 6 novembre 2009 |
8 h à 20 h |
| Du 09 au 20 novembre 2009 |
8 h à 18 h |
30. À quel moment l’entretien et la mise à niveau du système ont-ils lieu?
L'entretien et la mise à niveau du système ont lieu du lundi au vendredi, de 21 h à 22 h ainsi que le samedi, de 8 h à 12 h, au besoin. Normalement, le système continue de fonctionner durant ces heures.